安康依規(guī)管理政府采購項目檔案

安康依規(guī)管理政府采購項目檔案

本報訊 記者高榮月報道 陜西省安康市近日發(fā)布了《政府采購項目檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），重點對政府采購項目檔案的收集與整理、移交與保管、利用和銷毀及法律責任等活動進行規(guī)范管理，實行“誰組織采購、誰負責歸檔”原則，即由采購人負責收集、整理，各代理機構協(xié)助完成。以有效保護和利用好檔案資源，確保資料的真實齊全、存放有序、安全完整、查閱方便。

為保障檔案材料存檔有據可查、操作便捷，《辦法》對材料進行了分類和梳理。包括開標前文件材料、開標文件材料、評審文件資料、項目中標（成交）和履約文件資料，以及其他的包括供應商質疑材料、處理過程記錄及答復；供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定等文件材料。

《辦法》提出，對于政府采購代理機構參與驗收的項目和政府采購代理機構不參與驗收的項目分別在項目驗收結束之日起15日內和在項目合同簽訂之日起5個工作日內，均按照歸檔內容要求，完成檔案資料的收集、整理、立卷和裝訂工作。

關于檔案的移交與保管，《辦法》也作出相關規(guī)定。代理機構負責將其所整理的檔案資料分為正本和副本，正本交采購人存檔保管，副本或部分復印件資料由代理機構保管。檔案的保存期限定為永久、15年兩種，保管期限從采購結束之日起算起。一般的貨物、服務項目的檔案保管期限為15年。重大工程建設項目或有重要意義的需長久查考利用的檔案，列為永久性保管。

檔案材料如何利用和銷毀？《辦法》明確提出，檔案的使用權限應由采購人和代理機構作出相關規(guī)定，包括建立檔案借閱、復制登記簿，健全檔案利用審批、登記手續(xù)內容，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造。檔案主要供采購當事人和監(jiān)管部門使用，上級單位、監(jiān)察機關、審計機關、法院和檢察院因工作或辦案需要時可以查閱。對保管期限已滿的檔案，由保管單位分管領導、有關業(yè)務人員、檔案管理人員、采購單位政府采購專管員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。對確無保存價值的檔案，進行清點核對，登記造冊，經分管領導批準并報同級政府采購監(jiān)管理部門備案后銷毀。為防止檔案遺失和泄密，銷毀檔案時，應由指定兩人以上負責監(jiān)銷，檔案銷毀后填寫銷毀報告，監(jiān)銷人簽字。同時，銷毀報告和銷毀清冊歸檔，永久保存。

據了解，當檔案管理人員發(fā)生工作調動時，離職前要辦理檔案交接手續(xù)。被終止代理資格或被解散的代理機構，項目檔案全部移交至同級政府采購監(jiān)督管理部門，并辦理交接手續(xù)。此外，《辦法》對拒絕檔案的移交、歸檔或保存，甚至給檔案造成損失的工作人員，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正。

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