關(guān)于加強(qiáng)對(duì)代理機(jī)構(gòu)考核管理的思考

【采購人視角看代理】

關(guān)于加強(qiáng)對(duì)代理機(jī)構(gòu)考核管理的思考

■ 張琳 孫一峰

今年，筆者單位啟動(dòng)了新一輪政府采購代理機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱代理機(jī)構(gòu)）公開遴選工作，在此期間也引發(fā)了筆者對(duì)如何選擇一個(gè)合格代理機(jī)構(gòu)的思考。代理機(jī)構(gòu)有自身的“硬”實(shí)力和“軟”實(shí)力。公司“硬”實(shí)力是選擇代理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)，涉及到有效的工商注冊(cè)登記、良好的經(jīng)營狀況和信用等級(jí)、固定的開評(píng)標(biāo)室和儲(chǔ)存檔案的場(chǎng)所、必要的辦公軟件設(shè)備等，以保障代理業(yè)務(wù)正常開展。公司“軟”實(shí)力是代理機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)力的核心表現(xiàn)，涉及到開展代理業(yè)務(wù)的有效業(yè)績(jī)、健全的管理制度和工作紀(jì)律、負(fù)責(zé)代理業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)等。公司“硬”實(shí)力是開展代理業(yè)務(wù)必備的外部條件，筆者想重點(diǎn)探討從哪些因素考核評(píng)估代理機(jī)構(gòu)的“軟”實(shí)力，提出一些對(duì)代理機(jī)構(gòu)考核評(píng)估的方式，以便有效提高代理機(jī)構(gòu)的代理服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。

代理機(jī)構(gòu)考核評(píng)估因素

筆者認(rèn)為，對(duì)代理機(jī)構(gòu)的考核評(píng)估因素主要有以下幾個(gè)方面。

——專業(yè)程度。在開展代理業(yè)務(wù)的過程中，采購人大部分時(shí)間接觸的是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，代理機(jī)構(gòu)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開展業(yè)務(wù)的載體。在開展評(píng)審會(huì)議前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)深入了解采購需求，與采購人準(zhǔn)確高效溝通，確保采購文件能夠完整規(guī)范表述。在評(píng)審會(huì)議過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)具備組織、表達(dá)、溝通協(xié)調(diào)等方面的能力。在評(píng)審會(huì)議后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)保證發(fā)布相關(guān)信息的準(zhǔn)確性、相關(guān)材料的完整性、處理爭(zhēng)議事件的條理性。筆者認(rèn)為，在遴選代理機(jī)構(gòu)過程中要著重對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。

——時(shí)間成本。財(cái)政預(yù)算執(zhí)行講求時(shí)效，代理機(jī)構(gòu)是協(xié)助采購人提高工作質(zhì)量、提升采購效率的重要幫手。筆者認(rèn)為，能夠長期合作的代理機(jī)構(gòu)一定是可以為用戶付出時(shí)間成本的。如一個(gè)采購文件編制1個(gè)小時(shí)和編制5個(gè)小時(shí)，編制5個(gè)小時(shí)的錯(cuò)誤率可能明顯降低，一個(gè)采購文件1個(gè)人編制和經(jīng)過3個(gè)人審查，經(jīng)過審查的采購文件完整度可能更高。

——職業(yè)道德。在職業(yè)活動(dòng)中，從業(yè)人員應(yīng)遵循行業(yè)的道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則。代理機(jī)構(gòu)是受采購人委托協(xié)助開展招標(biāo)采購相關(guān)業(yè)務(wù)，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁出現(xiàn)提前泄露采購有關(guān)信息、設(shè)置無關(guān)收費(fèi)事項(xiàng)等行為。招標(biāo)采購行業(yè)充滿了利益競(jìng)爭(zhēng)，筆者認(rèn)為，代理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員的職業(yè)道德也是需要考核評(píng)估的因素。

代理機(jī)構(gòu)考核評(píng)估的實(shí)施

筆者結(jié)合日常工作，談一些對(duì)代理機(jī)構(gòu)的考核評(píng)估方式。

——日?？己?。筆者認(rèn)為，采購人應(yīng)注重每一個(gè)代理項(xiàng)目的考核與評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)日常考核評(píng)估的數(shù)據(jù)積累，為年度考核評(píng)價(jià)做好數(shù)據(jù)支撐。代理機(jī)構(gòu)在完成委托項(xiàng)目后，采購人可以從法律法規(guī)理解程度、項(xiàng)目執(zhí)行情況、完成的質(zhì)量和效率、各環(huán)節(jié)合法合規(guī)性、職業(yè)道德、服務(wù)態(tài)度、質(zhì)疑應(yīng)對(duì)處理、資料完整度等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。主觀評(píng)分項(xiàng)可以設(shè)置區(qū)間分值，客觀評(píng)分項(xiàng)可以設(shè)置固定分值，若全部設(shè)置固定分值，容易出現(xiàn)分值大量重復(fù)，綜合考評(píng)差距較小等情況。通過計(jì)算代理機(jī)構(gòu)年度所有項(xiàng)目的平均分可以形成日常考核得分，同時(shí)也可以作為委托項(xiàng)目分配的重要參考依據(jù)。

——特殊事項(xiàng)考核。采購人要注重代理機(jī)構(gòu)在日常工作中對(duì)特殊事項(xiàng)的督查整改，整改過程應(yīng)有時(shí)間限定、材料要求和處理結(jié)果，以保證代理機(jī)構(gòu)重視相關(guān)事項(xiàng)的處理，達(dá)到提高專業(yè)能力和管理水平的目標(biāo)。有的代理機(jī)構(gòu)只依靠1-2個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，在業(yè)務(wù)量不斷增加的情況下，仍然把大量工作壓到1-2個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理身上，縱然項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)驗(yàn)豐富，處理每個(gè)代理項(xiàng)目也只能草草了事，沒有時(shí)間對(duì)項(xiàng)目仔細(xì)思考、查漏補(bǔ)缺，這樣的代理機(jī)構(gòu)筆者認(rèn)為應(yīng)該中止委托。當(dāng)代理機(jī)構(gòu)發(fā)生工作失誤時(shí)，應(yīng)該要求其實(shí)施專項(xiàng)整改，整改程序由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭召開研討會(huì)議，就出現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析和總結(jié)，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行再研究再認(rèn)識(shí)，形成具體工作調(diào)整方案提交給用戶，防止在后續(xù)項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)類似差錯(cuò)，從業(yè)務(wù)流程方面堵塞漏洞。在投訴質(zhì)疑的處理上，可以從積極溝通的有效性、準(zhǔn)確把握質(zhì)疑的合理性、質(zhì)疑處理的及時(shí)性，質(zhì)疑答復(fù)的專業(yè)性等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。有的代理機(jī)構(gòu)起草的質(zhì)疑答復(fù)內(nèi)容不夠?qū)I(yè)、不夠肯定，甚至引起供應(yīng)商無端猜測(cè)，激化矛盾，引發(fā)投訴，這樣的代理機(jī)構(gòu)筆者認(rèn)為應(yīng)該中止委托。

——年度考核。在年度考核時(shí)，可以讓代理機(jī)構(gòu)提交年度工作總結(jié)，考核工作組結(jié)合年度工作總結(jié)、制度完善程度、特殊事項(xiàng)處理、日?？己说梅值纫蛩剡M(jìn)行綜合打分，作為續(xù)簽下一年委托協(xié)議的重要參考依據(jù)。前文已說明了特殊事項(xiàng)處理、日?？己说目己嗽u(píng)估因素，面向年度工作總結(jié)方面，筆者認(rèn)為，可以通過語言簡(jiǎn)潔、表述清晰、政策理解深刻、語言運(yùn)用準(zhǔn)確、問題把控能力等因素進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。在日常代理業(yè)務(wù)中，采購人經(jīng)常會(huì)提出一些制度約束、工作流程方面的建議，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)調(diào)整，通過完善企業(yè)制度作出回應(yīng)，做到分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)，科學(xué)規(guī)范設(shè)置內(nèi)部審批程序，保障工作質(zhì)量，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。代理機(jī)構(gòu)可以通過通報(bào)違紀(jì)違法典型案例，持續(xù)加強(qiáng)從業(yè)人員拒腐防變的能力；持續(xù)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉掌握各類國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高對(duì)采購人采購需求的理解能力，規(guī)范清晰編制采購文件，規(guī)避差別歧視條款的出現(xiàn)，依法依規(guī)開展采購活動(dòng)；通過從業(yè)人員簽訂廉潔承諾書，從制度層面嚴(yán)肅公司內(nèi)部工作紀(jì)律，持續(xù)強(qiáng)化職業(yè)道德和法律意識(shí)。

（作者單位：吉林大學(xué)招標(biāo)與采購管理中心）

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