聯(lián)合國(guó)《采購(gòu)指南》6.1修訂版（十）

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4.3 需求定義

需求定義是一種系統(tǒng)化的方法，目的是根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單(見第4.4 節(jié)“請(qǐng)購(gòu)單”)來(lái)定義采購(gòu)需求，并在產(chǎn)品規(guī)范中加以說明。

這是采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施的第一步，也是采購(gòu)活動(dòng)規(guī)劃的一個(gè)綜合步驟。然而，需求定義通常與采購(gòu)和市場(chǎng)研究并行進(jìn)行，以允許此類信息影響需求定義。需求定義和市場(chǎng)研究也被稱為預(yù)招標(biāo)活動(dòng)。

請(qǐng)購(gòu)人負(fù)責(zé)定義需求;但是，負(fù)責(zé)該過程的采購(gòu)官員應(yīng)評(píng)估需求，并確定從采購(gòu)角度看有關(guān)不適當(dāng)?shù)娜魏螁栴}，例如沒有正當(dāng)理由的品牌、超出規(guī)格、不現(xiàn)實(shí)的交貨日期和限制競(jìng)爭(zhēng)。負(fù)責(zé)該過程的采購(gòu)官員和請(qǐng)購(gòu)人應(yīng)共同確定需求定義。

在編制需求定義時(shí)，請(qǐng)購(gòu)人和采購(gòu)官員必須確保遵守聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署可持續(xù)采購(gòu)框架(見1521號(hào)聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署可持續(xù)采購(gòu)框架)。如有可能，采購(gòu)官員應(yīng)向請(qǐng)購(gòu)人提供更可持續(xù)的解決辦法，以滿足所述需要。這些解決辦法可包括減少采購(gòu)貨物或服務(wù)的數(shù)量，重新 考慮有利于更可持續(xù)替代辦法的解決辦法或重新設(shè)計(jì)某些環(huán)境和社會(huì)要求。根據(jù)市場(chǎng)成熟度和采購(gòu)實(shí)體的戰(zhàn)略優(yōu)先次序，一個(gè)更可持續(xù)的采購(gòu)解決辦法可以轉(zhuǎn)化為對(duì)供應(yīng)商納入采購(gòu)過程不同階段的或多或少的嚴(yán)格要求。

4.3.1 需求定義的目的

所有需求定義的一般目的是確定請(qǐng)購(gòu)人的精確需求，并確定滿足這些需求的最佳解決方案。必須以一種有利于采購(gòu)過程的方式來(lái)描述這些需求。為此目的，必須在招標(biāo)文件中清楚地說明報(bào)價(jià)評(píng)估決定因素的所有要求。

在這個(gè)早期階段捕捉可持續(xù)性需求是確?？沙掷m(xù)性被納入采購(gòu)決策的最有效方法。

聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署堅(jiān)定地致力于可持續(xù)性，希望采購(gòu)官員利用對(duì)市場(chǎng)和采購(gòu)過程的了解，協(xié)助內(nèi)部或外部客戶確定最可持續(xù)的解決辦法，以滿足所述需求。為了最大限度地提高可持續(xù)性的結(jié)果，關(guān)于可持續(xù)性要求的討論應(yīng)該在這個(gè)過程的早期進(jìn)行，以提高獲得更可持續(xù)的結(jié)果的機(jī)會(huì)。

在每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)中，需求的明確定義都是至關(guān)重要的。首先，需求定義構(gòu)成了招標(biāo)的基礎(chǔ)，并確定了采購(gòu)行動(dòng)的目標(biāo)。它還向潛在供應(yīng)商通報(bào)所提供產(chǎn)品必須具備的要求，以滿足聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的需要。其次，明確的需求定義有助于消除評(píng)價(jià)過程中的模棱兩可之處，從而成為確定哪項(xiàng)提議為項(xiàng)目廳提供了最佳總體解決辦法的起點(diǎn)。技術(shù)、財(cái)務(wù)、商業(yè)、法律、公司、社會(huì)和環(huán)境因素必須在招標(biāo)文件中說明，在評(píng)估過程中，除最初規(guī)定的參數(shù)外，不得考慮其他參數(shù)。

最后，需求定義構(gòu)成了與供應(yīng)商簽訂的任何合同的關(guān)鍵部分，清楚地說明了什么是預(yù)期目標(biāo)，何時(shí)進(jìn)行交付。從招標(biāo)開始，到合同的評(píng)審和授予，再到活動(dòng)的完成和對(duì)供應(yīng)商的評(píng)審，需求定義在整個(gè)采購(gòu)過程中具有持久和實(shí)質(zhì)性的影響。

4.3.2 明確需求的特征

為了定義需求，必須根據(jù)產(chǎn)品的性質(zhì)，對(duì)正在采購(gòu)的產(chǎn)品(即貨物、服務(wù)或工程)及其目的、性能需求、特性、目標(biāo)和（或）預(yù)期產(chǎn)出進(jìn)行分析。必須收集市場(chǎng)上現(xiàn)有產(chǎn)品的信息。

所有需求定義都必須指定準(zhǔn)確的需求，而不必做過多說明。過高的產(chǎn)品規(guī)格可能會(huì)提高價(jià)格和（或）減少報(bào)價(jià)數(shù)量，因?yàn)檫@會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商提供比所需產(chǎn)品更先進(jìn)的產(chǎn)品。反之，降低產(chǎn)品規(guī)格會(huì)取得相反的效果，因此，定義確切需求的要求對(duì)提高資金使用的成本效益是至關(guān)重要的。

在評(píng)估中應(yīng)考慮的環(huán)境和社會(huì)責(zé)任方面(如環(huán)境友好型生產(chǎn)方法)必須包含在需求定義中。

需求必須是通用的，并以產(chǎn)生競(jìng)爭(zhēng)為目的來(lái)進(jìn)行定義;除非出于標(biāo)準(zhǔn)化的目的，否則不得要求任何特定品牌或其他不必要的限制。但是，如果品牌名稱用于定義功能、性能和（或）一致性要求，則只能用于定義所需的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。此外，在使用品牌名稱時(shí)，必須同時(shí)說明必要的最低要求。最后，規(guī)范必須明確邀請(qǐng)同等產(chǎn)品的報(bào)價(jià)，即滿足類似功能、性能和/或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。如果定義需求時(shí)出于標(biāo)準(zhǔn)化的目的規(guī)定了某一品牌，則應(yīng)在招標(biāo)文件中簡(jiǎn)要說明這一需求的理由，以避免供應(yīng)商對(duì)聯(lián)合國(guó)項(xiàng)目事務(wù)署的任何偏見產(chǎn)生負(fù)面看法。

在可能的情況下，需求應(yīng)包括在合同管理階段監(jiān)控的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)(見第13章“合同管理”)。關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和服務(wù)水平協(xié)議(SLA)是根據(jù)商定目標(biāo)表達(dá)和衡量績(jī)效的重要工具，尤其建議用于復(fù)雜的貨物和服務(wù)合同，包括長(zhǎng)期協(xié)議(見第11.4節(jié)“長(zhǎng)期協(xié)議 (LTA)”)。必須在需求定義階段確定這些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，將其納入招標(biāo)文件，然后納入合同，從而在合同管理階段監(jiān)控關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。

商品和服務(wù)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)示例包括:

a)交付/性能：i.按時(shí)交付貨物/服務(wù);ii. 全部交付貨物/服務(wù)。

b)質(zhì)量：iii.交付的貨物/服務(wù)質(zhì)量(符合規(guī)格/參考條款(TOR));   iv.處理投訴;v.技術(shù)能力;vi.遵守保修條款。

c)溝通：vii.供應(yīng)商的響應(yīng)能力(需求、投訴等);viii.正確處理并及時(shí)提交文件(報(bào)告、發(fā)票、裝運(yùn)單據(jù)等)。

d)可持續(xù)性：ix.創(chuàng)新;x.成本節(jié)約倡議; xi.環(huán)境因素;xii.用工因素;

設(shè)立關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的最佳做法:

a)在需求定義階段與請(qǐng)購(gòu)單位一起確定關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo);

b)確保關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)是 SMART 型的(具體的，可衡量的，可實(shí)現(xiàn)的，相關(guān)的，階段性的);

c)簽發(fā)合同時(shí)，確保將關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的目標(biāo)包含在服務(wù)水平協(xié)議(SLA)中，將其作為合同的單獨(dú)附件。

4.3.3 商品和服務(wù)的需求定義

有關(guān)貨品或服務(wù)的需求，請(qǐng)參閱以下其中一項(xiàng):

a)技術(shù)規(guī)范;

b)參考條款(TOR);

c)工作說明(SOW)。以下詳細(xì)描述了定義商品或服務(wù)需求的各種類型的文檔。

4.3.3.1 技術(shù)規(guī)范

技術(shù)規(guī)范主要用于貨物的采購(gòu)，但也可用于直接的、可計(jì)量的服務(wù)。規(guī)范是對(duì)一種材料或產(chǎn)品的技術(shù)要求的描述。它們通常指的是對(duì)材料或產(chǎn)品的定義需求，但在某些情況下也可能與服務(wù)需求相關(guān)。規(guī)范描述了組織想要購(gòu)買什么，以及供應(yīng)商需要提供什么。根據(jù)需要，規(guī)范說明既可以是簡(jiǎn)單的，也可以是復(fù)雜的。

規(guī)格書是投標(biāo)邀請(qǐng)書、建議書或報(bào)價(jià)書的組成部分。

定義需求的三種類型(或這三種類型的組合)可以包括在規(guī)范中:I.功能規(guī)范，定義貨物/服務(wù)需要做什么;II.性能規(guī)范，定義產(chǎn)品/服務(wù)的產(chǎn)出;III.一致性規(guī)范，定義貨物的物理特性和尺寸。

4.3.3.2 參考條款(TOR)

參考條款(TOR)是對(duì)服務(wù)工作范圍的描述，通常說明要執(zhí)行的工作、質(zhì)量和工作的級(jí)別、時(shí)間線和可交付成果。參考條款(TOR)主要用于定義專家和咨詢服務(wù)的性能需求，這些需求很難進(jìn)行量化，例如，在提供需求的解決方案時(shí)，也可以用于定義復(fù)雜的貨物需求或貨物與服務(wù)的組合。

參考條款(TOR)通常是供應(yīng)商對(duì)任務(wù)的第一個(gè)和主要介紹。一個(gè)沒有任何矛盾的清晰的參考條款將迫使供應(yīng)商準(zhǔn)備一個(gè)清晰而詳細(xì)的提案。這將導(dǎo)致項(xiàng)目的成功實(shí)施，并限制爭(zhēng)議或索賠的風(fēng)險(xiǎn)。參考條款應(yīng)明確說明采購(gòu)實(shí)體希望實(shí)現(xiàn)的可持續(xù)性的理想水平。典型的參考條款(TOR)包括以下信息:i.申請(qǐng)服務(wù)的背景資料;ii.服務(wù)目標(biāo)及整體影響;iii.預(yù)期并明確定義的服務(wù)產(chǎn)出;iv.社會(huì)和環(huán)境要求;v.達(dá)到這一產(chǎn)出所需的活動(dòng); vi.執(zhí)行活動(dòng)所需的投入; vii.可交付成果;viii.時(shí)間線。

4.3.3.3 工作說明(SOW)

工作說明(SOW)是工作分配的需求規(guī)范，概述了期望承包商執(zhí)行的特定服務(wù)和/或貨物，通常指示服務(wù)的類型、水平和質(zhì)量以及時(shí)間計(jì)劃。

工作說明(SOW)不能用于基礎(chǔ)設(shè)施和工作需求的需求定義。工作說明(SOW)通常包括詳細(xì)的需求和定價(jià)需求。例如，工作說明(SOW)是硬件或軟件解決方案的優(yōu)秀工具，在這些解決方案中，服務(wù)可以被量化并逐項(xiàng)分解。

（未完待續(xù)，本文由財(cái)政部國(guó)庫(kù)司翻譯整理）

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