《招標投標電子文件歸檔規(guī)范》國家標準發(fā)布

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《招標投標電子文件歸檔規(guī)范》國家標準發(fā)布

本報訊 記者樂佳超報道 近日，國家檔案局正式公布《招標投標電子文件歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）行業(yè)標準，其中規(guī)定了招標投標交易平臺形成電子文件歸檔的一般方法，涵蓋了招標投標電子文件歸檔范圍以及招標投標電子文件的形成、收集、整理、歸檔、系統(tǒng)功能接口等多方面的指標和要求，為推行招標投標電子檔案“單套制”管理提供了一種技術(shù)方案?！兑?guī)范》自2025年2月1日起實施。

《規(guī)范》明確，招標人、招標代理機構(gòu)、投標人、第三方平臺機構(gòu)均應(yīng)對各自參與的部分電子文件進行歸檔；招標人應(yīng)落實主體責(zé)任，歸檔全套招標投標電子文件；電子招標投標交易平臺應(yīng)建設(shè)歸檔功能對相關(guān)電子文件進行形成、收集與整理，或建設(shè)能夠與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接的接口功能。使用除招標人或招標代理機構(gòu)之外第三方運營的電子招標投標交易平臺的單位，應(yīng)與電子招標投標交易平臺運營機構(gòu)簽訂使用合同，約定歸檔事項，包括歸檔時間、歸檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。電子招標投標交易平臺運營機構(gòu)應(yīng)及時將應(yīng)由招標人、投標人、招標代理機構(gòu)歸檔保存的招標投標電子文件移交招標人、投標人、招標代理機構(gòu)歸檔。

《規(guī)范》規(guī)定，招標、投標、開標、評標、中標（定標）等招標投標活動全過程產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)均應(yīng)納人歸檔范圍。與招標投標活動相關(guān)，但不是由電子招標投標交易平臺產(chǎn)生的電子文件，可根據(jù)工作實際納入招標投標電子文件歸檔范圍。招標投標電子文件歸檔工作應(yīng)在標段（包）招標流程終結(jié)后定期進行，終結(jié)節(jié)點既可為中標通知書發(fā)出后，也可為合同簽訂后，根據(jù)各單位實際情況決定。標段（包）招標流程終結(jié)后，移交歸檔責(zé)任人按歸檔范圍定期將招標投標形成的電子文件和元數(shù)據(jù)，通過接口傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)；不具備在線歸檔條件的，移交歸檔責(zé)任人應(yīng)形成離線的歸檔信息包，移交招標人、投標人及招標代理機構(gòu)的招標投標業(yè)務(wù)部門。具體歸檔傳輸時間不晚于招標投標所在項目文件歸檔或采購年度的次年3月31日。招標投標電子文件收集時應(yīng)完整捕獲元數(shù)據(jù)。電子招標投標交易平臺形成的招標投標電子文件，無論是否納人歸檔范圍，均應(yīng)確定在原平臺上保留的時間，如國家相關(guān)法規(guī)無明確規(guī)定，則至少保留3年。招標代理機構(gòu)及第三方平臺機構(gòu)應(yīng)將完成歸檔整理的招標投標電子文件在一次標段（包）整理完成后向檔案部門歸檔，也可多個標段（包）、一個項目的所有標段（包）、多個項目的所有標段（包）一起整理完成后向檔案部門歸檔，最遲不應(yīng)超過電子文件形成后的次年6月。

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