做好RPA采購(gòu)的關(guān)鍵是需求梳理

【RPA選購(gòu)指南】

做好RPA采購(gòu)的關(guān)鍵是需求梳理

■ 王笑蕾

近年來(lái)，大家常常會(huì)說(shuō)“未來(lái)已來(lái)”。這里的“未來(lái)”指的就是人工智能。隨著越來(lái)越多的金融企業(yè)向科技化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，作為人工智能的入門級(jí)應(yīng)用——RPA，就顯得尤為重要，而如何采購(gòu)適合自身企業(yè)的RPA也就更加重要。

RPA行業(yè)介紹

什么是RPA？它的全稱是Robotic Process Automation，翻譯過(guò)來(lái)就是“機(jī)器人流程自動(dòng)化”。而這里的機(jī)器人并非傳統(tǒng)意義上的實(shí)物機(jī)器人，而是一種應(yīng)用軟件工具，一般由控制中心、設(shè)計(jì)器機(jī)器人和運(yùn)行機(jī)器人三部分組成?？刂浦行念櫭剂x就是對(duì)設(shè)計(jì)器和運(yùn)行機(jī)器人進(jìn)行管理與控制的平臺(tái)，主要負(fù)責(zé)將工作任務(wù)分配給運(yùn)行機(jī)器人并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控管理。設(shè)計(jì)器類似于編輯操作平臺(tái)，主要負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)搭建，就是將業(yè)務(wù)規(guī)則通過(guò)設(shè)計(jì)器傳送給控制中心。而運(yùn)行機(jī)器人就是負(fù)責(zé)“干活兒”的，它的主要作用是對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行部署和實(shí)施。

如果說(shuō)傳統(tǒng)的實(shí)物機(jī)器人取代的是體力勞動(dòng)者，那么RPA取代的則是腦力勞動(dòng)者。當(dāng)然并不是所有腦力勞動(dòng)者，而是那些具有清晰工作規(guī)則、大量重復(fù)性的工作。RPA最大的優(yōu)點(diǎn)就在于只要業(yè)務(wù)規(guī)則沒(méi)有錯(cuò)，它就永遠(yuǎn)不會(huì)犯錯(cuò)，并且可以不間斷地工作。據(jù)說(shuō)1個(gè)機(jī)器人大約相當(dāng)于2-5名工作人員，這樣一來(lái)就可以減少人工錯(cuò)誤，大大提高工作效率，并且提升人工價(jià)值，最終達(dá)到降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的目的。

據(jù)預(yù)測(cè)，到2025年，RPA在市場(chǎng)上的應(yīng)用可以達(dá)到80%，就目前RPA國(guó)際國(guó)內(nèi)供給市場(chǎng)來(lái)看，呈現(xiàn)出國(guó)際品牌市場(chǎng)占有率大，國(guó)內(nèi)品牌發(fā)展勢(shì)頭迅猛的特點(diǎn)。而無(wú)論是國(guó)際品牌還是國(guó)內(nèi)品牌，在業(yè)務(wù)合作模式方面，均離不開(kāi)頂層設(shè)計(jì)服務(wù)的咨詢機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)集成服務(wù)商以及RPA產(chǎn)品的生產(chǎn)提供商，這些不同角色之間相互促進(jìn)相互合作，為RPA行業(yè)提供更為積極有效的良性發(fā)展動(dòng)力。同時(shí)他們的報(bào)價(jià)模式基本包含產(chǎn)品與業(yè)務(wù)實(shí)施兩塊內(nèi)容，而產(chǎn)品一般購(gòu)買軟件的license，業(yè)務(wù)實(shí)施則根據(jù)評(píng)估的工作量按照人/天或者人/月進(jìn)行報(bào)價(jià)。

在業(yè)務(wù)實(shí)施層面，RPA建設(shè)主要分為評(píng)估篩選與業(yè)務(wù)實(shí)施兩個(gè)主要階段。第一階段需要強(qiáng)有力的咨詢?cè)u(píng)估團(tuán)隊(duì)對(duì)目標(biāo)客戶的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行適配性選型，確保業(yè)務(wù)符合RPA大量復(fù)雜的具有固定規(guī)則的屬性；第二階段則是根據(jù)評(píng)估的情況進(jìn)行方案設(shè)計(jì)與輸出。這兩個(gè)階段并非是孤立的，而是相互協(xié)作相互影響的。

采購(gòu)如何助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

既然金融行業(yè)進(jìn)行科技化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型是目前以及未來(lái)的趨勢(shì)，并且人工智能也是科技發(fā)展的一個(gè)目標(biāo)，采購(gòu)作為實(shí)現(xiàn)人工智能初級(jí)應(yīng)用RPA的第一關(guān)，尤為關(guān)鍵。在筆者參加的剛剛結(jié)束的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化采購(gòu)項(xiàng)目中，有8家供應(yīng)商涉及6大品牌參與競(jìng)爭(zhēng)，并取得了68%的節(jié)資率，中國(guó)銀聯(lián)究竟是如何通過(guò)采購(gòu)，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)價(jià)值？

回歸采購(gòu)本質(zhì)，做好市場(chǎng)研究。采購(gòu)的本質(zhì)就是選擇，這里的選擇不是由需求部門或者采購(gòu)部門制定的，而是通過(guò)擴(kuò)大競(jìng)爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)的。該項(xiàng)目的需求是：由1家供應(yīng)商根據(jù)已明確的業(yè)務(wù)需求及工作量，確定機(jī)器人單價(jià)及業(yè)務(wù)實(shí)施的單價(jià)，同時(shí)需求部門還希望如果業(yè)務(wù)實(shí)際需要發(fā)生變化，供應(yīng)商可以靈活根據(jù)實(shí)際需求提供相關(guān)服務(wù)。

采購(gòu)部門結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，為了擴(kuò)大有效競(jìng)爭(zhēng)，在項(xiàng)目受理初期，不把該項(xiàng)目做成協(xié)議定點(diǎn)采購(gòu)項(xiàng)目，而是作為常規(guī)項(xiàng)目，通過(guò)國(guó)內(nèi)公開(kāi)招標(biāo)方式選擇1家主選供應(yīng)商，在明確總報(bào)價(jià)的前提下，讓供應(yīng)商分批據(jù)實(shí)供貨。為了解決需求部門擔(dān)心選擇的供應(yīng)商萬(wàn)一出現(xiàn)產(chǎn)品及后續(xù)履約問(wèn)題，因此又選擇了1家供應(yīng)商作為備選服務(wù)商，在主選供應(yīng)商無(wú)法正常履約時(shí)為銀聯(lián)提供服務(wù)。

學(xué)會(huì)尋找采購(gòu)過(guò)程中的困難，并想辦法去解決。困難就藏在需求中，以這個(gè)項(xiàng)目為例，當(dāng)初需求部門提交采購(gòu)需求時(shí)就要求機(jī)器人單價(jià)報(bào)價(jià)，并根據(jù)單價(jià)進(jìn)行結(jié)算。另外需求中有時(shí)往往還隱藏著潛在、深層次的內(nèi)容，需要采購(gòu)經(jīng)理去發(fā)掘，那么如何將合理的需求通過(guò)符合采購(gòu)規(guī)則的語(yǔ)言表達(dá)，以及如何發(fā)掘隱藏需求，是采購(gòu)經(jīng)理們常常遇到的困難，這就需要采購(gòu)經(jīng)理與需求部門就具體采購(gòu)需求進(jìn)行反復(fù)溝通協(xié)商，盡可能擴(kuò)大需求的開(kāi)放性，盡最大努力吸引較多的供應(yīng)商參與項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)。

就這個(gè)項(xiàng)目而言，采購(gòu)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行了適當(dāng)?shù)男薷?，例如在招?biāo)文件中明確規(guī)定該項(xiàng)目的詳細(xì)測(cè)試方案，而有資格參與測(cè)試的供應(yīng)商，則是根據(jù)招標(biāo)結(jié)果，推薦1-3位中標(biāo)候選人，并標(biāo)明次序，按照招標(biāo)文件規(guī)定的測(cè)試方案進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試通過(guò)的，方能成為中標(biāo)候選人。而測(cè)試方案及說(shuō)明要求作為采購(gòu)工作最重要的閉環(huán)節(jié)點(diǎn)，應(yīng)更加詳實(shí)和透明。

如，在測(cè)試方案中，明確測(cè)試報(bào)告的主體至少包括測(cè)試操作安排、測(cè)試情況記錄，測(cè)試結(jié)論以及測(cè)試時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等內(nèi)容。測(cè)試報(bào)告中應(yīng)明確供應(yīng)商是否通過(guò)測(cè)試。相關(guān)組織方依據(jù)測(cè)試結(jié)果確定成交供應(yīng)商或繼續(xù)組織測(cè)試。如果出現(xiàn)全部推薦供應(yīng)商均未通過(guò)測(cè)試的情形，應(yīng)組織原評(píng)審機(jī)構(gòu)重新進(jìn)行評(píng)議，提出處理意見(jiàn)。

面對(duì)新型采購(gòu)，要利用好工具，做好市場(chǎng)研究。這里所說(shuō)的工具就是采購(gòu)計(jì)劃和測(cè)試方法。應(yīng)該最大限度發(fā)揮好采購(gòu)計(jì)劃的指導(dǎo)意義，早做準(zhǔn)備。比如該項(xiàng)目在提交正式采購(gòu)需求之前，如有計(jì)劃的指導(dǎo)，就可以早做安排，時(shí)間節(jié)點(diǎn)拉長(zhǎng)之后，無(wú)疑測(cè)試涉及的品牌或代理商的范圍就會(huì)擴(kuò)大，如果前期市場(chǎng)上的品牌或代理商都能參加測(cè)試，那么后續(xù)采購(gòu)就可以刪除接下來(lái)的測(cè)試環(huán)節(jié)，因此利用好采購(gòu)計(jì)劃，就可將采購(gòu)相關(guān)的步驟前置，一定程度上提升采購(gòu)效率。

相信每位采購(gòu)經(jīng)理都有一套自己的市場(chǎng)研究方法，比如說(shuō)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查閱，還可以利用供應(yīng)商找尋其競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，也可以尋求同業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助等等。而做好市場(chǎng)研究的目的，一方面是指導(dǎo)采購(gòu)經(jīng)理理解需求，另一方面是結(jié)合市場(chǎng)實(shí)際行情，進(jìn)行采購(gòu)語(yǔ)言的輸出，而最直觀的表達(dá)方式就是科學(xué)地確定采購(gòu)文件。

（作者單位：中國(guó)銀聯(lián)集中采購(gòu)管理辦公室）

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