標前需求論證不可少

信息系統(tǒng)集成項目的特點是規(guī)模大，技術復雜，涉及多種知識，需要多個部門配合，有時采購單位很難提出恰如其分的需求。

且看2個實例。第1個例子發(fā)生在2006年，某采購單位對預算高達數千萬元的應急指揮系統(tǒng)的采購需求不是很明了，只知道要實現(xiàn)的目標，卻很難提出各項指標均明確的招標方案。如主機、存儲、網絡等設備該如何搭配，什么指標可使該系統(tǒng)既能獲得最優(yōu)效果，又能控制項目預算。因為項目內容多而復雜，憑一己之力確實難以完成。此時，采購中心想到了政府采購咨詢專家。經過專家的多次論證，提出了較合理的技術需求，各項指標也定得恰到好處，雖然在招標前花了不少時間，但從招標結果上看，前期工作做得很有意義，從評標到項目實施都很順利，達到了預期效果。采購單位事后非常認可采購中心的操作方式，起初他們卻認為前期認證是浪費時間。

第2個例子發(fā)生在2001年，在為某單位采購數據倉庫系統(tǒng)項目時，發(fā)現(xiàn)采購單位的技術需求不是很清晰，就與該單位技術人員對需求進行了探討和細化，但因數據倉庫技術比較新、成功案例比較少，僅憑采購中心的力量難以提出恰到好處的需求，于是建議在招標前邀請咨詢專家對技術需求進行論證。咨詢專家詳細了解了采購單位目的和要求后，認為數據倉庫是一項較大的系統(tǒng)工程，應用開發(fā)十分重要，單純購買現(xiàn)成軟件并不能解決實際問題。根據該技術現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，專家建議采購單位要根據實際工作情況購買相應軟件，在初始階段減少開發(fā)工具的許可證購買數量，并提出某開發(fā)平臺軟件不用購買，同樣能滿足需求，實現(xiàn)系統(tǒng)預定功能。事后了解到該平臺軟件約需90萬元，僅此一項內容就節(jié)約了90萬元，而整個項目的可靠性和可維護性都得到了提高，采購單位對此非常滿意。

因此，筆者建議，對預算較大的系統(tǒng)集成項目，或技術發(fā)展快、變化大的系統(tǒng)在項目采購前，先進行方案論證和評審，以保證系統(tǒng)的先進性、可升級性和可維護性，充分發(fā)揮政府采購咨詢專家的作用以及專業(yè)人員的積極性，利用集體智慧使政府采購工作做得更好。

決策的浪費是最大的浪費，所以項目的可行性研究以及方案的優(yōu)化設計是做好政府采購工作的首要工作，要以可持續(xù)發(fā)展的觀念做好項目規(guī)劃和設計工作。或許有人會提出，對從事政府采購的具體經辦人員來說，只管按單采購，而方案論證、設計等都是采購單位的任務。筆者對此不敢茍同，根據多年的實際采購工作經驗，采購前細化、優(yōu)化方案是十分重要的，至少對信息系統(tǒng)項目是如此。進行前期需求論證的優(yōu)點是，可使招標后的方案更符合用戶需求，可采購到物有所值甚至是物超所值的系統(tǒng)，提高資金使用效率。

筆者認為，在招標前論證需求的好處至少有3點：一是可以完善方案，使需求更貼近用戶實際，方案更合理，建成的系統(tǒng)具有更高的性價比。二是可以避免需求中可能出現(xiàn)的傾向性、排他性等問題，使招標過程更公平、公正、更具競爭性。三是能使評標更容易，更能做到客觀、公正。現(xiàn)在不少采購項目在評標時讓專家難以取舍，或難以作出客觀公正的評價，主要原因是采購需求不夠明確或者過于簡單。

那么該如何進行方案論證呢？筆者認為，一是邀請專家對需求、方案進行論證，充分發(fā)揮政府采購咨詢專家的作用。二是直接將采購需求掛在網站上，接受所有對該項目有興趣的人士，尤其是接受供應商的“挑刺”，該方法有時比進行專家論證還有效。還有就是將2個方法結合使用。進行前期論證的最大缺點，或者說是采購單位最不愿意接受“挑刺”的理由，就是整個招標時間將會延長。根據筆者經驗，與取得的效果相比，這個時間花得值。尤其對一些復雜的信息系統(tǒng)集成項目而言，必須進行前期論證。