外包服務讓打印輸出透明可控

■本報記者 陳昂

一種按印付費的新型打印服務模式在改變政府機關對控制打印成本和打印預算管理的認知。

最近，北京市門頭溝地稅局采用專業(yè)的辦公文印系統(tǒng)整合優(yōu)化設計方案后，重新部署了12臺功能強、效率高的多功能一體機，摒棄了原有的103臺打印機和15臺復印機，按需求和用量安置在各部門。每人只有憑考勤卡才可在任意一臺一體機上輸出權限下的打印文件，每臺多功能一體機安裝有文件輸出管理計費系統(tǒng)，核算員工及部門文件的輸出張數和費用。經初步測算，每年可降低印費10%—20%。”

由打印外包服務商創(chuàng)造的按印付費模式為政府節(jié)約辦公提供了新思路。幕后推手是富士施樂、東芝、理光等打印設備廠商及立思辰等第三方服務提供商。“由于單純的硬件同質化競爭所帶來的利潤越來越低，所以傳統(tǒng)打印輸出設備廠商開始從賣設備轉向賣服務，即向文印外包服務商轉型，通過合理地移除、配置、更新打印設備，幫助用戶管理設備和文印流程，以提高設備利用率，節(jié)省辦公成本，這樣維護費、耗材支出等輸出成本變得透明可控。”富士施樂（中國）有限公司總裁徐正剛如是說。但打印外包服務真正進入到政府采購市場仍需面對多道關卡。一位中央國家機關工作人員告訴記者：“對于打印外包，我們有過考慮，但現實問題是預算難以編制，涉及到的資產管理問題也難以解決，信息安全更是無法得到信任。”

北京立思辰新技術有限公司董事總經理杜大成對此深有體會地說：“不僅要讓政府用戶接受打印服務的理念和價值，改變傳統(tǒng)的采購習慣、設備使用習慣甚至付費模式，而且要在保障信息安全方面下足功夫。”據介紹，立思辰所提供的文檔打印復印安全監(jiān)控與審計系統(tǒng)通過在分散的文件輸出設備上加裝刷卡控制終端，鎖定設備復印、打印功能，只有通過身份識別的用戶才能在設定權限范圍內使用該設備。而且所有用戶的打印復印操作都受文件輸出管理服務器的集中監(jiān)控，詳細而全面記錄文件打印復印日志信息，方便日后審查和追溯。使用者發(fā)出打印指令后，文件并不在打印機上直接輸出，使用者在輸出設備前須身份認證，（刷卡或輸入PIN）后，文件才能被打印出來。這樣能確保使用者的打印內容第一時間被使用者本人得到，避免泄露敏感信息。系統(tǒng)還可記錄作業(yè)輸出量，統(tǒng)計輸出費用，將輸出成本按個人、部門、項目進行分攤，并通過柱狀圖或餅圖直觀地得到設備符合排名、部門印量排名、打印峰值等分析報告，為管理者提供決策支持，助其做好資源分配和預算規(guī)劃。