金融企業(yè)采購信息化怎么做？

金融企業(yè)采購信息化怎么做？

■ 王文標 江卓軍 王增洪

金融企業(yè)采購經(jīng)過建章立制和業(yè)務(wù)運作一段時間后，往往會遇到以下挑戰(zhàn)：一是采購業(yè)務(wù)實施主要由手工完成，未實現(xiàn)信息化控制和管理，不利于采購工作規(guī)范和統(tǒng)一；二是從財務(wù)預算下達到合同付款的財務(wù)管理中，由于缺少采購供應(yīng)鏈信息化環(huán)節(jié)，難以實現(xiàn)財務(wù)閉環(huán)管理；三是采購部門業(yè)務(wù)實施和采購管理職能職責較多，受制于人手不足和手工操作，難以全面實現(xiàn)精細化管理；四是采購信息未統(tǒng)一收集、集中處理，面向各類用戶的采購信息服務(wù)尚未到位，采購價值尚未得到充分挖掘等等。

中國銀聯(lián)采購部門成立于2007年，經(jīng)過2年的采購制度建設(shè)和業(yè)務(wù)運作后，與其他金融企業(yè)類似，在開展采購工作過程中也遇到上述困惑和挑戰(zhàn)。為此，銀聯(lián)從2009年開始采購信息化探索。經(jīng)過8年的采購信息化平臺建設(shè)和業(yè)務(wù)實踐，全面實現(xiàn)了既定的建設(shè)目標：一是全面實現(xiàn)公司各類采購業(yè)務(wù)、采購管理和采購信息服務(wù)的電子化，實現(xiàn)全業(yè)務(wù)和全流程的在線運作；二是疏通公司OA辦公、財務(wù)、法律等信息化平臺，實現(xiàn)內(nèi)控、財務(wù)和供應(yīng)鏈的閉環(huán)管理；三是依托互聯(lián)網(wǎng)通道，打造面向供應(yīng)商的綜合性服務(wù)平臺。

中國銀聯(lián)采購系統(tǒng)是中國銀聯(lián)辦公管理信息系統(tǒng)的一個專業(yè)子系統(tǒng)，依托公司統(tǒng)一的辦公門戶、身份認證體系和基礎(chǔ)軟硬件資源，內(nèi)聯(lián)公文審批、計劃預算、核算報賬、項目管理、法律合規(guī)等公司內(nèi)部專業(yè)化信息系統(tǒng)，外接京東商城、金采網(wǎng)、CFCA、微信平臺等外部信息和業(yè)務(wù)平臺，已覆蓋主要的采購業(yè)務(wù)、管理和數(shù)據(jù)分析應(yīng)用。目前系統(tǒng)服務(wù)用戶超過5000人，不僅包括總分公司需求、請購、采購、履約人員和公司決策人員，還包括內(nèi)外部評審專家、金融同業(yè)以及供應(yīng)商，已經(jīng)成為公司不可或缺的采購業(yè)務(wù)與管理工作平臺和采購信息的統(tǒng)計分析挖掘平臺。從業(yè)務(wù)架構(gòu)設(shè)計上看，該系統(tǒng)分為業(yè)務(wù)、管理和信息三大平臺。

打造采購商城，踐行業(yè)務(wù)創(chuàng)新

電子商務(wù)大發(fā)展的當下，傳統(tǒng)的需求、采購、合同的三段式采購模式，無法應(yīng)對各方對采購效率的要求，為此，中國銀聯(lián)提出了“采”“購”分離的營運模式，即，先由采購部門按照一定的需求標準，通過招標、談判等方式，選定供應(yīng)商，確定供貨標準或服務(wù)內(nèi)容，商定商務(wù)條件，并以框架協(xié)議的形式固定下來——是為“采”；待需求部門有具體采購需求時，再向選定的供應(yīng)商下單——是為“購”。

基于這一模式與思路，中國銀聯(lián)于2014年開始在協(xié)議供貨和定點采購的基礎(chǔ)上，參考互聯(lián)網(wǎng)電子商務(wù)模式，按照“企業(yè)采購邏輯 + 電商采購體驗”的指導思想，探索服務(wù)于企業(yè)采購的商城采購模式，并在現(xiàn)有采購系統(tǒng)中開發(fā)建設(shè)了具有銀聯(lián)特色的采購商城。在這一模式中，采購部門首先會同主要的需求部門，按照公司的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，進行年度資源規(guī)劃，確定各類資源的標準，依據(jù)標準實施采購，并將采購結(jié)果在采購商城上架。需求方需要購買商品時，基本比照電商采購流程提出采購需求。需求方提交采購需求后，由后臺業(yè)務(wù)人員按照不同的商品種類，執(zhí)行不同的業(yè)務(wù)流程，如標準化商品（便攜電腦、設(shè)備配件等）按照商定的價格直接下單、對于非標準化商品則在向定點供應(yīng)商詢價后確定下單對象等等。在此基礎(chǔ)上，為了進一步強化對業(yè)務(wù)的支持，還衍生出了不同的商城采購模式，如，對于采購價格與采購規(guī)模強相關(guān)的商品（一般實施階梯報價，如受理標識），通過在線組織團購，集中各單位同類需求，實現(xiàn)規(guī)模采購，降低單件商品價格；對于業(yè)務(wù)簡單、時效要求特別高的商品（如話費流量充值服務(wù)、辦公用低值易耗品），用電子簽約替代紙質(zhì)合同，提高流程效率；對于時效性強的商品（如營銷宣傳用品），采用動態(tài)上架機制，定期更換，確保效果。

利用信息化工具，實現(xiàn)管理創(chuàng)新

在采購信息化過程中，中國銀聯(lián)依托電子化手段，打造了采購計劃管理、供應(yīng)商管理、合同履約管理、績效管理等一系列管理工具，為各業(yè)務(wù)管理條線提供有力的信息化支持，提升了采購管理精細化水平。

采購計劃管理方面，通過采購系統(tǒng)實現(xiàn)采購計劃編制審核、動態(tài)跟蹤電子化后，在采購計劃的執(zhí)行中，則通過一系列管理手段，充分發(fā)揮計劃的指導作用。一方面確保計劃的嚴肅性，對計劃外采購項目實施控制，對未按計劃推進相關(guān)工作的部門進行通報；另一方面也提供一定的靈活性，依據(jù)財務(wù)計劃調(diào)整情況，適時安排動態(tài)調(diào)整，適應(yīng)業(yè)務(wù)的變化和發(fā)展。

為解決合同履約管理滯后、風險無法預見等問題，銀聯(lián)的采購部門從2012年開始逐步將合同履約管理納入了自己的工作范疇。一是制定了《集中采購合同管理實施細則》，明確規(guī)范合同履約的主要流程和各參與方的職責。二是開發(fā)了一個面向全公司的集中采購合同履約管理平臺，集中承載履約管理業(yè)務(wù)。采購部門在該平臺上編制采購合同，制定履約計劃，并將合同在線移交給需求部門；需求部門在該平臺上登記供應(yīng)商履約行為和評價履約質(zhì)量；供應(yīng)商在該平臺上跟蹤履約進度并申請付款；公司財務(wù)平臺也定期將款項支付進度信息回送至合同履約平臺。三是利用履約管理平臺上的數(shù)據(jù)，結(jié)合一定的數(shù)學模型，進行履約異常監(jiān)控和供應(yīng)商履約質(zhì)量評價。通過將采購的工作領(lǐng)域延展到合同履約，公司的合同履約較以往更為有序，風險更為可控，履約質(zhì)量有了顯著提高。

評價體系方面，中國銀聯(lián)的評價模型囊括了各用戶部門在合同履約階段對供應(yīng)商履約質(zhì)量的評分，供應(yīng)商公開的經(jīng)營和財務(wù)數(shù)據(jù)，供應(yīng)商現(xiàn)場考察情況，參與項目的配合情況，有違誠信的不良行為情況等。

基于年度評價信息，將合作供應(yīng)商分為A、B、C、D四個等級。在下一個年度，依據(jù)供應(yīng)商分級對其進行獎懲：對A類供應(yīng)商給予表彰、評審加分等獎勵；對C類供應(yīng)商給予評審減分、禁止續(xù)約的懲罰；對D類供應(yīng)商給予禁止續(xù)約和禁入1年的懲罰。

服務(wù)業(yè)務(wù)需要，開展技術(shù)創(chuàng)新

采購業(yè)務(wù)不可能一成不變，采購管理和數(shù)據(jù)分析應(yīng)用更是會面臨持續(xù)不斷的調(diào)整。在采購系統(tǒng)的建設(shè)中，“需求變更”是貫穿始終的常態(tài)。從技術(shù)上提高采購系統(tǒng)對這類情形的適應(yīng)能力，是采購信息化過程中需要妥善解決的問題。

為此，中國銀聯(lián)開展了一系列技術(shù)創(chuàng)新實踐：一是深入研究業(yè)務(wù)和管理的內(nèi)在本質(zhì)，勾畫出各類業(yè)務(wù)和管理的框架體系，基于框架體系進行統(tǒng)一系統(tǒng)設(shè)計和分步驟開發(fā)建設(shè)。今后即便有新的需求出現(xiàn)，也不會跳出這一框架。如在設(shè)計供應(yīng)商管理模塊時，將其細分為開發(fā)管理、準入管理、遴選管理、評價管理、分級管理、溝通管理等一系列管理行為，為每一個管理行為設(shè)計相應(yīng)的管理流程和信息應(yīng)用，并明確定義了不同應(yīng)用間的信息接口，保證了業(yè)務(wù)架構(gòu)的可擴展性。二是在系統(tǒng)設(shè)計層面盡可能全面地考慮到各種可能的業(yè)務(wù)情形，對于暫時不會出現(xiàn)的情形，以及暫時不需要實現(xiàn)的應(yīng)用，也預留好相應(yīng)的信息接口，為今后的系統(tǒng)擴展留出空間。在供應(yīng)商管理模塊開發(fā)中，采取了分階段實施的方式，為相對較晚開發(fā)的供應(yīng)商評價管理、分級管理均留出了必要的接口，避免了后續(xù)開發(fā)時對現(xiàn)有系統(tǒng)的影響。三是盡可能采用“可配置參數(shù)”的模式進行系統(tǒng)開發(fā)，即允許業(yè)務(wù)層級的管理員對既定業(yè)務(wù)名稱、分類、數(shù)據(jù)分析規(guī)則進行自定義，最大可能地保留系統(tǒng)的靈活性。經(jīng)過多年的技術(shù)積累和沉淀，采購系統(tǒng)已獲得軟件著作權(quán)證，擁有一項發(fā)明專利。

    (作者單位：中國銀聯(lián)集中采購管理辦公室)

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