ERP系統(tǒng)嚴(yán)格控制超預(yù)算采購

周喬亮

如今，越來越多的政府部門開始運(yùn)用ERP系統(tǒng)為政府采購資金的集中管理與控制提供強(qiáng)有力的保障。筆者認(rèn)為，該系統(tǒng)在采購資金集中管理的事前預(yù)警方面發(fā)揮了積極作用。

集中采購機(jī)構(gòu)或采購代理機(jī)構(gòu)可通過ERP系統(tǒng)的采購資金預(yù)算功能設(shè)置統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，把采購資金的流向風(fēng)險(xiǎn)控制在事前預(yù)測階段。ERP系統(tǒng)通過做報(bào)價(jià)單自動(dòng)生成采購申請(qǐng)單，采購訂單直接引用采購申請(qǐng)，同時(shí)通過報(bào)價(jià)單系統(tǒng)自動(dòng)生成采購預(yù)算、采購計(jì)劃、采購目錄預(yù)審核表，內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)需要資金控制的各個(gè)方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應(yīng)商信用等級(jí)等，采購人可通過計(jì)算相關(guān)信息和指標(biāo)綜合判斷是否通過審核。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建預(yù)審采購支出資金額后，系統(tǒng)通過應(yīng)付帳款管理可以實(shí)現(xiàn)信用控制。通過建立采購成本預(yù)測中心控制模塊，還可實(shí)時(shí)控制采購費(fèi)用支出，將實(shí)際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費(fèi)用預(yù)算對(duì)比，支出如微量超預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)亮黃燈警告，如嚴(yán)重超預(yù)算系統(tǒng)會(huì)亮紅燈則禁止通過，就不能結(jié)算采購資金。

通過以上這種預(yù)警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制采購超費(fèi)用預(yù)算的情況，解除預(yù)警就需要追加預(yù)算或調(diào)整預(yù)算。（作者單位：江蘇省阜寧縣招投標(biāo)管理辦公室）