如何科學(xué)編制采購文件

【工作中來】

如何科學(xué)編制采購文件

——中國銀聯(lián)體檢服務(wù)采購項目案例分享

■ 程亮 孫大同

采購文件的質(zhì)量直接關(guān)乎采購項目成敗。如采購需求不明確，導(dǎo)致采購過程無法繼續(xù)；評審標準不夠客觀，導(dǎo)致采購結(jié)果遭到供應(yīng)商的質(zhì)疑等。筆者結(jié)合中國銀聯(lián)體檢服務(wù)采購項目，就如何編制出科學(xué)、合理、嚴謹?shù)牟少徫募鞔譁\的探討。

采購需求應(yīng)完整、明確、合規(guī)

采購需求是采購活動的源頭，是采購文件編制的重要依據(jù)。采購需求應(yīng)當充分反映實際需求，力求完整、明確、合規(guī)，表述清晰、準確。

采購需求的完整性是保證項目采購質(zhì)量的關(guān)鍵，有利于縮短供應(yīng)商對采購需求的響應(yīng)時間，節(jié)約溝通過程中的人力成本和時間成本。如果采購需求內(nèi)容不全面，會給后續(xù)采購工作留下很多隱患。同樣的，編制采購需求要遵守嚴謹?shù)脑瓌t。首先，需求內(nèi)容應(yīng)盡量詳盡、可量化，避免使用籠統(tǒng)的表述，用詞要準確、清晰，尤其是技術(shù)條款和服務(wù)條款的表述，更應(yīng)保證嚴謹性。其次，需求內(nèi)容應(yīng)力求統(tǒng)一，避免前后矛盾、模棱兩可，導(dǎo)致供應(yīng)商理解不一致，從而影響采購工作的正常開展。

從銀聯(lián)體檢項目來看，在編寫采購需求時，我們將采購需求分為體檢項目需求和體檢服務(wù)兩大部分。體檢項目需求，按照行業(yè)標準細分為基礎(chǔ)項目與自選項目；體檢服務(wù)細分為檢前服務(wù)、檢中服務(wù)、檢后服務(wù)以及其他服務(wù)四個類別，再按照實際需求將各個類別的服務(wù)要求具體化。檢前服務(wù)要求主要包括預(yù)約服務(wù)、VIP服務(wù)、班車接送服務(wù)、體檢專場日服務(wù)；檢中服務(wù)主要包括體檢中心醫(yī)生、相關(guān)服務(wù)人員的服務(wù)水平及服務(wù)態(tài)度、投訴處理與改進、早餐服務(wù)；檢后服務(wù)主要包括團體匯總分析報告及整體健康狀況評估、中高級員工的關(guān)鍵指標復(fù)查以及陪診服務(wù)、員工就診預(yù)約綠色通道服務(wù)；其他服務(wù)主要包括服務(wù)場所環(huán)境、服務(wù)人員衛(wèi)生安全等一系列服務(wù)需求。受益于完整、明確、合規(guī)的采購需求，供應(yīng)商在談判文件的響應(yīng)階段沒有出現(xiàn)對于采購需求的誤解等問題，保證了采購工作順利按照采購計劃實施。

科學(xué)設(shè)定評審標準

評審標準是采購文件的重要組成部分，是評標和定標的依據(jù)，其合理性直接關(guān)系到采購活動的質(zhì)量和效益。實踐中，因評審標準設(shè)置的不合理導(dǎo)致評審結(jié)果無法滿足實際需要、落標供應(yīng)商質(zhì)疑評審結(jié)果等現(xiàn)象時有發(fā)生。更重要的是，評審標準一旦確定必須嚴格執(zhí)行，不得隨意改變，這就要求我們在編制采購文件時必須認真研究如何設(shè)置評審標準。

設(shè)置評審標準時，要充分考慮采購項目的國家政策、 需求標準、服務(wù)要求等內(nèi)容。具體而言，一是評審標準必須符合國家相關(guān)法律規(guī)定。如，《政府采購法實施條例》第四十一條明確，評標委員會、競爭性談判小組或者詢價小組成員應(yīng)當按照客觀、公正、審慎的原則，根據(jù)采購文件規(guī)定的評審程序、評審方法和評審標準進行獨立評審。采購文件內(nèi)容違反國家有關(guān)強制性規(guī)定的，評標委員會、競爭性談判小組或者詢價小組應(yīng)當停止評審并向采購人或者采購代理機構(gòu)說明情況。第三十四條明確，招標文件中沒有規(guī)定的評標標準不得作為評審的依據(jù)。即將于今年10月起實施的《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（財政部第87號令）第十七條也明確規(guī)定，采購人、采購代理機構(gòu)不得將投標人的注冊資本、資產(chǎn)總額、營業(yè)收入、從業(yè)人員、利潤、納稅額等規(guī)模條件作為資格要求或者評審因素，也不得通過將除進口貨物以外的生產(chǎn)廠家授權(quán)、承諾、證明、背書等作為資格要求，對投標人實行差別待遇或者歧視待遇。這些都是設(shè)置評審標準的法律依據(jù)。二是應(yīng)根據(jù)項目特點制定實現(xiàn)不同采購目標的評審標準。如，對于貨物類項目，評審更加側(cè)重貨物的質(zhì)量和價格，應(yīng)加大這些因素的評分比重；對于服務(wù)類項目，評審更加側(cè)重服務(wù)方案和服務(wù)團隊，即相比價格，更關(guān)注供應(yīng)商是否具備完成采購項目的服務(wù)能力。三是根據(jù)項目特點，將評審標準的分值設(shè)置逐一對應(yīng)并合理分配，避免出現(xiàn)價格、技術(shù)、服務(wù)評審比例失衡現(xiàn)象。四是以客觀事實為依據(jù)，盡量使用可量化的評分指標，減少評審委員會的自由裁量權(quán)，防止因評審專家個人喜好影響整個評審結(jié)果。

銀聯(lián)體檢服務(wù)采購項目的評審標準從體檢環(huán)境、商務(wù)與服務(wù)以及報價三個角度量化了供應(yīng)商的服務(wù)能力。其中，體檢環(huán)境占15分，商務(wù)與服務(wù)占60分，報價僅占25分。筆者認為，此類項目中，價格并不是最主要的評審標準，應(yīng)當重點考察供應(yīng)商提供的服務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量。

注重采購合同的完整規(guī)范

采購合同是采購文件不可或缺的重要組成部分。合同條款如有漏洞，將導(dǎo)致后續(xù)合同履行無法執(zhí)行，合同條款的法律約束力更是保障買賣雙方權(quán)益的有效憑證。

在使用標準合同范本的前提下，如何提高合同條款的完整性是采購經(jīng)理需要深思的問題。一方面，合同條款中要同時規(guī)定買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)，既不能遺漏買方應(yīng)得的權(quán)益，也不能對賣方提出過于嚴苛的條款，實現(xiàn)雙方的權(quán)責(zé)對等，體現(xiàn)采購合同的公平性；另一方面，合同條款應(yīng)與采購文件及投標應(yīng)答文件一一對應(yīng)，這些內(nèi)容都是合同履約驗收的依據(jù)，如有遺漏將影響合同的履約執(zhí)行。

為了保證體檢服務(wù)采購合同的完整性，編制采購合同時，我們將談判澄清確認書中供應(yīng)商承諾的服務(wù)內(nèi)容一一落實為具體的合同條款。例如，某體檢中心現(xiàn)場談判時承諾：CT、X光檢查時，如甲方員工如有復(fù)診需要，乙方提供免費出片1次/人/年。據(jù)調(diào)查，CT、X光出片的市場價格在30-50元/次，與此同時，結(jié)合上期體檢的情況，實際出片量較大，這一合同條款的限制在保障供應(yīng)商合理利潤的同時，為采購人有效節(jié)約了成本。

     （作者單位：中國銀聯(lián)集中采購管理辦公室）

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