西安交大三舉措促采購質(zhì)效雙提升

西安交大三舉措促采購質(zhì)效雙提升

■ 唐飛 賈麗娟 付釗

西安交通大學采購與招標管理辦公室（以下簡稱“采購辦”）自成立以來，通過不斷加強內(nèi)控機制建設、優(yōu)化業(yè)務流程、推進信息化管理，在加強學校采購管理工作中探索出一條守法合規(guī)、運轉(zhuǎn)高效、風險可控的采購之路，為學校快速發(fā)展提供了堅實保障。

加強內(nèi)控機制建設

2018年初，采購辦在充分學習國家法律法規(guī)的基礎上，結(jié)合本校實際，重新修訂了《西安交通大學采購管理辦法》以及相關(guān)的七項實施細則?！耙晦k法七細則”的出臺，從采購行為的實施主體、采購方式、采購程序、采購合同、履約驗收、內(nèi)控與監(jiān)督等方面為學校實施采購行為提供了政策依據(jù)和規(guī)范準繩。此外，為了確保學校采購工作更加規(guī)范透明、優(yōu)質(zhì)高效，采購辦通過合理崗位設置、強化信息公開、嚴把“三重一大”三方面加強內(nèi)控機制建設。

第一，合理設置崗位，加強內(nèi)控監(jiān)督。為進一步明確崗位職責、權(quán)限和責任主體，針對采購工作各環(huán)節(jié)，采購辦打破之前按照貨物、服務和工程三大塊設置的內(nèi)部管理架構(gòu)，按照不相容業(yè)務崗位相對分離的原則，實行扁平化管理模式：明確主任與副主任責權(quán)，招采分離管理；明確各崗位工作職責與分工，制定關(guān)鍵崗位工作人員輪崗制度，保證了單位內(nèi)部不相容崗位相互分離、責權(quán)分明、相互監(jiān)督、團結(jié)協(xié)作的良好局面，實現(xiàn)了各采購環(huán)節(jié)可管可控。

第二，強化信息公開，保證公平公正。首先，采購信息應公開盡公開。根據(jù)不同的采購額度，采購辦主動在不同媒體進行信息公開，并積極運用新媒體手段，第一時間接受社會監(jiān)督。政府采購限額標準以上的采購項目均在中國政府采購網(wǎng)上發(fā)布采購需求、采購結(jié)果等采購信息；政府采購限額以下、學校自主采購限額（貨物和服務類項目50萬元，工程類項目20萬元）以上的項目，在學校采購辦網(wǎng)站主頁和學校網(wǎng)站通知公告欄目發(fā)布采購信息；院處采購限額（貨物和服務類項目10萬元）以上的項目，在采購單位的網(wǎng)站主頁發(fā)布采購信息；借助“西安交通大學采購與招標管理辦公室”微信公眾號，同步推送采購辦在指定媒體和學校網(wǎng)頁發(fā)布的采購信息，使其成為校內(nèi)用戶和校外供應商快速獲取采購信息的重要平臺。其次，充分運用采購信息的公開結(jié)果。采購信息的公開結(jié)果是采購方式變更的重要依據(jù)。公開招標數(shù)額標準以上的采購項目變更為公開招標以外采購方式進行采購的，以財政部批準的采購方式為準；公開招標數(shù)額標準以下的采購項目，如需變更采購方式，須先通過評審專家的無傾向性、排他性論證，然后在中國政府采購網(wǎng)發(fā)布采購公告，如有不少于2家供應商報名，則按競爭性磋商實施，如只有1家供應商報名，則再發(fā)布單一來源采購公告，公告無異議后實施單一來源采購。

第三，嚴把“三重一大”，堅持集體決策。對于“三重一大”事項，采購辦嚴格遵守集體決策制度，制定《采購辦處務會議事規(guī)則》，處務會成員（正副主任、主管、黨支部委員，工會小組負責人等組成），占采購辦全體人員的70%；處務會決策事項及時向全體人員公開，保證決策公正透明。

優(yōu)化業(yè)務流程

除了加強內(nèi)控機制建設確保西安交通大學采購活動法制化、規(guī)范化，采購辦還通過做實需求論證、防控評審風險、完善管理模式、明晰責權(quán)范圍、規(guī)范檔案管理，優(yōu)化業(yè)務流程，嚴防權(quán)力尋租風險。

第一，做實需求論證。采購辦依據(jù)項目特點分類邀請專家，對校級采購項目需求進行精準論證?？蒲袃x器設備論證的專家主要從校內(nèi)科研人員中選取，通用類項目主要從陜西省財政廳專家?guī)爝x取專家，對采購需求文件進行把關(guān)。通過做實前期采購需求論證，可以有效杜絕基層用戶的傾向性，防范基層用戶尋租風險，同時也能保證合同擬定的規(guī)范及后期的招標或磋商效果，最大程度滿足基層用戶需求。論證修改過后的采購需求在提交采購辦后，履行文員、主管、分管處長三級審核流程，實現(xiàn)采購申請文件的審校與審核，從而保證采購需求申請的質(zhì)量規(guī)范。

第二，防控評審風險。采購辦嚴格按照法律法規(guī)和學校相關(guān)規(guī)章制度，通過合法合規(guī)途徑，智能化抽選評審專家。對于科研儀器設備采購項目，通過學校公開征集的采購專家評審庫進行隨機抽取；對于通用儀器設備、服務類、修繕改造工程類采購項目，通過陜西省政府采購專家?guī)爝M行隨機抽取。專家抽選過程無人工干預，有效防控了專家名單泄漏的風險，從技術(shù)層面保證了采購過程的公平公正。

第三，完善管理模式。采購辦通過統(tǒng)計分析長期以來串標、圍標采購項目的特點，不斷探索降低此類事件發(fā)生的概率。

第四，明晰責權(quán)范圍。采購辦按照防范風險、責權(quán)統(tǒng)一、各負其責的原則統(tǒng)一管理學校采購合同及履約驗收工作。

政府采購和校級采購的貨物類合同由采購辦直接簽訂，院處及零星采購合同由采購辦制定統(tǒng)一模版，經(jīng)費負責人簽名確認、院處采購工作小組負責人審核，采購辦審簽備案。同時采購辦負責監(jiān)督、檢查政府采購和校級采購項目合同的履行情況，及時處理合同履行中的問題，對院處的采購合同管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督，協(xié)助采購合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟活動，有效保證采購合同正常簽訂執(zhí)行。政府采購和校級采購的貨物類采購項目，由經(jīng)費負責人負責組織驗收，采購辦進行二次復核，確保驗收結(jié)果的真實性。

修繕改造工程和服務類采購項目，由經(jīng)費負責人或項目單位進行工程竣工驗收或服務實施情況考核并保證結(jié)果真實，采購辦負責結(jié)果備案；院處級采購項目由經(jīng)費負責人或項目單位負責組織驗收，由院處級采購工作小組負責二次復核和結(jié)果備案。通過分級分類落實經(jīng)費負責人或項目單位主體責任的方式，按照誰使用誰驗收的原則，將過程管理作為履約驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效保證履約驗收行為的合理性和結(jié)果的真實性。

第五，規(guī)范檔案管理。2018年，采購辦重新修訂了《采購辦檔案管理辦法》，按照采購申請及審批、采購評審會議、合同、驗收等業(yè)務流程梳理采購過程文件的歸檔范圍及各環(huán)節(jié)操作標準清單，細化每一份采購文件在采購業(yè)務系統(tǒng)中的形成過程、技術(shù)保障措施、關(guān)鍵節(jié)點相關(guān)責任人的處理意見及簽字要求等，并由專人負責收集、整理、裝訂并向檔案館歸檔。

推進信息化管理

目前，西安交通大學采購工作主要由采購管理信息系統(tǒng)、合同登記系統(tǒng)、校內(nèi)競價與電商直購系統(tǒng)（京東慧采與蘇寧易購平臺）組成，借助這些信息化系統(tǒng)有效規(guī)范高校采購工作。

第一，采購辦借助采購信息管理系統(tǒng)，按照項目管理、招標管理、進口管理、履約驗收、綜合管理的工作任務，分配給不同人員操作，按規(guī)定的流程權(quán)限審核并保留原始記錄，實現(xiàn)從立項審批、采購管理、合同管理和履約驗收的全流程電子化管理，形成了崗位之間相互檢查、相互審校、相互協(xié)作的工作機制。此外，采購信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)招標采購日程查看、待辦任務統(tǒng)計、采購任務狀態(tài)查詢等功能，實時記錄每一個采購項目在提交采購申請、審批申請、招標任務處理、合同簽訂、履約驗收等環(huán)節(jié)狀態(tài)，實現(xiàn)采購全過程監(jiān)管。并且，對逾期未處理審批、逾期未簽訂合同，逾期未驗收的項目通過出具列表進行提示警醒，有效防控預算執(zhí)行及履約驗收風險。

第二，采購辦借助合同管理系統(tǒng)、校內(nèi)競價網(wǎng)與電商直購系統(tǒng)，公開信息、接受監(jiān)督，規(guī)范校內(nèi)小額零星項目，以及院處級項目（貨物與服務項目50萬元以下，工程項目20萬元以下）的采購行為。實現(xiàn)零星采購和院處采購在合同模板化管理、審批管理、用印管理，履約驗收和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方面的監(jiān)管。

盡管采購辦通過加強內(nèi)控機制、優(yōu)化業(yè)務流程、推進信息化建設，規(guī)范采購工作、提高采購信息化水平、擴大信息公開范圍、提升精細化管理，有效提升了采購質(zhì)效，但是仍存在三個問題亟待解決。第一，采購信息化平臺管理有待整合。目前，學校除采購信息管理系統(tǒng)以外，針對校級采購限額標準（50萬元）以下采購項目還有合同登記系統(tǒng)、校內(nèi)競價網(wǎng)、電商平臺三大信息系統(tǒng)，采購模塊分散，采購流程不統(tǒng)一，大大增加了行政管理成本。據(jù)悉，近期學校將針對這個問題建立統(tǒng)一信息化平臺，集競價、合同、電商平臺三種采購模式為一體，通過增加采購信息的整合度加強采購過程控制。第二，部分小額零星采購規(guī)范性有待提升。目前，學校負責簽訂的部分小額零星合同，如5萬（含）-10萬（不含）之間服務類采購項目，主要由經(jīng)費負責人自行詢價采購，僅通過學校合同登記系統(tǒng)登記合同而沒有采購過程資料，可能存在暗箱操作及虛假交易的風險。今后，學校將全面實現(xiàn)校內(nèi)采購限額標準以下采購項目、采購結(jié)果、合同簽訂等關(guān)鍵信息在全校范圍內(nèi)公開，通過擴大信息公開范圍，有效避免違規(guī)交易。第三，“重中間，輕兩頭”的采購現(xiàn)象有待改善。目前，高校采購活動中重視“招投標”環(huán)節(jié)的監(jiān)管，放松“采購需求及采購履約驗收”兩頭監(jiān)管的現(xiàn)象還普遍存在。造成項目建設單位對采購前期調(diào)研及采購需求的重要性認識不足，且后期又缺乏科學有效的采購評價，放松對采購結(jié)果的重視。下一步，采購辦將通過修訂細化采購需求模板樣表，根據(jù)采購項目的屬性，按照“一事一議”的原則分類制定通用采購需求模板、優(yōu)選論證專家等方式，大力提升采購需求論證工作的精細化水平，加強采購前期調(diào)研及需求的科學性和合理性。同時，按照誰使用誰驗收的原則，以前期采購結(jié)果為依據(jù)，將過程管理作為履約驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由經(jīng)費負責人全面負責采購項目的履約驗收，采購辦負責監(jiān)督管理，有效保證履約驗收行為的合理性和結(jié)果的真實性。

（作者單位：西安交通大學采購與招標管理辦公室）

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