從“流水線作業(yè)”到“標(biāo)準(zhǔn)化管理”

本報(bào)記者 王曉清

從“流水線作業(yè)”式的配合制衡機(jī)制，通過(guò)多種多樣的外圍管理手段，到各地集采機(jī)構(gòu)在流程管理方面進(jìn)行了多種嘗試和努力，不斷提高著政府采購(gòu)的質(zhì)量和規(guī)范化程度。

流程自身需合理設(shè)置

流程管理的第一步，需要集采機(jī)構(gòu)有合理的工作流程設(shè)置。為了實(shí)現(xiàn)內(nèi)部權(quán)限的制衡，很多集采機(jī)構(gòu)將任務(wù)進(jìn)行分解，實(shí)行“流水線作業(yè)”式的相互配合和協(xié)調(diào)管理流程。

河北省省級(jí)政府采購(gòu)中心主任辛培堂告訴記者：“本著相互監(jiān)督、相互制衡的原則，結(jié)合政府采購(gòu)項(xiàng)目不同環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，我們對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)的細(xì)分，把每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目流程劃分為采購(gòu)項(xiàng)目受理、采購(gòu)文件編制、評(píng)標(biāo)活動(dòng)組織和簽訂采購(gòu)合同及履約4個(gè)階段。與之相對(duì)應(yīng)，采購(gòu)中心內(nèi)部設(shè)立了綜合信息部、采購(gòu)一部、采購(gòu)二部和監(jiān)督部，分別負(fù)責(zé)上述4個(gè)階段的具體工作，實(shí)行分段負(fù)責(zé)制，將原來(lái)一個(gè)人對(duì)某一采購(gòu)項(xiàng)目基本承辦到底的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉植煌A段分別由4個(gè)部門的不同工作人員分別執(zhí)行。”

吉林省政府采購(gòu)中心建立了內(nèi)部相互制約的制度，即4個(gè)分離原則：一是實(shí)行業(yè)務(wù)交叉原則。各業(yè)務(wù)處和人員經(jīng)辦采購(gòu)業(yè)務(wù)類別不固定、前后采購(gòu)任務(wù)交叉分派的制度；二是實(shí)行職能分離原則。中心處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)與具體評(píng)標(biāo)組織工作分離，組織評(píng)標(biāo)人員與編制標(biāo)書、參與抽取評(píng)標(biāo)專家、合同審核人員職責(zé)分離；三是采購(gòu)中心與評(píng)標(biāo)委員會(huì)分離；四是中心與合同履行和驗(yàn)收工作分離，形成相互制約的工作機(jī)制。“這種機(jī)制有效地防止了工作分配上的苦樂(lè)不均，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部監(jiān)督和制約。”該采購(gòu)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。

像這樣在工作流程設(shè)置上打破傳統(tǒng)的一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目由一個(gè)人或一個(gè)處室實(shí)施完成的“一竿子插到底”的做法，而實(shí)行一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目由不同處室按流程操作的“分而治之”的方式，有利于形成合理分工、流轉(zhuǎn)順暢、相互制衡、有效監(jiān)督的運(yùn)行機(jī)制。

流程外圍管理手段多樣

除去流程本身的管理，很多地方都采取設(shè)立流程監(jiān)督部門、建立流程考核、對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理等，對(duì)流程進(jìn)行外圍管理。

例如，河北省省級(jí)政府采購(gòu)中心專門設(shè)立監(jiān)督部，負(fù)責(zé)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行全程監(jiān)督，主要包括發(fā)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、采購(gòu)樣品及后期履約的監(jiān)督，并及時(shí)處理相關(guān)質(zhì)疑和投訴。

長(zhǎng)春市政府采購(gòu)中心則建立了執(zhí)行流程的考核機(jī)制。該市政府采購(gòu)網(wǎng)上建立了采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行流程管理系統(tǒng)，采購(gòu)中心各部門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在接到采購(gòu)計(jì)劃后，在執(zhí)行每一個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，把執(zhí)行的時(shí)間、聯(lián)系活動(dòng)等詳細(xì)信息錄入該管理系統(tǒng)。采購(gòu)計(jì)劃完成后，每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間、執(zhí)行人、執(zhí)行的具體過(guò)程記錄在該系統(tǒng)中均能夠查詢。辦公室設(shè)置效能考核崗位，對(duì)執(zhí)行項(xiàng)目的時(shí)限進(jìn)行考核。

一些地方的流程管理還體現(xiàn)在對(duì)時(shí)間的掌控上。例如，安徽省政府采購(gòu)中心實(shí)行“限時(shí)辦結(jié)制”，在內(nèi)部管理系統(tǒng)主頁(yè)上設(shè)置了“未辦結(jié)項(xiàng)目提醒”專欄，提醒項(xiàng)目經(jīng)辦人所承辦的項(xiàng)目應(yīng)在多少日前辦結(jié)。對(duì)未及時(shí)辦結(jié)的項(xiàng)目，則提醒已超過(guò)多少天，發(fā)出警示信號(hào)。對(duì)超出辦結(jié)時(shí)間的項(xiàng)目進(jìn)行定期通報(bào)，分析原因，督促項(xiàng)目經(jīng)辦人盡快完成超時(shí)的采購(gòu)項(xiàng)目。

為了健全完善工作運(yùn)行體制，遼寧省政府采購(gòu)中心通過(guò)采購(gòu)項(xiàng)目論證體系，對(duì)需求復(fù)雜且預(yù)算金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目直接邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商或?qū)＜覍?duì)采購(gòu)文件進(jìn)行論證，對(duì)項(xiàng)目預(yù)算300萬(wàn)元以上的采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)行采購(gòu)文件網(wǎng)上公開(kāi)征求意見(jiàn)的辦法。建立健全中心內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通和反饋工作機(jī)制，開(kāi)展中心工作“回頭看”和政府采購(gòu)案例分析工作，實(shí)行周工作計(jì)劃和月份采購(gòu)項(xiàng)目完成情況動(dòng)態(tài)分析報(bào)告制度。

以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為抓手

近年來(lái)，部分集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)還將標(biāo)準(zhǔn)化引入流程管理工作，增加了政府采購(gòu)環(huán)節(jié)的可控性、可追溯性和可評(píng)價(jià)因素，使整體管理實(shí)現(xiàn)程序化、規(guī)范化，減少隨意性，從而成為規(guī)范集采工作的又一利器。

例如，湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心從成立之初就組織人力投入政府集中采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定了各類采購(gòu)文件范本，統(tǒng)一文件內(nèi)容、統(tǒng)一文字表述、統(tǒng)一文件格式，并根據(jù)政府采購(gòu)政策的調(diào)整，適時(shí)進(jìn)行修訂升級(jí)，并被市（州）集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)廣泛運(yùn)用。

該中心從2007年以來(lái)，還研發(fā)了政府采購(gòu)業(yè)務(wù)操作流程OA智能辦公系統(tǒng)，制約了各部門在操作執(zhí)行過(guò)程中的權(quán)利，通過(guò)系統(tǒng)的智能呼叫，明確采購(gòu)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的辦理時(shí)限以及環(huán)節(jié)之間銜接流轉(zhuǎn)時(shí)限，有效減少了項(xiàng)目執(zhí)行中的自由裁量空間。使執(zhí)行主體更加主動(dòng)，辦理時(shí)限有效縮短，工作效能明顯提升，工作責(zé)任心得到不斷增強(qiáng)。

遼寧省政府采購(gòu)中心組織精干力量研究制發(fā)了不同采購(gòu)對(duì)象及采購(gòu)方式的采購(gòu)文件范本7個(gè)，研究制發(fā)中心標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)常用范文格式28個(gè)，基本實(shí)現(xiàn)了政府集中采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行政策、業(yè)務(wù)范本、操作流程、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理5個(gè)統(tǒng)一，有效地推進(jìn)了政府集中采購(gòu)業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)化。

另外，很多地方還通過(guò)引入ISO質(zhì)量管理體系，提升流程管理水平，例如江蘇省省級(jí)機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心、天津市政府采購(gòu)中心、北京市政府采購(gòu)中心等已經(jīng)將該體系引入集中采購(gòu)工作，上海市政府采購(gòu)中心也將實(shí)現(xiàn)ISO質(zhì)量管理目標(biāo)寫入2011年的工作要點(diǎn)。