管活檔案用活檔案

本報(bào)記者 王曉清

一份檔案，一管就是15年。為一份入檔后可能會(huì)沉寂15年的文件付出人力、物力和財(cái)力，有人竭盡全力，有人心存怨言，那么采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的檔案管理現(xiàn)狀究竟如何？記者就此采訪了多家采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)和業(yè)內(nèi)專(zhuān)家，發(fā)現(xiàn)在具體管理細(xì)節(jié)上，尤其是面臨場(chǎng)地不足等困難時(shí)，態(tài)度和做法都各有千秋。

檔案管理“不復(fù)雜”

“這項(xiàng)管理并不復(fù)雜。”北京建智達(dá)建筑咨詢有限公司副總經(jīng)理李佳告訴記者。雖然國(guó)家并未出臺(tái)政府采購(gòu)檔案管理規(guī)范細(xì)則，但受訪的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)都表示，他們有專(zhuān)門(mén)的檔案室或者由辦公室對(duì)檔案進(jìn)行專(zhuān)人管理，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的員工在做完項(xiàng)目后，會(huì)根據(jù)歸檔的要求留存材料，留存材料的內(nèi)容通常要涵蓋整個(gè)業(yè)務(wù)流程。

張家口張?jiān)袠?biāo)代理有限責(zé)任公司專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案管理工作制定了《招標(biāo)代理工作底稿業(yè)務(wù)檔案交接清單》。記者從這份交接單上看到，其抬頭是項(xiàng)目名稱(chēng)和項(xiàng)目編號(hào)，接著是委托單位、成交單位及成交金額、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目助理的填寫(xiě)項(xiàng)等，排列在該項(xiàng)之后的是業(yè)務(wù)底稿分類(lèi)，包括項(xiàng)目完成計(jì)劃表、采購(gòu)方式審批表和其他批復(fù)文件，政府采購(gòu)項(xiàng)目委托協(xié)議書(shū)、公開(kāi)招標(biāo)文件……直至項(xiàng)目后期的中標(biāo)結(jié)果通知書(shū)、采購(gòu)合同、項(xiàng)目工作總結(jié)、中標(biāo)單位投標(biāo)文件、未中標(biāo)單位投標(biāo)文件、合計(jì)等等，共26項(xiàng)內(nèi)容，最后還要填寫(xiě)上移交人、接收人和日期。

一些采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人告訴記者，政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)會(huì)要求他們將政府采購(gòu)代理項(xiàng)目的檔案進(jìn)行備案，并對(duì)此進(jìn)行監(jiān)管，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)自身通常也會(huì)根據(jù)這一部分備案內(nèi)容進(jìn)行本單位的檔案管理。“采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保存檔案時(shí)，內(nèi)容會(huì)更加細(xì)化，具體到項(xiàng)目的每一個(gè)環(huán)節(jié)。例如，我主要負(fù)責(zé)起草招標(biāo)文件，就會(huì)將相關(guān)的材料都做備案，其他部分的材料則由涉及項(xiàng)目的其他同事備案，形成一份完整的項(xiàng)目檔案。”達(dá)華工程管理（集團(tuán)）有限公司工作人員劉征說(shuō)。

5到10分鐘便捷查找

劉征告訴記者，他們?cè)诒４鏅n案時(shí)是以紙質(zhì)資料為主，每一份檔案都有相應(yīng)的編號(hào)，并有對(duì)應(yīng)的位置，查找起來(lái)非常方便。而張?jiān)袠?biāo)代理有限責(zé)任公司總經(jīng)理王春勇則告訴記者，與很多采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不同的是，他們采取了紙質(zhì)材料存檔與電子檔案相結(jié)合的方式，將項(xiàng)目中涉及的電子內(nèi)容刻成光盤(pán)，用雙面膠粘貼在紙質(zhì)檔案上，同時(shí)，電子檔案也會(huì)將項(xiàng)目涉及的電子資料匯總，將主要的紙質(zhì)資料掃描進(jìn)去，每年都要刻盤(pán)匯總。這樣雙管齊下，保證了資料的完整性，而且通過(guò)電子化的管理手段，查找起來(lái)更迅速方便，“一般5到10分鐘就能找到。”他說(shuō)。

王春勇認(rèn)為，檔案管理就像其他工作一樣，需要慢慢摸索、完善，如果它使用起來(lái)不方便，或工作量太大，使具體操作人不能承受，那么就要考慮完善工作方法了。

中國(guó)招標(biāo)投標(biāo)協(xié)會(huì)教授級(jí)高級(jí)工程師陳川生建議，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以從以下2個(gè)方面做好檔案管理工作：首先要對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的專(zhuān)職管理人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，包括對(duì)檔案資料分類(lèi)、立卷、歸檔、檢索等基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，現(xiàn)有采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)人員受過(guò)系統(tǒng)檔案管理培訓(xùn)的不多；其次監(jiān)管部門(mén)和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)自身應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行定期或不定期監(jiān)督檢查、抽查，并將檔案管理納入對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的考核范圍。

分散管理綜合利用

采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)檔案管理普遍面臨場(chǎng)地不足、成本較高的難題。一個(gè)地區(qū)每年的采購(gòu)項(xiàng)目成百上千，檔案資料要求保存15年，這對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)面臨著較大的場(chǎng)地壓力。記者在采訪中發(fā)現(xiàn)，有的代理機(jī)構(gòu)自身的辦公場(chǎng)所不夠，專(zhuān)門(mén)就近租場(chǎng)地來(lái)存放檔案，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在規(guī)劃辦公場(chǎng)所時(shí)需十分留意檔案存放地的設(shè)置，這對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)而言是一筆不小的成本支出。采訪中，有的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)或多或少存有怨言：“法律規(guī)定要保存，我們也沒(méi)有辦法。”有的則表示：“對(duì)檔案管理的投入，有時(shí)候也會(huì)看這個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)出，如果收益很少，我們自然也就顧不上那么多了。”

事實(shí)上，檔案是解決爭(zhēng)議、保護(hù)自己的重要證據(jù)，同時(shí)也有利于自己內(nèi)部員工學(xué)習(xí)借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，和內(nèi)部對(duì)照檔案檢查疏漏、明晰責(zé)任。一些采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)表示，為此付出一些時(shí)間和金錢(qián)的成本是必要的。“采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)是采購(gòu)文件保存的法定責(zé)任主體之一，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)文件的保存和歸檔必須重視，要做到專(zhuān)人負(fù)責(zé)。目前，一些采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)于法律為什么要這樣規(guī)定，什么是規(guī)范的檔案管理等方面的認(rèn)識(shí)還存在差距。”陳川生告訴記者，例如對(duì)采購(gòu)文件的完整性、安全性和保密性認(rèn)識(shí)不足，有些單位問(wèn)題還比較嚴(yán)重，如由于泄密給供應(yīng)商造成損失引發(fā)訴訟等。

“解決辦法之一可以是分散管理、綜合利用。即由采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)文件全面管理，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)則要保存電子版，如需檢索必須請(qǐng)采購(gòu)人予以配合，檔案材料的銜接問(wèn)題應(yīng)當(dāng)在委托合同中協(xié)商明確。”陳川生同時(shí)鼓勵(lì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)通過(guò)對(duì)相關(guān)資料的統(tǒng)計(jì)、分析向政府管理部門(mén)提交有價(jià)值的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。如某類(lèi)產(chǎn)品采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格變化對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的影響等報(bào)告，目前這方面工作還比較薄弱。

此外，業(yè)內(nèi)人士提醒，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的政府采購(gòu)檔案不能隨意公布或借閱，而要履行批準(zhǔn)手續(xù)，須經(jīng)檔案分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要的還須報(bào)總負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。同時(shí)要征得檔案中相關(guān)投標(biāo)人和中標(biāo)供應(yīng)商的同意，以防泄密。有關(guān)單位利用本單位政府采購(gòu)檔案時(shí)，告知其盡量使用復(fù)印件，不得偽造、涂改、拆散、損毀和丟失，并在其歸還時(shí)要仔細(xì)檢查。