如何做好高校采購(gòu)“新文章”

如何做好高校采購(gòu)“新文章”

■ 石偉

如何降低采購(gòu)與招標(biāo)中可能帶來(lái)的財(cái)務(wù)等風(fēng)險(xiǎn)，又確保財(cái)政資金的使用效益？高校采購(gòu)從業(yè)人員需要結(jié)合采購(gòu)管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析研究，從而制定有效的措施來(lái)解決問(wèn)題。

風(fēng)險(xiǎn)現(xiàn)象

高校屬于全額撥款事業(yè)單位，運(yùn)行經(jīng)費(fèi)由政府按計(jì)劃劃撥，教學(xué)科研工作日常所需購(gòu)買性支出均屬于財(cái)政資金支出。高校的采購(gòu)與招標(biāo)通常使用財(cái)政性資金，管理工作符合政府采購(gòu)管轄范疇，適用政府采購(gòu)法規(guī)定的流程。政府采購(gòu)應(yīng)遵循公開(kāi)透明、公平競(jìng)爭(zhēng)、公正和誠(chéng)實(shí)信用原則，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商等方式開(kāi)展。這些采購(gòu)方式在一定程度上體現(xiàn)了采購(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)性，有利于節(jié)約采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，提升高校資金的使用效率。

但從近幾年實(shí)踐來(lái)看，高校采購(gòu)工作中還存在一些不容忽視的問(wèn)題。首先，自行采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量較多，這部分采購(gòu)由二級(jí)單位或教師個(gè)人自行執(zhí)行，雖然有詢價(jià)、比價(jià)行為，但往往調(diào)研范圍較小且多為被動(dòng)式調(diào)研，導(dǎo)致這類采購(gòu)未進(jìn)行充分市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，資金使用透明度不高。

其次，資產(chǎn)采購(gòu)立項(xiàng)論證不充分、不合理，部分采購(gòu)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)和內(nèi)容不明確，立項(xiàng)審批不嚴(yán)格，采購(gòu)前未梳理同類資產(chǎn)現(xiàn)有存量。重購(gòu)置輕管理，采購(gòu)?fù)瓿珊笤O(shè)備使用率極低甚至被閑置廢棄，新增資產(chǎn)的價(jià)值無(wú)法發(fā)揮。

最后，部分項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)研不充分，負(fù)責(zé)人對(duì)設(shè)備的運(yùn)行、安裝原理不清楚，導(dǎo)致所采設(shè)備無(wú)法在指定位置安裝調(diào)試，或?qū)υO(shè)備性能、技術(shù)性能估計(jì)不足，導(dǎo)致所采設(shè)備無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不能進(jìn)行高層次操作，必須進(jìn)行二次追加投資才能實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)行。

原因分析

為何會(huì)出現(xiàn)上述現(xiàn)象，原因有很多。一是管理人員對(duì)采購(gòu)與招標(biāo)中的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足。在高校采購(gòu)與招標(biāo)中，由于受到事業(yè)單位管理體制和工作慣性等多方面原因的影響，大部分高校采用了傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制管理模式，領(lǐng)導(dǎo)簽字即通過(guò)。管理人員對(duì)采購(gòu)與招標(biāo)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)程度不足，在實(shí)際采購(gòu)前的立項(xiàng)論證審批、招標(biāo)過(guò)程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員不能有效認(rèn)識(shí)具體的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并及時(shí)采取防范措施，對(duì)招標(biāo)各環(huán)節(jié)工作的審核流于形式。

二是采購(gòu)預(yù)算管理體系不夠完善。省屬高校的財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)與招標(biāo)工作分別接受省級(jí)教育、財(cái)政管理部門的雙重指導(dǎo)。因采購(gòu)周期較長(zhǎng)，采購(gòu)管理人員不能將采購(gòu)過(guò)程中的信息及時(shí)反饋到預(yù)算管理部門。大部分高校未結(jié)合學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況實(shí)施全面成本預(yù)算核算管理。在招標(biāo)采購(gòu)管理中，缺少全局性預(yù)算管理制度和實(shí)施流程，無(wú)法按進(jìn)度對(duì)預(yù)算執(zhí)行的整個(gè)過(guò)程考評(píng)，也不能按照財(cái)政監(jiān)管部門要求編制準(zhǔn)確翔實(shí)的年度采購(gòu)預(yù)算；預(yù)算可行性研究較少，導(dǎo)致下年度項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)開(kāi)展中出現(xiàn)預(yù)算不足、預(yù)算超額或者無(wú)預(yù)算的情況；部分支出未按計(jì)劃或項(xiàng)目進(jìn)度緩慢，導(dǎo)致資金無(wú)法使用。以上情況引發(fā)了政府采購(gòu)預(yù)算編制、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收入庫(kù)相互脫節(jié)，造成高校對(duì)政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行不徹底，與財(cái)政監(jiān)管部門“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)、無(wú)預(yù)算不支付”的基本要求相違背。

三是政府采購(gòu)組織架構(gòu)與要求不匹配。從機(jī)構(gòu)設(shè)置方面看，部分高校將采購(gòu)職能分散在多個(gè)部門，比如預(yù)算編制、采購(gòu)資金管理由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)職能分散在后勤或資產(chǎn)管理部門，采購(gòu)結(jié)果執(zhí)行及驗(yàn)收分散在各二級(jí)單位，預(yù)算編制與采購(gòu)執(zhí)行人員對(duì)業(yè)務(wù)全流程不熟悉，這種模式削弱了政府采購(gòu)執(zhí)行效果。分段式管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)資金的全流程監(jiān)管，存在管理盲區(qū)。

近年來(lái)，高校在落實(shí)政府采購(gòu)工作的同時(shí)，配備了一定數(shù)量的采購(gòu)與招標(biāo)管理人員，但二級(jí)單位直接負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員基本為兼職人員。這些人對(duì)政府采購(gòu)知識(shí)了解不多，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，不符合高校政府采購(gòu)工作的總體要求。

四是采購(gòu)與招標(biāo)目標(biāo)成本難以把控。采購(gòu)實(shí)踐中，高校采購(gòu)與招標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施。由于時(shí)間、經(jīng)費(fèi)等限制，項(xiàng)目組在立項(xiàng)調(diào)研中往往是被動(dòng)式調(diào)研，市場(chǎng)推銷什么就調(diào)研什么，對(duì)產(chǎn)品定位、市場(chǎng)價(jià)格等細(xì)節(jié)信息的把握不夠準(zhǔn)確。在常規(guī)采購(gòu)中，由于對(duì)采購(gòu)和財(cái)務(wù)管理制度不了解，部分項(xiàng)目組教師在資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)存在根據(jù)自己獲批經(jīng)費(fèi)額度而非項(xiàng)目實(shí)際需求盲目追求價(jià)格與規(guī)格型號(hào)高檔次的設(shè)備，導(dǎo)致實(shí)際的預(yù)算和購(gòu)買價(jià)格遠(yuǎn)高于市場(chǎng)價(jià)格。部分項(xiàng)目預(yù)算人員對(duì)項(xiàng)目估算不充分可能會(huì)二次追加投資，給高校造成不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

對(duì)策探討

隨著高等教育事業(yè)教學(xué)科研體制改革的不斷深化，各種設(shè)備、服務(wù)采購(gòu)量大幅增加，規(guī)范高校政府采購(gòu)管理勢(shì)在必行。

——要重視采購(gòu)預(yù)算的管理。為適應(yīng)上級(jí)監(jiān)管部門預(yù)算管理制度，確保高校政府采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際建立全面預(yù)算管理體系。財(cái)務(wù)、采購(gòu)部門對(duì)政府采購(gòu)預(yù)算編制管理把關(guān)，依據(jù)規(guī)章制度完成預(yù)算管理目標(biāo)，監(jiān)督資金流轉(zhuǎn)與執(zhí)行。

在預(yù)算操作層面，組建預(yù)算編制工作組，管理、監(jiān)督和執(zhí)行學(xué)校的采購(gòu)工作，由主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員、招標(biāo)管理人員、二級(jí)單位專家、教授共同評(píng)審采購(gòu)意向，對(duì)申報(bào)項(xiàng)目進(jìn)行論證，本著既符合學(xué)校和學(xué)科發(fā)展需求，又能節(jié)約資金、提高資產(chǎn)使用效率的原則審核立項(xiàng)。

采購(gòu)管理部門要根據(jù)各部門的采購(gòu)預(yù)算建立全校采購(gòu)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，按年度記錄申請(qǐng)購(gòu)置項(xiàng)目的具體指標(biāo)、性能以及預(yù)算金額、實(shí)際采購(gòu)價(jià)格等信息，確保采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算相對(duì)應(yīng)。在財(cái)政年度結(jié)束時(shí)，采購(gòu)管理部門需要對(duì)項(xiàng)目庫(kù)中已經(jīng)安排并執(zhí)行的項(xiàng)目進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)轉(zhuǎn)，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為下一年度編制部門預(yù)算提供參考，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)與招標(biāo)中財(cái)務(wù)事項(xiàng)的跟進(jìn)式管理。

——要規(guī)范政府采購(gòu)程序，加強(qiáng)成本控制管理。在實(shí)施過(guò)程中，高校要重視采購(gòu)計(jì)劃的編制，充分調(diào)研。職能部門組建專門的市場(chǎng)考察團(tuán)隊(duì)，協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)教師對(duì)擬采購(gòu)的貨物或服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研分析，制定合理預(yù)算價(jià)格。對(duì)于限額標(biāo)準(zhǔn)以下的低值易耗的自行采購(gòu)項(xiàng)目制定內(nèi)控管理辦法，加強(qiáng)監(jiān)管，保證采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、透明、公正。

——要注意優(yōu)化采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)。高校應(yīng)完善政府采購(gòu)管理組織的架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)職能管理分工。省屬高校建立學(xué)校層面的采購(gòu)與招標(biāo)委員會(huì)，加強(qiáng)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)；設(shè)立專門采購(gòu)管理部門，根據(jù)管理職能設(shè)置預(yù)算與計(jì)劃、采購(gòu)、招標(biāo)、驗(yàn)收等內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，安排專業(yè)人員來(lái)承擔(dān)政府采購(gòu)管理工作。相關(guān)人員應(yīng)具有財(cái)務(wù)管理、政府采購(gòu)、合同、資產(chǎn)管理等方面基本知識(shí)背景，從事工程項(xiàng)目招標(biāo)管理的還應(yīng)具備建筑學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。同時(shí)，要加強(qiáng)與上級(jí)教育行政主管部門、財(cái)政主管部門的溝通協(xié)調(diào)，以及和高校財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、二級(jí)單位密切配合。

政府采購(gòu)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)影響著政府采購(gòu)執(zhí)行水平。省屬高校要加大對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，全面提升人員素質(zhì)。

——要?jiǎng)討B(tài)規(guī)范采購(gòu)流程。高校要結(jié)合學(xué)校特色和學(xué)科發(fā)展方向，制定采購(gòu)管理辦法，建立采購(gòu)與招標(biāo)管理體系，采購(gòu)與招標(biāo)操作流程等，厘清各職能部門的權(quán)責(zé)與義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)制度廢改立的審核，定期修訂管理制度，確保所執(zhí)行的制度符合相關(guān)法律法規(guī)要求。在崗位設(shè)置時(shí)注意上下游崗位的業(yè)務(wù)銜接和相互監(jiān)督，對(duì)于重要崗位施行定期輪崗制度；健全決策機(jī)制，做到公正、透明；規(guī)范財(cái)務(wù)審核審批制度，形成業(yè)務(wù)閉環(huán)。

當(dāng)前，我國(guó)高校政府采購(gòu)還處在制度不斷完善和流程持續(xù)規(guī)范的階段，存在問(wèn)題不可避免。相關(guān)職能部門應(yīng)重視高校采購(gòu)管理，正視風(fēng)險(xiǎn)和其中的不足。相關(guān)工作人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作觀念，緊跟信息化和現(xiàn)代化發(fā)展大潮，不斷創(chuàng)新，用新思維解決目前政府采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題，讓政府采購(gòu)更好地服務(wù)于高校發(fā)展。

作者單位：西安工業(yè)大學(xué)

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