提高打印價值需做足功能加法

攝影陸愷

■本報記者梁爽

幾年前，無論是在政府部門還是在企事業(yè)單位，辦公室常見的場景是打印機、復印機、傳真機、掃描儀等一大堆設備擠滿了有限的空間，幾臺機器同時運轉，不但噪音大、能耗高，而且難以管理。如今，兼具打印、復印、傳真、掃描等功能于一體的數(shù)碼復合機、多功能一體機產(chǎn)品成為了政府采購領域日漸崛起的生力軍，以及用戶實現(xiàn)便捷辦公的好幫手。

近幾年，國內(nèi)外打印機廠商為了不失時機地推廣數(shù)碼復合機、多功能一體機等相關產(chǎn)品，都在固有功能的基礎上不斷根據(jù)客戶實際需求研發(fā)生產(chǎn)新品。實踐證明，作足辦公設備的功能加法是提高產(chǎn)品價值和市場接納度的不二法則。

復合應用滿足整體需求

如何同時管理打印機、復印機、傳真機、掃描儀等多種辦公設備呢？通過對幾家規(guī)模較大的打印機廠商進行采訪，記者得知，數(shù)碼復合機是以復印功能為基礎，標配或可選打印、掃描、傳真功能，采用數(shù)碼原理，以激光打印的方式輸出文件，可根據(jù)需要編輯圖像文字，擁有較大容量的紙盤、內(nèi)存、硬盤，具備網(wǎng)絡支持和多任務并行處理能力，能滿足用戶的大任務量lT作業(yè)需要，同時還可保存大量數(shù)據(jù)，擔當信息文檔管理中心角色。

一般來說，數(shù)碼復合機產(chǎn)品適用于多人辦公，特別是政府采購用戶的工作環(huán)境，分為低速機型、中速機型、高速機型3大類別，黑色和彩色2類陣營。價格因素主要包括產(chǎn)品的集成功能和擴展功能，采購成本從幾千元到數(shù)萬元不等。

對于政府用戶來說，數(shù)碼復合機在批量文印輸出方面占據(jù)2大優(yōu)勢，負荷量大和整體擁有成本低。傳統(tǒng)的雙面打印、雙面送稿等功能已不能滿足差異化的競爭需求，如何通過增值功能為用戶創(chuàng)造價值顯得尤為重要。例如，富士施樂的文件管理流程服務、信息安全服務、移動辦公服務、文件管理服務以及個性化服務，理光的網(wǎng)絡傳真功能，夏普的網(wǎng)絡串聯(lián)功能，佳能的ID卡復印功能，這些都是增值功能的典范。

一機多能取代單一功能

與數(shù)碼復合機不同的是，多功能一體機更加適合于小型辦公環(huán)境，可實現(xiàn)一站式服務，在減輕維護工作量的同時降低管理成本。這類產(chǎn)品雖然有多種功能，但打印技術是多功能一體機的基礎功能，因為無論是復印功能還是接收傳真功能都需要打印功能的支持才能實現(xiàn)。因此，多功能一體機可根據(jù)打印方式分為激光型產(chǎn)品和噴墨型產(chǎn)品2類。

跟普通打印機一樣，噴墨型多功能一體機的價格較為便宜，同時能以較低的價格實現(xiàn)彩色打印，但使用成本較高。激光型多功能一體機的價格較貴，并且在萬元以下的機型中都只能實現(xiàn)黑白打印，但優(yōu)勢在于使用成本比噴墨型低很多。

目前，較為常見的多功能一體機產(chǎn)品在類型上一般有2種：一種是涵蓋了3項功能，即打印、掃描、復印。典型代表為愛普生StylusCX5100。另一種是涵蓋了4種功能，即打印、復印、掃描、傳真。典型代表為Brother（兄弟）MFC-7420。

除標準配置外，供應商比較關注如何增強產(chǎn)品功能，在一般情況下，提升產(chǎn)品性能的部件是需要另外購買的。可選的配件種類很多，不同的產(chǎn)品支持的可選產(chǎn)品也不相同，比較常見的可選配件有擴展內(nèi)存、大容量進紙盒、雙面打印裝置等。

綠色低碳理念貫穿功能

如何降低在使用過程中的能耗一直是各家打印廠商在設計產(chǎn)品時考慮的重要問題。殊不知，數(shù)碼復合機和多功能一體機產(chǎn)品的上市正是降低能耗驅(qū)動下的產(chǎn)品。

就數(shù)碼復合機來說，很多產(chǎn)品都標配或者通過選配的方式實現(xiàn)了雙面打印功能。雙面打印產(chǎn)品進入政府采購領域，不僅可使政府用戶大幅提高紙張的利用率，便于裝訂和閱讀，而且還可將政府機關需要存檔的紙質(zhì)文件體積減半，節(jié)省儲備空間以及人力成本的投入。

在環(huán)保技術上，各大打印廠商都拿出了看家本領。2010年，兄弟繼OKI和富士施樂后也推出了采用領先的LED環(huán)保打印引擎的新機型。兄弟打印機用3個詞概括：“體積小，輕便，噪音低”。LED環(huán)保打印引擎具有壽命長、低能耗、低熱量、不含汞元素等有害物質(zhì)的特點。待機時音量只有30分貝，相當于《社會生活環(huán)境噪聲排放標準》規(guī)定的病房、住宅臥室夜間睡眠時的噪聲標準。

富士施樂在2010年推出的新款復合機中，充分利用IH定影器（傳導式加熱）、EA環(huán)保碳粉、LED打印頭3項節(jié)能技術幫助用戶實現(xiàn)節(jié)能高效。設備在使用過程中，有3種模式可供切換：一是準備狀態(tài)，隨時可用。二是節(jié)能模式。三是睡眠模式。

愛普生則運用具有特色的微壓電技術實現(xiàn)節(jié)能打印。應用微壓電技術的噴墨打印機可以精確控制墨滴噴射的時間、位置和數(shù)量，獲得優(yōu)質(zhì)的打印效果。值得一提的是，微壓電打印頭很省錢。由于采用的是永久性打印頭，性能穩(wěn)定，服役終身，用戶不必頻繁更換打印頭。

此外，佳能的按需定影技術可實現(xiàn)待機狀態(tài)下零秒啟動，節(jié)省成本消耗。柯尼卡美能達、京瓷也在節(jié)電、節(jié)省耗材、降低噪音、全程環(huán)保等方面也為產(chǎn)品注入了環(huán)保理念，以求憑借綠色元素獲得更多的市場份額。

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不可忽略的隱性功能

充分使用功能、細致掌控狀況、合理配置資源是達到高效率、低成本辦公打印的有效方式。對于多元化的辦公打印需求亟待利用一元化的設備進行管理。近幾年，多家打印廠商推出的文檔管理系統(tǒng)就是讓辦公打印經(jīng)濟環(huán)保的有效途徑，但這一解決方案往往被政府用戶所忽略。

文檔管理系統(tǒng)是通過全面優(yōu)化輸出環(huán)境、輸出設備和文檔管理保障數(shù)據(jù)安全，實現(xiàn)按需打印，減少紙張消耗。通過生成詳細的用戶使用記錄、文件輸出報表，幫助管理員了解每臺打印機或復合機的使用率。管理員可根據(jù)這些數(shù)據(jù)合理調(diào)整設備配置，提高平均印量低的設備使用率，削減設備總量，而且可限制用戶的復印、打印、掃描的使用量，只對有需要的用戶開放彩色功能。雙面和省粉功能也在文檔管理系統(tǒng)中得到有力體現(xiàn)。身份認證也是該系統(tǒng)的一大特點。用戶通過刷卡或登錄認證才可使用輸出設備，輸出文件也需通過身份驗證，這些保證文件輸出安全的功能都可通過文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)。

文檔管理系統(tǒng)不僅解決了文檔管理問題，而且能起到監(jiān)控設備的作用。管理員可通過頁面查看設備的實時工作狀態(tài)，監(jiān)測和設定聯(lián)網(wǎng)復合機上紙張和碳粉的剩余量，預知碳粉用盡和卡紙等信息。更貼心的是，可自動診斷一段時間內(nèi)的機器使用狀況，統(tǒng)計彩色和黑白使用比率、覆蓋率、平均印量，做到有針對性地配置資源、保養(yǎng)設備。（梁爽）