為政府采購檔案管理把脈會診

◎ 本報(bào)記者  王曉清  通訊員  陳廣維

有人說，政府采購檔案是反映采購活動過程的記事本，是檢驗(yàn)政府采購風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控器，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、精細(xì)化管理的推進(jìn)劑。近年來，各地愈來愈意識到政府采購檔案管理工作的重要性。

今年，張家口市財(cái)政局和檔案局聯(lián)手舉辦政府采購檔案展評，選擇了34個參評單位為試點(diǎn)單位，基本上涵蓋了市直主要采購部門和所有采購代理機(jī)構(gòu)，有5家單位獲得優(yōu)勝獎，13家單位達(dá)標(biāo)。張家口市以此次展評工作為契機(jī)，出臺了《張家口市政府采購檔案管理暫行辦法》，并于11月24日召開了河北省張家口市政府采購檔案展評會議，該市各縣區(qū)財(cái)政局主管局長、采購監(jiān)管部門負(fù)責(zé)人，市直各單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人160余人參加了會議。

檔案展評4步進(jìn)行

張家口市政府采購規(guī)模由2006年的6.88億元增加到2009年的22.69億元，5年累計(jì)節(jié)約資金8.43億元，年均資金節(jié)約率12.01%。

張家口市財(cái)政局局長郭英說：“隨著采購規(guī)模的擴(kuò)大，我們逐步認(rèn)識到推進(jìn)政府采購改革，首先要強(qiáng)化各級各部門對政府采購檔案管理工作的認(rèn)識。”為此，今年張家口市財(cái)政局以“4抓4定”推進(jìn)檔案展評工作。

今年年初，結(jié)合近幾年對政府采購中心的考評情況，張家口市“抓謀劃，定重點(diǎn)”，將開展檔案展評活動以及制定政府采購檔案管理辦法確定為今年政采工作重點(diǎn)。并“抓部署，定目標(biāo)”，該市財(cái)政局與市檔案局共同確定了檔案展評活動的實(shí)施方案，將展評活動分為布置培訓(xùn)、檔案整理、初步驗(yàn)收和展示評比4個階段。7月初，兩局進(jìn)行了專門部署，由專人就政府采購業(yè)務(wù)流程和檔案管理規(guī)定等進(jìn)行了系統(tǒng)講解，并確定了本次檔案展評活動的參展單位。

在第3步“抓調(diào)度，定標(biāo)準(zhǔn)”階段中，8月初，財(cái)政局和檔案局召開了調(diào)度會議，由市檔案局專業(yè)人員對采購檔案進(jìn)行現(xiàn)場“專家會診”，將1家公司的采購檔案確定為范本，提高了各部門的重視程度。

從8月中旬到9月初，市財(cái)政局和市檔案局“抓考評，定制度”，組成3個督導(dǎo)驗(yàn)收小組，深入到基層對34家首批參評單位的60多套檔案進(jìn)行了驗(yàn)收，并對50多名檔案管理人員進(jìn)行了實(shí)地培訓(xùn)。經(jīng)過整理、驗(yàn)收、再整理、再驗(yàn)收這4個環(huán)節(jié)，檔案整理工作初步達(dá)到了預(yù)期效果。

各方把脈檔案管理問題

在本次會議上，張家口市檔案局局長楊敏在會議上通報(bào)了5家優(yōu)勝單位和13家達(dá)標(biāo)單位名稱。

在肯定成績的同時，與會人員對目前政采檔案管理中存在的問題進(jìn)行把脈：

檔案內(nèi)容不夠完整：沒有全面反映一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，有的甚至根本就沒有記載。

崗位缺失較為普遍：大部分單位政府采購檔案管理沒有專職人員，個別單位甚至無人管理，與“專門機(jī)構(gòu)、專門場所和專職人員”的要求還有較大差距。

基礎(chǔ)管理存在漏洞：整理裝訂不及時、拆封隨意、散失損壞等現(xiàn)象存在。不少單位沒有專門的檔案庫房，甚至沒有檔案櫥柜，采購檔案的安全性、保密性缺乏必要保障，存在丟失、被盜等安全隱患。

記者就一些采購單位向本報(bào)反映的“采購檔案積壓無處存放甚至租房存放”的問題，請教了張家口市檔案局工作人員張翠英，她建議：采購單位如果實(shí)在存放不下，可以向當(dāng)?shù)氐臋n案館申請寄存，租房存放可能面臨安全性、規(guī)范性得不到保證的問題。

“即使存放困難，這項(xiàng)工作也必須做好。”河北省財(cái)政廳政府采購辦公室主任曹建和強(qiáng)調(diào)：“尤其在質(zhì)疑、投訴問題上，檔案的重要性就會體現(xiàn)出來。隨著電子采購的發(fā)展，會增加諸如監(jiān)控錄像、錄音等形式的檔案材料，如何管理它們也值得研究。”

以展評促規(guī)范

“基礎(chǔ)不牢，地動山搖，此次活動更重要的目的是進(jìn)一步喚起相關(guān)單位對政府采購工作的重視、理解和支持。”郭英在會上提出，希望各單位能以此次檔案展評為契機(jī)，盡快建立相應(yīng)的長效管理機(jī)制。

如何推動檔案管理更規(guī)范？本次會議提出建議：相關(guān)單位要積極建章立制，編制檔案分類表和保管期限表，真正做到“歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫管有措施，查閱有程序”。政府采購檔案管理人員要開展崗前培訓(xùn)，各單位要選配責(zé)任心和事業(yè)心強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

同時要加大查考力度，增強(qiáng)部門規(guī)范理檔意識。完善檢查機(jī)制，通過日常檢查和專項(xiàng)檢查相結(jié)合的方式，對采購項(xiàng)目尤其是重大項(xiàng)目的采購檔案進(jìn)行重點(diǎn)檢查，把采購檔案管理納入到采購部門的年度工作目標(biāo)考核中。

“政府采購檔案管理工作雖然至關(guān)重要，但長期以來都被忽視了，許多地方做得不盡如人意。”曹建和在會上對張家口市政府采購檔案管理工作作出如下評價(jià)：“張家口市把政府采購檔案管理納入財(cái)政管理科學(xué)化、精細(xì)化范疇，同時作為抓基礎(chǔ)、抓基層‘雙基建設(shè)’的重要抓手，是管理理念和監(jiān)管方式的創(chuàng)新，將對全省的政府采購工作起到示范作用。”

【側(cè)記】

從“無意識”到“見行動”

——張家口市政府采購檔案展評會議側(cè)記

◎ 本報(bào)記者  王曉清   通訊員  王耀民

從最初的采購項(xiàng)目審批，到招標(biāo)中標(biāo)，再到最后階段的發(fā)票復(fù)印件等，所有的檔案材料都整齊有序地裝訂成冊，放在嶄新的牛皮紙檔案袋中，兩本一摞，順次擺放，各單位負(fù)責(zé)政府采購工作的人員仔細(xì)地翻閱、研讀……這是記者日前在張家口市檔案展評會議上看到的一幕。

“這是我們通過詢價(jià)方式采購的一個項(xiàng)目，在這本檔案材料里，收集了包括采購方式、采購?fù)ㄖ獣?、委托書、招?biāo)公告、中標(biāo)結(jié)果、發(fā)票復(fù)印件等各個階段的材料，這是整個采購流程的一個‘紙質(zhì)縮影’。”張家口市教育學(xué)院的張弢告訴記者，作為這次政府采購檔案展評的達(dá)標(biāo)單位，該學(xué)院有兩個采購項(xiàng)目的檔案參加了此次展評。他表示，通過展評活動，他們單位的政府采購檔案都會按照這種模式裝訂成冊加以管理。

“這次檔案展評活動，市財(cái)政局和檔案局抓得很緊，工作一環(huán)扣一環(huán)，我們單位也非常重視這個工作。”張家口市環(huán)保局工作人員蘇吉平說。他坦言單位以前對政府采購檔案不太重視，“以前沒有意識到檔案管理的重要性。今天你管政府采購，你把資料鎖到自己抽屜里，明天他管政府采購，他又將資料保存到另外一處，管理人員的更換，導(dǎo)致政府采購的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)丟失是正常現(xiàn)象。”他認(rèn)為此次檔案管理展評工作非常必要，“我們把所有的資料規(guī)范填寫后裝訂成冊，都保存在單位的檔案室，多少年后都有據(jù)可查。”張家口市環(huán)保局也是此次展評的達(dá)標(biāo)單位之一。

“就像今天會議上說的，‘完善的政府采購檔案在防范采購風(fēng)險(xiǎn)方面發(fā)揮著有效的防火墻作用’，我們也開始意識到，如果有其他競標(biāo)單位對我們的采購提出質(zhì)疑，或者發(fā)生爭議之后，政府采購檔案規(guī)范化管理是我們證明自己的必要依據(jù)。”張家口市教育局的賀志英說。

“這次展評算是一次工作發(fā)動，大家對檔案管理認(rèn)識不斷提高，重視程度加強(qiáng)。我們通過展評向兄弟單位學(xué)習(xí)了很多，市財(cái)政部門也多次給我們指導(dǎo)，在參與展評和不斷完善中才形成今天的展示結(jié)果。”賀志英告訴記者：“我們教育系統(tǒng)以后肯定會在這方面做得更好。”

本次展評的推動者之一、張家口市財(cái)政局政府采購辦主任陳廣維告訴記者：“通過本次活動，無論是參評單位還是監(jiān)管部門，都是一次從理論到實(shí)踐的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)演練。從專業(yè)人員的講解輔導(dǎo)到各單位之間的互相交流，從專家會診到自我總結(jié)，廣大政府采購工作人員達(dá)到了取長補(bǔ)短、共同提高的目的。”