要“小樣” 須慎重

【探討與爭(zhēng)鳴】

要“小樣” 須慎重

■ 張澤明

曾幾何時(shí)，采購(gòu)人在進(jìn)行廚具、家具等貨物類政府采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)要求投標(biāo)人提供樣品，便于評(píng)審時(shí)可以直觀地感受貨物品相。但隨后《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第87號(hào)，以下簡(jiǎn)稱87號(hào)令）規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)一般不得要求投標(biāo)人提供樣品，僅憑書(shū)面方式不能準(zhǔn)確描述采購(gòu)需求或者需要對(duì)樣品進(jìn)行主觀判斷以確認(rèn)是否滿足采購(gòu)需求等特殊情況除外。87號(hào)令的出臺(tái)，雖然沒(méi)有完全禁止在政府采購(gòu)過(guò)程中提供樣品，但還是給樣品評(píng)審踩了一腳剎車(chē)。之后，隨著《中華人民共和國(guó)民法典》（以下簡(jiǎn)稱《民法典》）及相關(guān)司法解釋的頒布實(shí)施，對(duì)樣品評(píng)審又有了新的解釋要求。在此情況下，筆者認(rèn)為，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分考慮實(shí)際采購(gòu)需求，在合法合規(guī)的前提下慎重決定是否要求投標(biāo)人提供樣品。

要“小樣”的利弊分析

在采購(gòu)文件中明確要求投標(biāo)人提供樣品，可以使采購(gòu)人和評(píng)審專家直觀地了解貨物品質(zhì)。比如，在采購(gòu)廚具、家具、設(shè)計(jì)品等貨物過(guò)程中，盡管可以在采購(gòu)需求中明確貨物的材質(zhì)、大小、重量及技術(shù)參數(shù)等要求，但對(duì)于貨物的美觀度與制造材質(zhì)，不同廠家在滿足同樣技術(shù)參數(shù)要求的基礎(chǔ)上，其呈現(xiàn)的效果可能千差萬(wàn)別。這樣看來(lái)，要“小樣”就顯得很有必要了。

當(dāng)然，在采購(gòu)文件中明確要求提供樣品也會(huì)帶來(lái)不少麻煩。比如，投標(biāo)人將樣品運(yùn)送到評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)，不僅需要付出運(yùn)輸費(fèi)用，而且需要出動(dòng)人力進(jìn)行搬運(yùn)，部分非標(biāo)準(zhǔn)件還需要事先與廠家溝通進(jìn)行專門(mén)制作。這些都提高了投標(biāo)人的參與成本，一旦投標(biāo)人最后未中標(biāo)，其付出的相關(guān)人力、物力等成本如何計(jì)算與補(bǔ)償，都將是個(gè)問(wèn)題。有鑒于此，如果采購(gòu)項(xiàng)目要求提供樣品，那么或多或少地會(huì)影響投標(biāo)人尤其是中小企業(yè)的積極性，進(jìn)而在一定程度上限制了采購(gòu)人的選擇范圍。

此外，要“小樣”一事對(duì)評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)的條件、采購(gòu)文件的編制、采購(gòu)人的綜合能力都提出了更高要求。對(duì)于評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)的條件，當(dāng)涉及貨物類采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，其評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)有必要拓展出較大空間來(lái)擺放樣品，有些甚至還需要配置相應(yīng)加電或測(cè)試環(huán)境，以便樣品展示。按照87號(hào)令的規(guī)定，采購(gòu)文件不僅需要對(duì)樣品表述、樣品封存及退還、樣品隨帶檢測(cè)報(bào)告等進(jìn)行約定，而且還需要明確特殊情況（如投標(biāo)人未帶樣品是屬于無(wú)效投標(biāo)還是樣品分為零分）。在評(píng)審結(jié)束后，預(yù)中標(biāo)人的樣品需要進(jìn)行規(guī)范搬運(yùn)和封存，而未中標(biāo)人的樣品也需采購(gòu)人及時(shí)與其溝通并退回。這些都考驗(yàn)著采購(gòu)人的綜合能力，一旦有所差池，可能會(huì)出現(xiàn)大量的質(zhì)疑、投訴。

要“小樣”需關(guān)注的法律要點(diǎn)

一是87號(hào)令對(duì)樣品的限制要求。87號(hào)令第二十二條將采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要求提供樣品的范圍嚴(yán)格限定在“僅憑書(shū)面方式不能準(zhǔn)確描述采購(gòu)需求或者需要對(duì)樣品進(jìn)行主觀判斷以確認(rèn)是否滿足采購(gòu)需求等特殊情況”。同時(shí)，還要求投標(biāo)人提供樣品的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件中明確規(guī)定樣品的制作標(biāo)準(zhǔn)和要求、是否需要隨樣品提交相關(guān)檢測(cè)報(bào)告、樣品的評(píng)審方法以及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。需要隨樣品提交檢測(cè)報(bào)告的，還應(yīng)當(dāng)規(guī)定檢測(cè)機(jī)構(gòu)的要求、檢測(cè)內(nèi)容等。此外，在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)于未中標(biāo)人提供的樣品，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退還或經(jīng)未中標(biāo)人同意后自行處理；對(duì)于中標(biāo)人提供的樣品，應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的規(guī)定進(jìn)行保管、封存，并作為履約驗(yàn)收的參考。

二是《民法典》對(duì)樣品的進(jìn)一步要求。由于政府采購(gòu)合同適用《中華人民共和國(guó)合同法》，而自2021年1月1日起《民法典》生效后，該法就失效，因此，在《民法典》中有關(guān)樣品的要求對(duì)政府采購(gòu)也有約束力。具體來(lái)看，《民法典》第六百三十五條規(guī)定，應(yīng)當(dāng)封存樣品，且交付的標(biāo)的物應(yīng)當(dāng)與樣品及其說(shuō)明的質(zhì)量相同。此外，《民法典》第六百三十六條規(guī)定，買(mǎi)受人不知道樣品有隱蔽瑕疵的，即使交付的標(biāo)的物與樣品相同，出賣(mài)人交付的標(biāo)的物的質(zhì)量仍然應(yīng)當(dāng)符合同種物的通常標(biāo)準(zhǔn)。也就是說(shuō)，在投標(biāo)人所提供的樣品有隱蔽瑕疵而采購(gòu)人不知情的情況下，該條款對(duì)采購(gòu)人具有保護(hù)效力。

三是其他有關(guān)樣品的規(guī)定。自2021年1月1日起施行的《關(guān)于審理買(mǎi)賣(mài)合同糾紛案件適用法律問(wèn)題的解釋》第二十九條規(guī)定，“合同約定的樣品質(zhì)量與文字說(shuō)明不一致且發(fā)生糾紛時(shí)當(dāng)事人不能達(dá)成合意，樣品封存后外觀和內(nèi)在品質(zhì)沒(méi)有發(fā)生變化的，人民法院應(yīng)當(dāng)以樣品為準(zhǔn)；外觀和內(nèi)在品質(zhì)發(fā)生變化，或者當(dāng)事人對(duì)是否發(fā)生變化有爭(zhēng)議而又無(wú)法查明的，人民法院應(yīng)當(dāng)以文字說(shuō)明為準(zhǔn)?！卑凑赵撍痉ń忉?，即使采購(gòu)人要求提供樣品，也不代表其可以高枕無(wú)憂，這反而在履約驗(yàn)收時(shí)引入了一個(gè)新的變量，使得驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要在文字說(shuō)明和樣品實(shí)際品質(zhì)之間進(jìn)行一定的選擇，實(shí)際上提高了采購(gòu)人驗(yàn)收的要求。此外，采購(gòu)人還需要妥善保存好樣品，否則不僅要承擔(dān)樣品可能發(fā)生變化的舉證責(zé)任，而且還要承擔(dān)樣品損毀的賠償責(zé)任。

要“小樣”需把握的原則

鑒于前述法律法規(guī)的要求以及樣品評(píng)審的實(shí)踐，筆者建議，采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在考慮是否要求投標(biāo)人提供樣品時(shí)不妨把握以下六點(diǎn)原則。

一是盡量不要樣品。這不僅是對(duì)87號(hào)令一般不要樣品原則的遵循，而且也是對(duì)采購(gòu)人自己的保護(hù)。畢竟對(duì)于非必要提供樣品，不僅會(huì)增加供應(yīng)商的投標(biāo)成本，而且也會(huì)提高采購(gòu)人的管理費(fèi)用。

二是不因要求提供樣品而忽視對(duì)采購(gòu)需求的表述。如果確定必須提供樣品，那么采購(gòu)人應(yīng)盡量在采購(gòu)文件和合同中把標(biāo)的要求表述得詳盡與清晰。這樣不僅方便評(píng)審，而且也可以在中標(biāo)人樣品有隱蔽瑕疵或者在封存過(guò)程中發(fā)生變化時(shí)，采購(gòu)人可以依據(jù)前述《民法典》規(guī)定及相關(guān)司法解釋，憑借詳盡的標(biāo)的表述，維護(hù)好自身合法權(quán)益。

三是穩(wěn)妥做好在采購(gòu)過(guò)程中的樣品管理。例如，在采購(gòu)文件中明確樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、遞交時(shí)間與地點(diǎn)，以及如未提供樣品或樣品不符合要求的處理辦法等，并組織做好樣品編號(hào)（不體現(xiàn)投標(biāo)人信息）和簽收工作。在評(píng)審時(shí)，盡量不要對(duì)樣品進(jìn)行破壞性檢測(cè)；如需要，則事先在采購(gòu)文件中明確告知并約定損失由誰(shuí)承擔(dān)，避免引發(fā)爭(zhēng)議。提前與評(píng)審場(chǎng)地管理者做好對(duì)接工作，包括樣品的展示場(chǎng)地及相關(guān)輔助配置、樣品的現(xiàn)場(chǎng)搬運(yùn)與固定等。提前設(shè)計(jì)好倉(cāng)儲(chǔ)，做好樣品的封存與監(jiān)控。統(tǒng)籌考慮質(zhì)疑投訴及合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)返還未中標(biāo)人的樣品。

四是高度重視樣品在評(píng)審時(shí)的操作細(xì)節(jié)。這主要體現(xiàn)在采購(gòu)文件編制、樣品評(píng)審兩個(gè)環(huán)節(jié)。

在采購(gòu)文件編制環(huán)節(jié)，采購(gòu)人就要對(duì)樣品在評(píng)審時(shí)的各種細(xì)節(jié)進(jìn)行預(yù)演，如演示樣品設(shè)備應(yīng)如何規(guī)定等，防止采購(gòu)文件的要求不嚴(yán)謹(jǐn)或無(wú)法實(shí)施。比如，有些采購(gòu)文件要求樣品演示的某些技術(shù)指標(biāo)（如某些通信產(chǎn)品的無(wú)線功能擴(kuò)展、裝置工作溫度范圍、連續(xù)工作時(shí)間等），在樣品演示現(xiàn)場(chǎng)并無(wú)法完整演示。筆者認(rèn)為，如果采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在前期采購(gòu)文件編制環(huán)節(jié)中沒(méi)有注意到這個(gè)問(wèn)題，那么在現(xiàn)場(chǎng)一旦樣品無(wú)法完整演示時(shí)，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)將可以演示的指標(biāo)經(jīng)評(píng)審專家全部評(píng)審后，將采購(gòu)文件封存、暫停項(xiàng)目，待采購(gòu)文件關(guān)于演示的內(nèi)容修改完善后再繼續(xù)評(píng)審，避免后續(xù)環(huán)節(jié)被相關(guān)供應(yīng)商投訴。

在樣品評(píng)審環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員應(yīng)協(xié)調(diào)好供應(yīng)商、組織好專家，嚴(yán)格按照采購(gòu)文件要求進(jìn)行樣品評(píng)審。事實(shí)上，樣品評(píng)審環(huán)節(jié)一般是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)最容易出現(xiàn)紕漏的環(huán)節(jié)。比如，有的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)僅僅在開(kāi)標(biāo)前才打電話通知供應(yīng)商，告知其需要在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行樣品設(shè)備的演示，但并未以任何形式通知需要演示的內(nèi)容及人員配備等。筆者認(rèn)為，比較穩(wěn)妥的做法是在采購(gòu)文件中詳細(xì)規(guī)定樣品演示需要供應(yīng)商配合的人員及演示條目等要求，或者以郵件、告知函等方式統(tǒng)一通知供應(yīng)商，確保供應(yīng)商的知情權(quán)。又如，有的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)評(píng)審專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)樣品評(píng)審工作不重視，組織不力。采購(gòu)文件明明要求對(duì)十幾個(gè)技術(shù)指標(biāo)統(tǒng)一進(jìn)行樣品演示，但有些評(píng)審專家可能在看了幾個(gè)指標(biāo)后就匆忙結(jié)束了樣品評(píng)審工作。筆者認(rèn)為，此時(shí)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)決履行好組織評(píng)審的義務(wù)，要求評(píng)審專家將指標(biāo)全部看完，否則將有可能產(chǎn)生評(píng)審爭(zhēng)議，從而導(dǎo)致質(zhì)疑、投訴。

五是明確樣品隨附檢測(cè)報(bào)告的要求。87號(hào)令允許采購(gòu)人要求樣品隨附檢測(cè)報(bào)告，但應(yīng)當(dāng)規(guī)定檢測(cè)機(jī)構(gòu)的要求、檢測(cè)內(nèi)容等。值得注意的是，在某些情況下提供檢測(cè)證書(shū)是強(qiáng)制要求。比如，《關(guān)于擴(kuò)大政府采購(gòu)支持綠色建材促進(jìn)建筑品質(zhì)提升政策實(shí)施范圍的通知》（財(cái)庫(kù)〔2022〕35號(hào)）規(guī)定，綠色建材供應(yīng)商在供貨時(shí)應(yīng)當(dāng)出具所提供建材產(chǎn)品符合需求標(biāo)準(zhǔn)的證明性文件，包括國(guó)家統(tǒng)一推行的綠色建材產(chǎn)品認(rèn)證證書(shū)，或符合需求標(biāo)準(zhǔn)的有效檢測(cè)報(bào)告等。

六是采購(gòu)人要加強(qiáng)與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的溝通。由于樣品評(píng)審容易出現(xiàn)操作紕漏，采購(gòu)人如果覺(jué)得采購(gòu)項(xiàng)目需要投標(biāo)人提供樣品，那么應(yīng)事先與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保持充分溝通，明確樣品在提供過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，甚至可以對(duì)樣品評(píng)審過(guò)程進(jìn)行預(yù)演，最大限度地降低樣品評(píng)審的各種風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)人也可以要求采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)樣品進(jìn)行多角度拍照或錄像留存，便于未來(lái)樣品發(fā)生變化時(shí)進(jìn)行佐證。此外，采購(gòu)人還可以與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)協(xié)商，看能否通過(guò)虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR）等技術(shù)手段，進(jìn)行遠(yuǎn)程樣品評(píng)審并留存記錄，從而降低供應(yīng)商提供樣品參與投標(biāo)的成本。

本報(bào)擁有此文版權(quán)，若需轉(zhuǎn)載或復(fù)制，請(qǐng)注明來(lái)源于中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)，標(biāo)注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責(zé)任。