廣州政府采購檔案實現(xiàn)全程留痕

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廣州政府采購檔案實現(xiàn)全程留痕

本報訊 記者袁瑞娟報道 日前，廣東省廣州市財政局發(fā)布《關(guān)于加強政府采購檔案管理的通知》（以下簡稱《通知》）提出，政府采購檔案（以下簡稱為采購檔案）應(yīng)及時歸集、移交、歸檔，實施集中管理，做到采購全過程留痕可追溯。

“采購檔案是反映政府采購當事人依法管理和實施政府采購活動的重要憑證。我們在開展2023年度政府采購代理機構(gòu)監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)采購人、采購代理機構(gòu)在檔案管理方面存在諸多問題，對此，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章規(guī)定發(fā)布了《通知》，加強規(guī)范采購檔案管理?！睆V州市財政局政府采購監(jiān)管處處長劉鋒表示。

《通知》明確，采購人是采購檔案管理的第一責任人。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當建立和落實檔案工作責任制，明確管理機構(gòu)和分管領(lǐng)導、項目經(jīng)辦人員、檔案人員的權(quán)限及歸檔節(jié)點的責任分工，明確檔案歸集、管理、利用和銷毀責任，保證檔案真實有效和準確完整，并配合有關(guān)部門依法進行的監(jiān)督檢查。要確保檔案內(nèi)所有文件資料能夠正常調(diào)閱。因工作職責需要調(diào)閱、復制檔案內(nèi)容的，采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)予以提供，并按單位內(nèi)部控制管理制度進行登記。

同時，采購檔案應(yīng)及時歸集、移交、歸檔，實施集中管理。采購人與采購代理機構(gòu)簽訂委托代理協(xié)議時，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項的權(quán)利義務(wù)和責任。采購代理機構(gòu)注銷時，應(yīng)當向相關(guān)采購人移交檔案。任何個人或單位不得拒絕歸檔或者將檔案資料據(jù)為己有，禁止偽造、變造、隱匿政府采購檔案。政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存15年。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當配備適宜檔案保管的場所，要保持清潔衛(wèi)生，妥善保存每項采購活動的采購文件。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)每年定期對檔案進行清點核對，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當及時修補、復制或做其他技術(shù)處理，對仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)當重新劃定保存期限，對保存期滿經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。

  《通知》提出，鼓勵信息化建設(shè)及傳統(tǒng)載體檔案掃描備份。符合相關(guān)法律法規(guī)要求的電子檔案，具有與紙質(zhì)檔案同等效力。鼓勵采購代理機構(gòu)在“廣東政府采購智慧云平臺”架構(gòu)政府采購電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，并在條件允許時，申請與“廣東政府采購智慧云平臺”共享數(shù)據(jù)對接。政府采購項目實施電子化交易的，采購人應(yīng)當以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集檔案。鼓勵通過利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化整理，并保障數(shù)字化成果的安全保存和有效利用。已實現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當對檔案原件妥善保管。

  《通知》強調(diào)，全市要強化采購檔案的管理責任意識，加強監(jiān)督和指導。各級財政部門負責對本級采購人檔案管理進行監(jiān)督和指導，各主管預算單位應(yīng)加強對所屬單位檔案管理的檢查和業(yè)務(wù)指導，各采購人負責對采購代理機構(gòu)代理的本單位政府采購項目檔案管理進行監(jiān)督和指導。對在采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機構(gòu)等相關(guān)知情人應(yīng)當做好保密工作。

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