滁州：健全檔案管理為交易賦能

采購(gòu)動(dòng)態(tài)

滁州：健全檔案管理為交易賦能

本報(bào)訊 今年以來(lái)，安徽省滁州市公共資源交易管理局不斷完善交易檔案管理制度，優(yōu)化管檔用檔服務(wù)水平，用制度規(guī)范市縣在交易檔案工作中步調(diào)一致，以確保每個(gè)交易項(xiàng)目有檔可查，有據(jù)可循。

一是明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任。對(duì)交易檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。市公共資源交易主管部門負(fù)責(zé)交易檔案的監(jiān)督工作，各縣（市）公共資源交易中心負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的交易檔案接收、保管和提供利用服務(wù)。市公共資源交易中心依法接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)公共資源交易主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。項(xiàng)目單位、交易響應(yīng)方和代理機(jī)構(gòu)對(duì)各自電子（紙質(zhì)）文件材料的真實(shí)性、完整性和可用性負(fù)責(zé)。

二是劃分范圍，制定時(shí)限。交易檔案制作一式兩份，由項(xiàng)目單位、交易中心分別保存，項(xiàng)目代理機(jī)構(gòu)可根據(jù)行業(yè)業(yè)務(wù)管理需要，保留所代理交易項(xiàng)目的相關(guān)材料。對(duì)工程建設(shè)、政府采購(gòu)、建設(shè)用地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易及其他交易的項(xiàng)目分別制訂了文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，保管期限定為永久和定期兩種，定期一般為30年和15年。未中標(biāo)的投標(biāo)文件可做資料保存，開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)音像資料保存期限與該項(xiàng)目檔案保管期限相同。

三是調(diào)檔利用，服務(wù)各方。該市交易中心積極開(kāi)發(fā)交易檔案信息資源，滿足調(diào)檔單位對(duì)交易檔案的利用需求，同時(shí)要確保涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和參與招標(biāo)投標(biāo)方秘密的交易項(xiàng)目文件材料安全。檔案利用群體有執(zhí)法機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)及相關(guān)的政府部門。其他有關(guān)單位委托的律師需要調(diào)閱利用檔案的，需同時(shí)提供律師所在單位的調(diào)檔函、律師證和法院委托律師的調(diào)查令。調(diào)閱檔案時(shí)，需要檔案管理人員全程在場(chǎng)見(jiàn)證完成。

四是豐富功能，全面電子化。該市對(duì)交易檔案電子化和積極實(shí)現(xiàn)檔案“單套制”管理及使用提出了新要求，確保交易電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性和安全性。交易活動(dòng)完成后，項(xiàng)目代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行電子簽名，并將形成的電子文件及其原數(shù)據(jù)推送或?qū)腚娮訖n案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫(kù)。交易中心檔案人員對(duì)預(yù)歸檔庫(kù)中整理完畢的歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性和安全性的檢測(cè)后，方可接收并添加個(gè)人電子簽名。交易項(xiàng)目電子檔案形成后，相關(guān)各方可根據(jù)檔案調(diào)閱要求申請(qǐng)電子檔案調(diào)閱、下載權(quán)限，自行調(diào)閱或下載經(jīng)授權(quán)后的交易項(xiàng)目的電子檔案材料，交易中心應(yīng)加蓋檔案證明電子專用章。

（汪杰）

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