從“流水線作業(yè)”到“標準化管理”

本報記者 王曉清

從“流水線作業(yè)”式的配合制衡機制，通過多種多樣的外圍管理手段，到各地集采機構(gòu)在流程管理方面進行了多種嘗試和努力，不斷提高著政府采購的質(zhì)量和規(guī)范化程度。

流程自身需合理設(shè)置

流程管理的第一步，需要集采機構(gòu)有合理的工作流程設(shè)置。為了實現(xiàn)內(nèi)部權(quán)限的制衡，很多集采機構(gòu)將任務(wù)進行分解，實行“流水線作業(yè)”式的相互配合和協(xié)調(diào)管理流程。

河北省省級政府采購中心主任辛培堂告訴記者：“本著相互監(jiān)督、相互制衡的原則，結(jié)合政府采購項目不同環(huán)節(jié)的特點，我們對采購項目進行了科學(xué)的細分，把每一個采購項目流程劃分為采購項目受理、采購文件編制、評標活動組織和簽訂采購合同及履約4個階段。與之相對應(yīng)，采購中心內(nèi)部設(shè)立了綜合信息部、采購一部、采購二部和監(jiān)督部，分別負責(zé)上述4個階段的具體工作，實行分段負責(zé)制，將原來一個人對某一采購項目基本承辦到底的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉植煌A段分別由4個部門的不同工作人員分別執(zhí)行。”

吉林省政府采購中心建立了內(nèi)部相互制約的制度，即4個分離原則：一是實行業(yè)務(wù)交叉原則。各業(yè)務(wù)處和人員經(jīng)辦采購業(yè)務(wù)類別不固定、前后采購任務(wù)交叉分派的制度；二是實行職能分離原則。中心處級以上領(lǐng)導(dǎo)與具體評標組織工作分離，組織評標人員與編制標書、參與抽取評標專家、合同審核人員職責(zé)分離；三是采購中心與評標委員會分離；四是中心與合同履行和驗收工作分離，形成相互制約的工作機制。“這種機制有效地防止了工作分配上的苦樂不均，實現(xiàn)了內(nèi)部監(jiān)督和制約。”該采購中心相關(guān)負責(zé)人表示。

像這樣在工作流程設(shè)置上打破傳統(tǒng)的一個采購項目由一個人或一個處室實施完成的“一竿子插到底”的做法，而實行一個采購項目由不同處室按流程操作的“分而治之”的方式，有利于形成合理分工、流轉(zhuǎn)順暢、相互制衡、有效監(jiān)督的運行機制。

流程外圍管理手段多樣

除去流程本身的管理，很多地方都采取設(shè)立流程監(jiān)督部門、建立流程考核、對時間進行管理等，對流程進行外圍管理。

例如，河北省省級政府采購中心專門設(shè)立監(jiān)督部，負責(zé)對政府采購項目進行全程監(jiān)督，主要包括發(fā)標、評標、采購樣品及后期履約的監(jiān)督，并及時處理相關(guān)質(zhì)疑和投訴。

長春市政府采購中心則建立了執(zhí)行流程的考核機制。該市政府采購網(wǎng)上建立了采購計劃執(zhí)行流程管理系統(tǒng)，采購中心各部門的項目負責(zé)人在接到采購計劃后，在執(zhí)行每一個環(huán)節(jié)時，把執(zhí)行的時間、聯(lián)系活動等詳細信息錄入該管理系統(tǒng)。采購計劃完成后，每個環(huán)節(jié)的時間、執(zhí)行人、執(zhí)行的具體過程記錄在該系統(tǒng)中均能夠查詢。辦公室設(shè)置效能考核崗位，對執(zhí)行項目的時限進行考核。

一些地方的流程管理還體現(xiàn)在對時間的掌控上。例如，安徽省政府采購中心實行“限時辦結(jié)制”，在內(nèi)部管理系統(tǒng)主頁上設(shè)置了“未辦結(jié)項目提醒”專欄，提醒項目經(jīng)辦人所承辦的項目應(yīng)在多少日前辦結(jié)。對未及時辦結(jié)的項目，則提醒已超過多少天，發(fā)出警示信號。對超出辦結(jié)時間的項目進行定期通報，分析原因，督促項目經(jīng)辦人盡快完成超時的采購項目。

為了健全完善工作運行體制，遼寧省政府采購中心通過采購項目論證體系，對需求復(fù)雜且預(yù)算金額較大的采購項目直接邀請潛在供應(yīng)商或?qū)＜覍Σ少徫募M行論證，對項目預(yù)算300萬元以上的采購項目實行采購文件網(wǎng)上公開征求意見的辦法。建立健全中心內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通和反饋工作機制，開展中心工作“回頭看”和政府采購案例分析工作，實行周工作計劃和月份采購項目完成情況動態(tài)分析報告制度。

以標準化建設(shè)為抓手

近年來，部分集中采購機構(gòu)還將標準化引入流程管理工作，增加了政府采購環(huán)節(jié)的可控性、可追溯性和可評價因素，使整體管理實現(xiàn)程序化、規(guī)范化，減少隨意性，從而成為規(guī)范集采工作的又一利器。

例如，湖南省省直機關(guān)政府采購中心從成立之初就組織人力投入政府集中采購標準化建設(shè)，制定了各類采購文件范本，統(tǒng)一文件內(nèi)容、統(tǒng)一文字表述、統(tǒng)一文件格式，并根據(jù)政府采購政策的調(diào)整，適時進行修訂升級，并被市（州）集中采購機構(gòu)廣泛運用。

該中心從2007年以來，還研發(fā)了政府采購業(yè)務(wù)操作流程OA智能辦公系統(tǒng)，制約了各部門在操作執(zhí)行過程中的權(quán)利，通過系統(tǒng)的智能呼叫，明確采購活動各個環(huán)節(jié)的辦理時限以及環(huán)節(jié)之間銜接流轉(zhuǎn)時限，有效減少了項目執(zhí)行中的自由裁量空間。使執(zhí)行主體更加主動，辦理時限有效縮短，工作效能明顯提升，工作責(zé)任心得到不斷增強。

遼寧省政府采購中心組織精干力量研究制發(fā)了不同采購對象及采購方式的采購文件范本7個，研究制發(fā)中心標準化作業(yè)常用范文格式28個，基本實現(xiàn)了政府集中采購業(yè)務(wù)執(zhí)行政策、業(yè)務(wù)范本、操作流程、評審標準和檔案管理5個統(tǒng)一，有效地推進了政府集中采購業(yè)務(wù)操作標準化。

另外，很多地方還通過引入ISO質(zhì)量管理體系，提升流程管理水平，例如江蘇省省級機關(guān)政府采購中心、天津市政府采購中心、北京市政府采購中心等已經(jīng)將該體系引入集中采購工作，上海市政府采購中心也將實現(xiàn)ISO質(zhì)量管理目標寫入2011年的工作要點。