探討端到端的公共采購(gòu)全生命周期數(shù)字化

【他山之石】

探討端到端的公共采購(gòu)全生命周期數(shù)字化

公共采購(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅僅是將現(xiàn)有的模擬流程復(fù)制成數(shù)字格式。它正在從端到端的角度重新考慮整個(gè)公共采購(gòu)流程，包括投標(biāo)前和投標(biāo)后階段。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（以下簡(jiǎn)稱經(jīng)合組織）嘗試建立端到端的公共采購(gòu)全生命周期數(shù)字化。

概念解釋

端到端的公共采購(gòu)全生命周期數(shù)字化，是指以數(shù)字格式覆蓋公共采購(gòu)程序整個(gè)生命周期的系統(tǒng)，并涉及從開(kāi)始到結(jié)束的綜合視圖，包括從準(zhǔn)備、規(guī)劃到最終支付的所有階段。

經(jīng)合組織表示，這種端到端的方法對(duì)于問(wèn)責(zé)制和透明度，以及與合同履行和公共支出的更廣泛成果建立聯(lián)系至關(guān)重要。該方法以用戶為中心，重點(diǎn)關(guān)注用戶及其需求，而不是技術(shù)。通過(guò)了解和滿足訂約當(dāng)局、中央采購(gòu)機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商和其他用戶的需求，戰(zhàn)略性地采用數(shù)據(jù)和使用數(shù)字工具，以重新思考現(xiàn)有流程和程序。

經(jīng)合組織認(rèn)為，不僅要將現(xiàn)有的模擬流程數(shù)字化或者升級(jí)技術(shù)，而且必須重新審視文化和實(shí)踐。用戶的見(jiàn)解和要求以及數(shù)據(jù)輸入為轉(zhuǎn)化過(guò)程提供信息。換言之，需要理解和響應(yīng)用戶需求，整合他們的反饋，讓他們參與轉(zhuǎn)型過(guò)程，并定制數(shù)字解決方案來(lái)解決相關(guān)問(wèn)題。

分階段討論

在投標(biāo)前階段，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以顯著提高采購(gòu)效率。具體來(lái)看，訂約當(dāng)局和中央采購(gòu)機(jī)構(gòu)可以利用數(shù)字工具進(jìn)行市場(chǎng)研究，并深入了解市場(chǎng)趨勢(shì)和供應(yīng)商的能力。高級(jí)數(shù)據(jù)分析有助于需求預(yù)測(cè)和采購(gòu)規(guī)劃，確保采購(gòu)活動(dòng)符合實(shí)際需求和采購(gòu)預(yù)算。數(shù)字工具（如基于云的協(xié)作工具）可以通過(guò)改善采購(gòu)官員和各利益攸關(guān)方之間的溝通，促進(jìn)利益攸關(guān)方的參與和協(xié)作，以及以用戶為中心的方法應(yīng)用。訂約當(dāng)局可以從最終用戶和潛在供應(yīng)商那里收集有價(jià)值的反饋，再根據(jù)最終用戶的需要和市場(chǎng)可以提供的機(jī)會(huì)，來(lái)細(xì)化采購(gòu)要求。

例如，葡萄牙首都里斯本于2021年開(kāi)發(fā)了創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展采購(gòu)規(guī)劃平臺(tái)，用于貨物、工程和服務(wù)需求的中期預(yù)測(cè)。該平臺(tái)允許錄入貨物、工程和服務(wù)的年度需求，以及未來(lái)在招標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮的社會(huì)、綠色和經(jīng)濟(jì)措施。在招標(biāo)前階段，該平臺(tái)可設(shè)定與公共采購(gòu)舉措有關(guān)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，確定可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵領(lǐng)域，制定年度公共采購(gòu)計(jì)劃，并為監(jiān)測(cè)提供基準(zhǔn)和數(shù)據(jù)。通過(guò)采用創(chuàng)新的預(yù)招標(biāo)方法，該平臺(tái)將年度規(guī)劃流程轉(zhuǎn)變?yōu)橐豁?xiàng)戰(zhàn)略行動(dòng)，以促進(jìn)超越綠色標(biāo)準(zhǔn)的可持續(xù)創(chuàng)新。

投標(biāo)階段也從數(shù)字化轉(zhuǎn)型中受益匪淺。招標(biāo)階段包括公布招標(biāo)機(jī)會(huì)、潛在供應(yīng)商提交投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、選擇符合要求的投標(biāo)書(shū)、發(fā)布授標(biāo)通知以及與中標(biāo)者簽訂合同。數(shù)字化轉(zhuǎn)型有助于訂約當(dāng)局科學(xué)決策，提高招標(biāo)流程的透明度。具體來(lái)看，數(shù)據(jù)分析功能有助于評(píng)標(biāo)和價(jià)格分析。自動(dòng)化算法可以實(shí)現(xiàn)比較投標(biāo)、檢測(cè)異常情況，以及標(biāo)記潛在的串通投標(biāo)或欺詐情況的目的，從而確保評(píng)估流程的公平透明。經(jīng)合組織認(rèn)為，這種數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方法可以最大程度地減少人為因素，實(shí)現(xiàn)更高的性價(jià)比。

以意大利的小額采購(gòu)電子平臺(tái)為例，該平臺(tái)為意大利小額采購(gòu)提供了靈活的操作空間，即允許通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化電子目錄直接授標(biāo)，并允許向通過(guò)資格預(yù)審的供應(yīng)商詢價(jià)。具體來(lái)看，訂約當(dāng)局可以進(jìn)入平臺(tái)查看電子目錄，并比較不同供應(yīng)商所提供的價(jià)格、功能和交付條件，然后通過(guò)直接訂單或詢價(jià)進(jìn)行采購(gòu)。該平臺(tái)可以幫助訂約當(dāng)局放寬公共采購(gòu)市場(chǎng)準(zhǔn)入、節(jié)省采購(gòu)時(shí)間、確保整個(gè)采購(gòu)過(guò)程透明，以及比較各地供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品。同時(shí)，還有助于供應(yīng)商降低采購(gòu)成本。

招標(biāo)后階段包括合同管理、績(jī)效評(píng)估和支付，可以多種方式受益于數(shù)字化轉(zhuǎn)型。比如，數(shù)字工具可以支持合同管理，從而簡(jiǎn)化對(duì)合同義務(wù)的監(jiān)控和執(zhí)行。數(shù)字合同存儲(chǔ)庫(kù)和合同管理系統(tǒng)允許相關(guān)方輕松訪問(wèn)合同詳細(xì)信息，便于及時(shí)續(xù)訂、修訂和合規(guī)性跟蹤。自動(dòng)績(jī)效跟蹤系統(tǒng)可以根據(jù)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，實(shí)時(shí)評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效。

經(jīng)合組織認(rèn)為，這種數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方法能夠主動(dòng)識(shí)別表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商并及時(shí)進(jìn)行干預(yù)，確保雙方按照商定的條款交付貨物或服務(wù)。更廣泛地說(shuō)，數(shù)字化程度提高所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以用來(lái)衡量采購(gòu)戰(zhàn)略的影響，并回答有關(guān)政府支出對(duì)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)乃至整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生何種影響的問(wèn)題。

此外，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以實(shí)現(xiàn)更好的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理。通過(guò)將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具與合同管理系統(tǒng)相結(jié)合，可以密切監(jiān)測(cè)供應(yīng)商違規(guī)或財(cái)務(wù)不穩(wěn)定等潛在風(fēng)險(xiǎn)。及早發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，可以使訂約當(dāng)局提前采取措施，減輕潛在的干擾。

總之，端到端的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方法對(duì)采購(gòu)全生命周期的每個(gè)階段都大有裨益。通過(guò)關(guān)注數(shù)據(jù)整合、以用戶為中心和流程自動(dòng)化，政府可以在采購(gòu)流程中實(shí)現(xiàn)更高的效率和透明度，從而創(chuàng)造更多的公共價(jià)值。

以歐盟為例

目前，歐盟實(shí)施了多項(xiàng)計(jì)劃，旨在通過(guò)數(shù)字技術(shù)重新思考公共采購(gòu)全生命周期。例如，《歐盟公共采購(gòu)指令》規(guī)定了采購(gòu)程序的組織規(guī)則，并公布了歐盟限額以上公共合同生成的數(shù)據(jù)。地方、地區(qū)和國(guó)家一級(jí)的公共采購(gòu)者必須根據(jù)歐盟出版局所提供的技術(shù)規(guī)范，在《每日招標(biāo)》上公布?xì)W盟限額以上采購(gòu)活動(dòng)的通知和授標(biāo)信息。然而，公布義務(wù)目前并不涵蓋整個(gè)采購(gòu)周期，特別是招標(biāo)后階段。

《歐盟公共采購(gòu)指令》還要求，采購(gòu)文件可以電子方式獲取，并在貿(mào)易、環(huán)境和發(fā)展通知中包含相關(guān)鏈接；供應(yīng)商可以電子方式提交標(biāo)書(shū)；訂約當(dāng)局可以接受電子發(fā)票。

歐盟委員會(huì)還制定了歐洲單一采購(gòu)文件（The European Single Procurement Document，以下簡(jiǎn)稱ESPD），即企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、能力和公共采購(gòu)程序適用性的單一自我申報(bào)表格。ESPD以所有歐盟語(yǔ)言的形式提供，并被看作是符合排除標(biāo)準(zhǔn)（如刑事定罪、嚴(yán)重的職業(yè)不當(dāng)行為）和選擇標(biāo)準(zhǔn)（財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)能力）的初步證明。換言之，投標(biāo)人不再需要提供完整的證明材料或表格。一般而言，只有中標(biāo)、成交供應(yīng)商必須提交全套基礎(chǔ)文件（除非需要驗(yàn)證其他參與者的特定文件，以確保程序的正確進(jìn)行）。

自2018年10月起，ESPD完全以電子形式提供。經(jīng)合組織認(rèn)為，將ESPD與國(guó)家電子采購(gòu)服務(wù)以及國(guó)家注冊(cè)和成員數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合，可以充分發(fā)揮ESPD的潛力。換言之，ESPD可以作為企業(yè)在歐盟任何地方進(jìn)行投標(biāo)的“商務(wù)護(hù)照”。這使得數(shù)據(jù)可重復(fù)使用、默認(rèn)表單預(yù)填充和不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換成為可能。反過(guò)來(lái)，公共購(gòu)買者和供應(yīng)商從自動(dòng)化中受益，使ESPD的應(yīng)用更加容易，并降低數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率。

此外，歐盟電子交易委員會(huì)通過(guò)實(shí)施歐盟數(shù)字單一市場(chǎng)戰(zhàn)略即一次性原則，為簡(jiǎn)化采購(gòu)程序奠定了基礎(chǔ)。一次性原則，是指當(dāng)公共部門所擁有的數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)有相關(guān)供應(yīng)商信息時(shí)，不應(yīng)再要求該供應(yīng)商提供信息以證明其符合程序規(guī)定。

（編譯/張舒慧）

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