聯合國《采購指南》6.1修訂版（四十七）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（四十七）

12.4 保險

在運輸和儲存過程中，所有貨物都易受到一系列風險的影響，如損壞、偷盜、破損、未收到部分或全部貨物。貨物保險為此類風險造成的潛在經濟損失提供保護。必須確保受諸如戰(zhàn)爭、罷工、暴亂和內亂等風險影響的貨物得到保護。此外，保險期限必須足以承保從倉庫到倉庫的運輸，包括在目的地的儲存。貨物按成本、保險和運費價值加約定百分比投保，以反映更換貨物的間接成本。

聯合國項目事務署有協商的全球海運貨物保險合同，所有聯合國項目事務署辦事處均應使用。該保險為全險，在全球范圍內有效。但是，專用條款可能適用于某些國家（例如，如果存在戰(zhàn)爭風險）。關于運輸期間保險的更多指南以及聯合國項目事務署協調人和保險經紀人的相關聯系方式，請參閱聯合國項目事務署海運貨物保險指南。

如果發(fā)生索賠或可能引起索賠的事件，必須直接通知保險經紀人。對于隱蔽損壞的報告，必須在到達最終目的地之日起 60天內發(fā)出通知。

12.5 接收、檢查和退回

當貨物交付給收貨人時，承運人通常需要收據。同時，收貨人應根據所有貨運單據對包裝進行粗略檢查。如果貨物看起來狀況良好，則應提供背書（例如，“收貨外部狀況良好——內容未檢查”）。但如果有篡改的跡象，收據中應反映發(fā)現的疑惑（例如，“箱子破損”“內容物缺失”“紙箱打開，有被盜的跡象”等）。在可能的情況下，應對包裝進行稱重，以確定申報重量和實際重量之間的任何差值，并將任何差異記錄在交貨單上。

12.6 貨物進出口限制

采購人員必須了解適用的進出口限制。出口國可能會限制向某些國家運送某些類別的貨物，或者完全禁止其出口。例如，高端計算機等軍民兩用設備或電信技術通常會受到此類限制。采購官員必須知道這些限制，以計算獲得必要授權所需的時間，并將其納入預計的交付周期內。

同樣，進口國可能也會進行限制。例如，電信設備和藥品通常需要相關部門的事先授權。特別對于藥品，一些國家要求進行產品登記或者在其自己的實驗室進行樣品測試。其他設備，如超過一定年限的二手車，可能會被徹底禁止。一些國家出于政治的原因禁止特定產地的貨物，獲得進口此類貨物的許可通常是一項持久的工作。在授權供應商運輸貨物之前，接收辦事處必須確認已獲得許可。沒有許可運輸的后果可能是，接收人將被要求支付港口的倉儲費和適用的班輪費，直至獲得授權。在此期間，貨物也面臨相當大的變質或丟失風險。聯合國還可能對進口某些國家的貨物進行限制。

13 合同管理

13.1 概況

合同管理是指合同授予后采取的所有行動，涉及的活動有：供應商績效監(jiān)控、合同修訂、付款、合同終止、記錄保留、合同文件維護等。合同管理由項目經理（申購人）負責，在采購流程中得到采購官員的支持。

13.2 供應商績效監(jiān)控

合同監(jiān)控包括觀察供應商的履約情況以確保按時交付正確數量的優(yōu)質產品，且在預算范圍內。

在標準合同中建立各種要求，根據供應商滿足這些要求的程度，衡量績效指標的實現情況。后者是評估正在履行的合同的工具（例如，質量標準、交付時間、檢查、里程碑日期等）。履約控制確保供應商的履約情況符合合同要求，差異（若有）合理，并對合同進行修改以便在工程范圍內反映商定的變更。

從可持續(xù)采購的角度來看，合同管理是一個關鍵階段：這是實際提現可持續(xù)性效益的點，也是評估和監(jiān)測關鍵績效指標和其他軟進度指標的點。在整個合同管理階段，至關重要的是在整個合同期間與供應商就采購實體的可持續(xù)性預期和供應商的履約情況保持開放溝通。該階段的經驗教訓和可持續(xù)性改進應反饋到后續(xù)的采購流程中。

13.2.1 貨物

對于貨物采購，采購官員必須通過以下措施監(jiān)控貨物的裝運和接收：

第一，在要求裝運日期前幾天（幾周）跟進供應商，以確保貨物在約定日期前做好裝運準備。

第二，將任何計劃變更通知給供應商、收貨人和申購人或最終用戶（例如，運輸路線、發(fā)貨日期等）。

第三，確保向各方提供所有相關貨運單據。

第四，如果采購活動延遲，如有必要，請求延長履約保函。

第五，從收貨人處獲得收貨證明。收到貨物后，收貨人應根據所有貨運單據對包裝進行粗略檢查，并報告貨物的外部狀況。如果有篡改的跡象，收據必須記錄這些觀察結果。

第六，在可能的情況下，應對包裝進行稱重，以確定申報重量和實際重量之間的差值，并將任何差異記錄在報告中。如果與收貨人的目的地不同，獲取在最終目的地收到貨物的證明。

用于合同監(jiān)控的典型履約指標：要求交付日期和實際交付日期的比較；訂購數量和交付數量的比較；訂購和交付規(guī)格之間符合性的比較。

13.2.2 服務

在簽訂服務合同時，項目經理（申購人）必須通過確保對合同中規(guī)定的交付品進行及時接收和驗收（如，初始報告、進度報告、研討會或培訓課程報告、視頻影片等）的方式來監(jiān)控承包商的履約情況。還應確保將有關供應商可持續(xù)性履約的履約指標、里程碑和檢查點包含在招標文件中，并在合同管理階段進行定期監(jiān)控。合同下的交付品必須得到申購人（業(yè)務部門）的認可和批準，有時還必須得到最終用戶的認可和批準（如適用）。此外，供應商、申購人（業(yè)務部門）和最終用戶必須隨時了解合同的變更或修訂（如，任務日期、啟動日期、利益相關方詳細聯系信息等的變更）。

用于服務合同監(jiān)控的典型履約指標：按照合同及時交付輸出物；對聯合國項目事務署請求的及時響應；提供服務的質量。

13.2.3 工程

有效合同管理期通常從合同簽署之時開始，到最終完工證書簽發(fā)之時結束。在大多數情況下，合同管理的責任由負責工程的項目經理承擔，該項目經理被稱為業(yè)主代表，并在合同中明確指定，適用時，得到采購官員的支持（如，處理合同修訂等）。

13.2.4 檢查

合同的監(jiān)控和最終產品的評估可通過檢查來實現。檢查包括檢查或測試產品，以確認其符合要求的規(guī)范。檢查可由內部專家或簽訂一次性合約的檢查代理進行，或通過既定的長期協議進行。

對于工程來說，最好長期駐留在現場，以確保在工程的所有階段對施工進行充分的控制、測試和批準。現場監(jiān)理可由內部工程師或承包監(jiān)理服務的機構來執(zhí)行。

質量管理是工程合同有效管理的重要組成部分，不應低估其所需的資源。如有疑問，IPMG可就不同類型建設工程的合理資源需求、人員配置和測試制度給出建議。聯合國項目事務署的工程合同包含有關裝置、材料和工藝批準的具體條款，包括樣品、檢查、測試、拒收和缺陷工程的拆除。必須仔細遵循這些流程，并遵守相關的時間限制。

（未完待續(xù)，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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