流程再造 降本增效

【大數(shù)據(jù)讓采購(gòu)更智慧】

流程再造 降本增效

——基于內(nèi)部控制重建電商協(xié)同非醫(yī)用物資數(shù)字化供應(yīng)鏈實(shí)踐

■ 張萍 向思君 賈夢(mèng)娜

非醫(yī)用物資采購(gòu)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和效率直接影響到醫(yī)院日常工作和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，如何保障非醫(yī)用物資的供應(yīng)在現(xiàn)代醫(yī)院管理中至關(guān)重要。降低采購(gòu)成本是推進(jìn)非醫(yī)用物資供應(yīng)鏈重建的本質(zhì)動(dòng)力，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持是助推器。

數(shù)字化供應(yīng)鏈?zhǔn)且环N運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字化技術(shù)，對(duì)物資計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)房管理、售后、物流、支付全過程進(jìn)行管理和優(yōu)化的新型供應(yīng)鏈模式。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入推進(jìn)和數(shù)字化進(jìn)程的同步加速，醫(yī)院物資管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。

四舉措促醫(yī)院物資管理效益最大化

目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)非醫(yī)用物資采購(gòu)及管理存在以下三種情況：一是線下采購(gòu)為主，供應(yīng)商管理難，價(jià)格透明難。二是內(nèi)控制度執(zhí)行難。三是信息化建設(shè)滯后，管理數(shù)據(jù)、信息孤島使商流、物流、資金流、數(shù)據(jù)流分離，導(dǎo)致采購(gòu)信息共享難、保真難、透明差、監(jiān)管難；同時(shí)導(dǎo)致后續(xù)報(bào)銷工作繁重，使得物資全流程管理難以實(shí)現(xiàn)。

在組織架構(gòu)層面需要組建醫(yī)院—電商—醫(yī)院管理系統(tǒng)（HRP）技術(shù)開發(fā)公司三位一體以分管院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的、結(jié)構(gòu)清晰、分工明確、保障有力、資源到位的項(xiàng)目組，人力、政策、崗位合力保障項(xiàng)目實(shí)施。

在技術(shù)層面需要升級(jí)優(yōu)化HRP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與電商平臺(tái)信息系統(tǒng)接口，抓取有效交易數(shù)據(jù)；實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采購(gòu)商品自動(dòng)入庫(kù)，一鍵出庫(kù)；實(shí)現(xiàn)支付與訂單和出入庫(kù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

在設(shè)計(jì)的底層邏輯方面需要聚焦問題分析，從底層原因分析發(fā)現(xiàn)問題的關(guān)鍵在于供應(yīng)鏈信息化建設(shè)滯后，商流、物流、資金流、信息流分離，導(dǎo)致操作層缺乏系統(tǒng)性規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使內(nèi)控制度執(zhí)行難，最終導(dǎo)致物資供應(yīng)需求響應(yīng)難、采購(gòu)效率低、信息保真難。

內(nèi)控制度及體系是數(shù)字化供應(yīng)鏈重構(gòu)的決策依據(jù)。重慶醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院的內(nèi)控體系包括內(nèi)控手冊(cè)、風(fēng)險(xiǎn)防控、內(nèi)控評(píng)價(jià)三個(gè)部分?！夺t(yī)療耗材管理制度》《物資采購(gòu)管理制度》是供應(yīng)鏈重建實(shí)踐中的行動(dòng)指南和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，所有的采購(gòu)行為留下的信息痕跡都是對(duì)內(nèi)控制度每一個(gè)工作流程的清晰描述和印證。

通過流程再造，借助電商平臺(tái)與HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通，在功能層面實(shí)現(xiàn)商品目錄管理、單價(jià)管理、賬號(hào)權(quán)限管理、訂單管理、自動(dòng)出入庫(kù)、物資簽收、支付與訂單、出入庫(kù)、簽收信息關(guān)聯(lián)；需求層面實(shí)現(xiàn)移動(dòng)采購(gòu)、可視化采購(gòu)、全網(wǎng)競(jìng)價(jià)或詢價(jià)、比價(jià)、全天候售前售后服務(wù)；實(shí)現(xiàn)層面提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本；呈現(xiàn)方式層面，實(shí)現(xiàn)商流、物流、資金流、數(shù)據(jù)信息流相互獨(dú)立又有機(jī)結(jié)合；從而讓采購(gòu)工作全流程透明可見性、協(xié)同性和規(guī)范性強(qiáng)，高效形成B端電商業(yè)務(wù)數(shù)字化供應(yīng)鏈生態(tài)圈，使醫(yī)院物資管理效益最大化。

六維度對(duì)項(xiàng)目全程管控

在采購(gòu)目錄管控方面重慶醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院從以下三個(gè)方面入手：首先是單品價(jià)格小于等于歷史單價(jià)的商品直接進(jìn)入采購(gòu)目錄；其次是設(shè)備設(shè)施每次采購(gòu)需審批后進(jìn)入采購(gòu)目錄；再次是第一次新增物資需審批后進(jìn)入采購(gòu)目錄。

在金額管控方面，一次性采購(gòu)金額≦5萬(wàn)元的新增物資，全網(wǎng)溯源詢價(jià)，審核通過后進(jìn)入采購(gòu)目錄；一次采購(gòu)金額≦5萬(wàn)元有采購(gòu)歷史的可在專屬商城直接下單；大于5萬(wàn)元的納入招標(biāo)管理。

在會(huì)計(jì)信息管控方面，采購(gòu)信息、會(huì)計(jì)信息保真是正確支付的重要內(nèi)容之一。在供應(yīng)鏈重建工作中，需前瞻性的合同前置、商品信息能溯源、信息動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)更新、采購(gòu)行為步步留痕、支付與訂單和出入庫(kù)信息自動(dòng)關(guān)聯(lián)等工作。

在價(jià)格及成本管控方面，首先將價(jià)格審核通過的商品放入專屬商品城，合理限制選品權(quán)限，有效控制采購(gòu)成本。其次與電商平臺(tái)簽訂年度折扣率戰(zhàn)略合作協(xié)議。雙方確認(rèn)年度折扣率8%—12%，每年一簽。

在訂單權(quán)限管控方面，以核算科室為采購(gòu)單位，訂單與HRP中的科室信息關(guān)聯(lián)。一個(gè)采購(gòu)賬號(hào)映射多個(gè)收貨地址。

物資在途風(fēng)險(xiǎn)管控方面，移動(dòng)APP“小易來(lái)了”可實(shí)現(xiàn)掃碼確認(rèn)收貨、驗(yàn)貨。為提高客戶體驗(yàn)，電商平臺(tái)在院內(nèi)增設(shè)物資驛站，集中配送到使用科室，形成多訂單打包一次配送模式，減少科室收貨頻率，打通院內(nèi)物流最后一米，讓投送效率更高。

小試牛刀 成果初現(xiàn)

一段時(shí)間試運(yùn)行后，一個(gè)低成本、高效率的數(shù)字化供應(yīng)鏈逐漸完善。

第一，實(shí)現(xiàn)采—供—求—管多位一體，全程可追溯可監(jiān)管，物資供應(yīng)的信息流、物流、財(cái)務(wù)流相對(duì)獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)，杜絕了無(wú)訂單采購(gòu)、換貨等不合規(guī)行為，規(guī)范并固化了支付用會(huì)計(jì)信息證據(jù)鏈。

第二，建立了完善的內(nèi)部控制體系，包括數(shù)據(jù)安全管理制度、物流風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、員工行為監(jiān)控機(jī)制等，有效提高了電商協(xié)同非醫(yī)用物資數(shù)字化供應(yīng)鏈的信息安全性。

第三，采購(gòu)成本下降。2022與2023同期采購(gòu)總數(shù)為103個(gè)品類的物資，采購(gòu)數(shù)量總體下降57.50%，金額總體下降29.30%。

第四，庫(kù)存數(shù)量及資金占有成本下降。不同采購(gòu)模式下2023年1—6月與2022年同期庫(kù)存數(shù)量及資金占有比較結(jié)果顯示，較2022年節(jié)約采購(gòu)資金130.875萬(wàn)元，降幅達(dá)23.49%。供應(yīng)商由2022年的73家減少到62家，呈下降趨勢(shì)。

第五，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，將物資需求、計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、驗(yàn)收、售后、物流等信息與支付數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)、環(huán)環(huán)相扣、步步留痕，保證了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在全流程中保真，使支付更準(zhǔn)確。

通過實(shí)踐，驗(yàn)證了基于內(nèi)部控制的電商協(xié)同非醫(yī)用物資數(shù)字化供應(yīng)鏈重建的可行性和有效性。重建過程中，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)濟(jì)管理規(guī)范，將頂層設(shè)計(jì)與現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)有機(jī)結(jié)合，探索社會(huì)資源與醫(yī)院資源整合新路徑，形成一系列可復(fù)制可推廣的改革經(jīng)驗(yàn)與做法，可為醫(yī)院物資管理的全面深化改革發(fā)揮重要的示范、突破、帶動(dòng)作用。

(作者單位：重慶醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院)

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