“強身健體” 完善內(nèi)控規(guī)范管理

壯麗70年·奮斗新時代

“強身健體”  完善內(nèi)控規(guī)范管理

——上海市政府采購中心努力打造集采行業(yè)引領(lǐng)者紀實（五）

■ 本報記者 楊文君

加強對政府采購活動中的內(nèi)控管理，是深化政府采購制度改革的內(nèi)在要求。防止出現(xiàn)一個項目不同人做不同樣，一天一個樣兒的情況發(fā)生，是上海市政府采購中心（以下簡稱“中心”）完善內(nèi)控管理的初衷。

2016年和2017年，為了落實上海市機管局、上海市財政局關(guān)于中心要在政府采購內(nèi)控建設(shè)方面“發(fā)揮示范引領(lǐng)作用”的要求，中心全面梳理各項制度，完善相關(guān)流程，做好制度的“廢、改、立”，強化內(nèi)控規(guī)范建設(shè)。2017年1月，規(guī)范單位經(jīng)濟活動的《上海市政府采購中心內(nèi)部控制規(guī)范手冊》印發(fā)實施；2018年2月，規(guī)范中心業(yè)務活動的《上海市政府采購中心政府采購活動內(nèi)部控制管理規(guī)范手冊（2018）》印發(fā)實施。

流程標準化，一套辦法貫始終

2017年下半年，為貫徹財政部關(guān)于加強政府采購內(nèi)控管理的要求，中心領(lǐng)導親自掛帥，動員各部門業(yè)務骨干，成立了中心業(yè)務活動內(nèi)控規(guī)范編制小組，對以往制定的所有規(guī)章制度開展全面梳理和修訂。由于時值采購活動高峰期，為了減少對項目采購進度的影響，中心領(lǐng)導帶領(lǐng)大家挑燈夜戰(zhàn)，一個字符、一個條款地仔細研究、推敲，一個制度、一個辦法地認真梳理、“過會”。歷時半年多，完成了對業(yè)務流程和業(yè)務管理制度的標準化“再造”，并將其嵌入到中心的信息化系統(tǒng)中，實現(xiàn)了業(yè)務操作與內(nèi)控管理的“無縫銜接”。

記者在翻閱這本近200頁的手冊時發(fā)現(xiàn)，其針對政府采購整個業(yè)務流程制定了22個文件，其中既包括中心宏觀上的管理辦法，如《集中采購工作規(guī)程》《采購中心采購業(yè)務分級管理辦法》《采購中心集中采購計劃管理辦法》《采購中心重點項目管理辦法》《采購中心業(yè)務監(jiān)管辦法》等等；微觀上還包括對不同采購方式的標準化文件，如，《公開招標工作規(guī)范及流程》《單一來源采購工作規(guī)范及流程》《詢價工作規(guī)范及流程》《簡易采購工作規(guī)范及流程》等。另外，還有《上海市政府采購中心供應商詢問、質(zhì)疑處理規(guī)程》《專家評審費管理辦法》《采購中心項目進度督辦規(guī)定》《采購中心評標監(jiān)控管理規(guī)定》等。

“工作流程的標準化，確保每個部門每個人在操作上都保持一致性?！敝行牡囊幻ぷ魅藛T表示。

以公開招標為例，記者翻開《公開招標工作規(guī)范及流程》看到，其從招標申辦過程、到開標、評標實施過程、再到招標失敗處理過程等的7項業(yè)務流程進行了細致的操作規(guī)定，另外還附上了“具體業(yè)務流程控制圖”。在這張圖中，記者可以清晰地看到不同的業(yè)務節(jié)點和次序，以及每一項工作的負責人。不僅如此，該文件還對公開招標的業(yè)務描述、主要風險、控制要求、控制環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位都進行了文字描述。

這么詳細的操作規(guī)程是怎樣制作出來的？當被記者問到這一問題時，采購三科科長解繼濤告訴記者：“我們會模擬開標時的情形，針對每一步提要求、做點評，并逐一梳理出來?！?/span>

文本模版化，提升“上手率”

文本模版化是內(nèi)控管理標準化的重要前提。

“通過標準化將法律法規(guī)的要求和政府采購中的一些常規(guī)要求固化起來?！敝行挠嘘P(guān)負責人指出，中心制作了各種文件模版，如招標文件范本、競爭性磋商文件范本、澄清公告范本、合同范本等等。具體來講，招標文件范本里就包括投標須知、公告、政策功能和評標標準等等。這樣，同一品目的采購項目，無論項目特點怎樣變化，其評標標準都是大體上統(tǒng)一的，采購人可根據(jù)需求再進一步細化、微調(diào)。另外，采購需求文件也有一本編制指南，目前中心已經(jīng)做了十幾類項目的采購需求編制指南，其中90%的內(nèi)容都已經(jīng)相對標準化了。這樣可以幫助采購人或中心的業(yè)務員更加快捷地制作采購文件，提高“上手率”的同時也提升了采購效率。

中心采購二科的陳晨告訴記者：“采購文件有一個大致的模版，以保證我們這樣的新人在制作采購文件時不會出現(xiàn)‘硬傷’。但是不同的項目，需求是千變?nèi)f化的，我們按照模版制作完畢后還要針對采購需求做進一步細化。”

“我們的模版會定期維護，每當出臺新政策，中心都會對模版進行調(diào)整。及時更新后，我們會組織業(yè)務員培訓學習，對于整個模版的維護，工作量還是非常大的?！苯饫^濤表示。

管理電子化，助力風險防控

信息化日新月異，內(nèi)控需求與日俱增。為了更快捷方便地操作，更好地鑄造風險“防火墻”。中心將一整套標準化的內(nèi)控管理流程導入到了單位內(nèi)部的政府采購信息化系統(tǒng)。

有關(guān)工作人員向記者介紹到，中心把整個內(nèi)控流程融入政府采購信息化系統(tǒng)，并設(shè)置了關(guān)鍵節(jié)點，上一步做不好，下一步就不能進行，操作錯誤的話系統(tǒng)還會有風險提示。另外，在系統(tǒng)中操作可以直接調(diào)用范本，如此一來，只需輕輕點擊幾下鼠標鍵，就可以完成既定的流程，不是專門從事政府采購的人員都可以輕松完成相關(guān)業(yè)務。“當然，如果想知其然還知其所以然，對政府采購有更加全面和深入認識的話，僅僅依靠電子化操作是不行的，還需躬下身子，下一番苦功夫。”這位工作人員表示。

標準化與電子化的融合，并非可以一勞永逸。“我們的內(nèi)控標準一直在優(yōu)化，早在2011年中心就聘請了貫標輔導專家，直到2017年建立了整個內(nèi)控體系。如今，我們的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)從執(zhí)行到每一步的控制，再到監(jiān)管反饋，最后到需不需要改正，已經(jīng)形成了一個從控制到優(yōu)化的閉環(huán)，標準固化的非常到位?！敝行捻椖勘O(jiān)管科李瑤介紹，未來中心內(nèi)控所做的工作可能主要是和上海市財政局相關(guān)的內(nèi)控標準化系統(tǒng)實現(xiàn)對接。

據(jù)悉，中心關(guān)于內(nèi)控標準化的做法受到了市財政局政府采購監(jiān)管部門的認可。按照市財政局的要求，中心將內(nèi)控管理規(guī)范手冊發(fā)送給各區(qū)財政局和采購中心，互學互鑒，共同提高。

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