電子化讓中直集采踏上“高速路”

編者按：中共中央直屬機關采購中心（以下簡稱“采購中心”）從2005年著手建設電子化采購信息系統(tǒng)以來，除原有的綜合辦公業(yè)務系統(tǒng)外，又新開發(fā)了電子招投標系統(tǒng)、電子交易系統(tǒng)、供應商信息庫等子系統(tǒng)，涵蓋了采購中心工作的方方面面，并且內外網按照安全管理的要求進行了嚴格的物理隔離。到目前為止，整套電子化采購信息系統(tǒng)已經基本完善，采購中心踏上了業(yè)務辦理的“高速路”。為此，本報今日特別詳細介紹中心信息系統(tǒng)建設的具體內容和幾大特點，以饗讀者。

特點一:讓辦公更高效推動業(yè)務辦理便捷化

“今年，我們的電子化采購信息系統(tǒng)建設將邁上一個新的臺階，新版全流程電子招投標系統(tǒng)即將投入使用，新系統(tǒng)將貫穿招標、報名、投標、開標、評標全過程。7月份，中直機關新一輪信息類產品協(xié)議供貨招標就會在新系統(tǒng)的協(xié)議供貨平臺上實施。”這是記者日前在采購中心參觀他們的電子化采購信息系統(tǒng)時了解到的情況。記者發(fā)現駕駛這輛“信息化快車”駛上“高速路”的采購中心每一位員工都感慨良多，并“有話要說”。

有了這套信息系統(tǒng)的幫助，采購中心每位員工最直接的體會就是工作更加高效，而高效的辦公所帶來的最重要的影響就是采購人辦理各項采購業(yè)務更加便捷了?，F在，采購中心工作人員上班的第一件事就是按照自己的口令登陸“綜合辦公業(yè)務系統(tǒng)”，在系統(tǒng)中完成所有的業(yè)務工作。

采購中心的項目經辦人楊燁給記者舉了一個例子，他說：“以前辦理一個項目也許要兩個月，這兩個月的時間里，重復打印文件，重復錄入數據，找每一個領導審批等等，其間你會看見很多人在樓道里跑來跑去，時間也耽誤了，工作效率還不高。但是現在的情況已經截然不同了。通過綜合辦公系統(tǒng)，起草人或審批人在提交工作任務后，系統(tǒng)會自動將待辦任務移交給相關崗位工作人員，并通過彈出窗口、語音信息等多種方式進行提示，使工作人員的待辦任務一目了然。同時，減少了文件在不同崗位人員之間的流轉環(huán)節(jié)，還可以通過即時通訊工具進行督促溝通。這樣一來，辦理一項業(yè)務的時間大為縮短，工作的效率更高了。并且通過信息系統(tǒng)對各種數據信息進行采集、加工和存儲，有效解決了數據一致性的問題，避免出錯。”

項目經辦人張巍則對專家通過電子化采購信息平臺評審的高效感受頗深。他說：“現在來到我們評審會議室的專家，可以通過應用電子輔助評標系統(tǒng)，從繁雜瑣碎的評分合計、結果匯總等工作中被解放出來，從而更能發(fā)揮專家的專業(yè)特長，讓專家專注于項目的評審，由信息系統(tǒng)來自動完成繁瑣且容易出錯的匯總計算工作，極大地提高了項目評審效率，這套系統(tǒng)從使用之初就受到了專家的高度好評。同時，在專家抽取工作中，通過應用語音短信平臺也實現了高效、規(guī)范的隨機抽取。”

當工作人員把在內網上的系列工作辦完以后，就可以通過外網及時地發(fā)布重要通知、業(yè)務信息以及工作動態(tài)等等，方便采購人和供應商準確掌握信息，開展采購活動。同時電子化采購信息系統(tǒng)也很好地搭建了網上溝通交流平臺，使業(yè)務辦理更加便捷。

特點二:讓工作更規(guī)范促進業(yè)務運轉流程化

很多項目經辦人都對記者表示：“在使用電子化信息平臺之前，不能保證每個人對文件或者文本的專業(yè)詞匯的表述完全一致，但這種不一致是會影響規(guī)范的。”

作為中央級集采機構，采購中心對于規(guī)范的要求向來很高。同時，政府采購作為一項非常專業(yè)的工作，對其文本表述、行業(yè)詞匯等專業(yè)要求本身就很高。為了規(guī)范業(yè)務術語，提高業(yè)務的專業(yè)化程度，采購中心下決心在2005年開發(fā)電子采購信息化平臺。目前，在該平臺上有統(tǒng)一的文本模板，規(guī)范了文本表述的一致性和準確性。

在項目流程上，通過電子化采購平臺，讓項目每一個環(huán)節(jié)和每一道流程更加清楚、規(guī)范。作為項目經辦人，楊燁的感受是：“有了采購項目管理系統(tǒng)以后，我們就可以按照電腦上的提示，按部就班地進行工作，不會遺漏一個環(huán)節(jié)或者多出一個環(huán)節(jié)。當這個環(huán)節(jié)完成以后，系統(tǒng)會自動提示下一步經辦人應當在幾日內完成的任務。”

這種流程的規(guī)范不僅體現在采購中心內部辦公的有序性上，在全流程電子招投標活動中的表現也非常明顯。在招標文件編制環(huán)節(jié)，通過電子化采購信息系統(tǒng)，設定供應商的資質條件和需填報的各項信息，招標文件在網上下載的同時自動登記供應商信息，供應商制作投標文件如同填寫考卷一般，避免了格式上的混亂和重要信息的遺漏，在開標、評標環(huán)節(jié)自動讀取招投標文件的信息，提交給專家評審，整個招標過程銜接緊密、嚴謹。

當很多地方都在為信息統(tǒng)計和項目歸檔工作的繁瑣與復雜而頭疼時，電子化采購信息平臺可以有效、規(guī)范地把信息統(tǒng)計出來并把項目檔案自動生成列表，進一步規(guī)范了信息數據和項目檔案的管理。

特點三:讓管理更精細 促使分析決策科學化

采購中心的電子化采購信息平臺還有一個最大的特點就是精細化管理。通過該系統(tǒng)的任務集成便于領導隨時了解項目經辦人辦理事項的進程，以及隨時審批經辦人辦理完畢的事項，做到任務到人、權責分明，增加工作進展的透明度。

采購中心采購一處副處長孫杰對于這一點感受很深，他說：“所有的辦公都是信息化和電子化，有利于領導抓落實、抓執(zhí)行，時效性也就更強，大大節(jié)約了人力、物力和財力。領導隨時上網處理公文，也不會打亂領導的工作節(jié)奏和計劃安排。”

精細化的一個最明顯的表現是，在系統(tǒng)里，所有項目類型每個環(huán)節(jié)的流程時間是有明確規(guī)定的。項目負責人啟動項目后，各個環(huán)節(jié)的工作截止時間就會由系統(tǒng)自動生成。同時，系統(tǒng)會根據具體的完成時間用綠、黃、紅3種顏色對每個項目的“狀態(tài)”進行提示：綠色代表還在工作時限內，黃色代表采購環(huán)節(jié)出現超時，紅色則代表整個采購項目超期。出現超時情況后，責任單位可以立刻鎖定，相關人員需填報超期原因，以便問責。

不僅普通員工有自己的辦公權限，系統(tǒng)還設定了處級領導和采購中心領導兩個權限級別。在處級權限里，處領導可以方便快捷地了解整個處室每位工作人員的工作狀態(tài)、工作飽和度，對處里的情況能夠做到落實到人、精確到事。采購中心領導也是一樣，對整個單位所有處室的工作情況都能“一目了然”。信息及時準確地傳遞，使領導的決策有了更加明晰的依據，采購中心的運轉效率大大提高。

為了使采購行為更加規(guī)范，采購效率更高，承擔信息化建設職責的采購中心綜合處在完善規(guī)章制度和文件范本的基礎上，結合中直機關實際和采購中心制度要求，加強信息化建設，落實好信息化建設的每一個環(huán)節(jié)和每一個文件，從制度上保證了信息化建設的成效，并最終通過信息系統(tǒng)的建設落實了相關制度和時限的要求。

采購中心副主任程俊杰對推動電子化采購這樣總結道：“我們開發(fā)這套信息系統(tǒng)的目的就是要提高辦公效率，提高透明度，規(guī)范操作，分清責任。即使以后我們的采購任務不斷地加量，我們也能通過這套系統(tǒng)有力地保障各項工作順利、圓滿地完成。”

◎本版文字

本報記者徐麗紅吳敏

【記者手記】成功源于細致

5月13日一大早，記者開著車加入到北京四環(huán)路堵車的長龍中，目的地是位于北京馬甸橋附近的中新大廈，參觀采訪中直機關采購中心的電子化采購信息系統(tǒng)。

雖然慢牛式的汽車行進速度讓人心煩意亂，不過，來到采購中心以后，記者看到采購中心所有工作人員都處在井井有條、規(guī)范有序的工作之中，一切顯得那樣的安靜，煩躁的心情仿佛一下子就平靜了下來。在這里，看不到因繁重的采購項目而在樓道中四處奔走的工作人員，聽不到打印機疲倦的“吐紙”聲音，只是在走進辦公室后，才能聽到大家敲擊鍵盤的“咚咚”聲，而這一切皆源于采購中心將工作搬到了該中心的電子化采購信息系統(tǒng)上。

如果用一個字來形容這套信息系統(tǒng)，那就是“細”字。其實這個“細”也是中直人長期以來的工作作風。整套系統(tǒng)細到將采購中心信息化建設滲透到了日常工作的方方面面，涵蓋了每項任務的業(yè)務流程、工作環(huán)節(jié)、操作節(jié)點和時限控制；細到規(guī)劃了今后與外部平臺的數據交換接口，考慮到以后將要安裝的各種模塊；甚至這套系統(tǒng)還細到設置了學習政府采購專業(yè)知識的計算機輔助測試系統(tǒng)，以提高工作人員的業(yè)務能力。一套繁雜的工作就這樣被集成到這套信息系統(tǒng)里，真可謂是“事無巨細”！

工作人員在給記者介紹這套信息系統(tǒng)時提到這樣一個細節(jié)：“內外網按照安全管理要求嚴格實行物理隔離。”什么是物理隔離？工作人員給記者解釋道，由于中直系統(tǒng)工作對保密要求很高，每天需要人工通過數據同步保持內外網業(yè)務數據的一致性。盡管這樣的做法很繁瑣，但是此舉真正凸顯了采購中心對待工作的認真負責的態(tài)度。

在參觀專家電子評標室時，會議室除了配備有內嵌計算機的會議桌和評標過程錄音錄像系統(tǒng)外，記者還發(fā)現了一個小擺設，就是位于該工作室門邊的一個一米高的鐵箱子。出于好奇，記者讓工作人員打開鐵箱子，里面盡是層層疊疊的手機般大小的小抽屜。記者實在想不出來這是做什么用的。還是工作人員給記者揭開了謎底，原來這是手機屏蔽柜，評審時為了讓專家暫時保持與外界的通訊隔離，確保評審工作的保密、公正，專家的手機需要放入這些小抽屜里，可以起到屏蔽的作用。關上小抽屜，記者一直在嘴里喃語：“這工作真是做得太細致了！”采訪結束，走出中新大廈大門，記者不禁感慨萬千：采購中心的這套電子化采購信息系統(tǒng)之所以能夠日趨完善，采購中心的工作之所以能夠如此有條不紊，正是應了中國的古話：“細節(jié)決定成??！成功源于細致！”

【延伸閱讀】中心信息系統(tǒng)建設內容

中直采購中心在充分進行調研、科學分析現狀的基礎上，堅持需求主導，應用驅動，統(tǒng)籌規(guī)劃，急用先行，合理劃分功能模塊，有序推進系統(tǒng)建設。本報將他們的信息系統(tǒng)建設內容用文字配圖表的形式給讀者展現出來，以便借鑒參考。

●總體目標

以科學發(fā)展觀為指導，貫徹《政府采購法》和財政部推進電子化政府采購的要求，結合中直機關實際，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、實用高效、安全可靠的原則，以國家電子政務內網和國際互聯(lián)網為依托，建設中直機關政府采購服務窗口和電子交易平臺，整合政府采購信息資源，加強政府采購活動監(jiān)管，進一步提高效率、規(guī)范流程、優(yōu)化服務和強化管理，全面提升中直機關政府采購工作的質量水平。

目前已經投入使用的功能模塊包括綜合辦公、項目管理、電子招標、網上交易、基礎信息、采購網站等。

●綜合辦公系統(tǒng)

該系統(tǒng)是工作人員的智能操作平臺和信息集成框架，包括系統(tǒng)標識、快捷菜單、左側菜單、我的桌面、行政辦公和系統(tǒng)管理等內容。同時，通過菜單鏈接和數據集成將其他各功能模塊整合到綜合辦公平臺上來，便于進行一體化操作。

●項目管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)是一個工作自動化平臺，將采購項目的組織實施流程化、標準化、規(guī)范化，包括委托受理、項目立項、方案擬訂、流轉審批、過程監(jiān)控、項目歸檔等內容。

根據采購中心內部規(guī)程和系統(tǒng)后臺配置，委托函受理登記后，會觸發(fā)審批程序，自動生成采購項目和工作任務，確定項目負責人后，通過實施方案來規(guī)劃整個項目的采購方式、項目流程、時間進度、預計開評標安排等內容，而后在無需人工干預和督促的情況下，系統(tǒng)自動將工作任務在不同工作人員之間移交處理，并計算耗時長短，進行預警和提示，直至采購項目結束，完成項目歸檔。

●電子招標系統(tǒng)

該系統(tǒng)是一個多階段銜接、多角色互動的綜合操作平臺，包括招標、投標、開標、評標等多個子系統(tǒng)，涉及采購單位、供應商、評審專家、采購中心等多種角色。

●網上交易系統(tǒng)

該系統(tǒng)用于協(xié)議供貨和定點采購項目合同的網上管理，包括產品服務展示、合同信息填報、采購金額統(tǒng)計等內容。

網上交易系統(tǒng)為采購單位和供應商提供了高效便捷的采購和供貨方式，同時，方便了監(jiān)管機構和采購中心實時掌握協(xié)議定點的執(zhí)行情況，成為加強后續(xù)履約管理的重要舉措。

●基礎信息系統(tǒng)

該系統(tǒng)為采購業(yè)務系統(tǒng)的有效運轉提供了基礎數據支撐，包括供應商庫、采購單位庫、產商品庫、項目檔案庫等，通過多種方式采集和存儲著政府采購基礎信息。

采購中心在2009年初啟動了供應商庫建設，符合《政府采購法》相關要求的供應商均可通過互聯(lián)網進行免費注冊登記，填報相關信息。注冊成功后，可登錄“中國政府采購網中直頻道”查看標書下載信息，直接下載符合資質品目要求的采購項目電子招標文件，避免了以往現場領取文件來回奔波，受到了廣大供應商的好評。

●采購網站系統(tǒng)

該系統(tǒng)是采購信息的發(fā)布平臺、政策法規(guī)的宣傳陣地和采購當事人的溝通橋梁，面對中直機關各網絡之間物理隔離的管理要求，采購中心建設了基于互聯(lián)網的中國政府采購網中直頻道、基于機關內網的政府采購專欄和基于采購中心辦公局域網的內網網站。

●信息安全系統(tǒng)

采購中心在開展信息化建設之初，就高度重視信息安全管理，辦公局域網與互聯(lián)網之間按照要求嚴格物理隔離，并在信息化建設過程中，通過制定規(guī)章制度、采用技術措施、加強教育培訓等多種手段強化安全管理。在業(yè)務系統(tǒng)中，通過較為完善的用戶管理和權限控制體系，確保只有具備相應權限的人員才能查看相關信息和進行操作處理，并對操作過程留有日志備查。

【相關鏈接】

建設信息系統(tǒng)的三大背景

●時代發(fā)展的趨勢

在黨的十七大報告中，首次鮮明地提出信息化與工業(yè)化融合發(fā)展的嶄新使命，并在第三部分“深入貫徹落實科學發(fā)展觀”中指出，要“全面認識工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、市場化、國際化深入發(fā)展的新形勢新任務”，將信息化提到了十分重要的位置，推進政府采購信息化建設也是大勢所趨。

●主管部門的要求

在《關于開展工程建設領域突出問題專項治理工作的意見》（中辦發(fā)〔2009〕27號）中指出要“充分利用網絡技術等現代科技手段，積極推行電子化招標投標”，并以此作為深化體制改革、創(chuàng)新機制制度的重要手段。在《關于進一步加強政府采購管理工作的意見》（國辦發(fā)〔2009〕35號）中，明確提出“加強政府采購信息化建設，是深化政府采購制度改革的重要內容，也是實現政府采購科學化、精細化管理的手段”。財政部在《2010年政府采購工作要點》（財辦庫[2010]7號）中，更進一步要求“加快推進電子化政府采購建設進程，不斷提高信息化對政府采購工作的貢獻度”，并在歷年的工作要點中對政府采購信息化予以了高度重視。

●工作開展的需要

政府采購工作涉及多方利益，必須通過有效手段來保障采購過程的公平公正和公開透明，信息網絡技術是實現這一目標的必然選擇。中直采購中心作為政府集中采購的執(zhí)行機構，面臨著任務繁重、工作繁雜的現狀，同時必須保證各項工作的嚴謹有序、規(guī)范高效，信息化是不可或缺的重要輔助手段。

信息系統(tǒng)發(fā)展歷程

第一階段:建設網絡基礎設施

2005年，建成中心機房、辦公局域網和集中上網室。通過局域網實現資源共享和數據傳輸，建立簡單內網網站，應用集中上網室實現專家抽取和公告發(fā)布的自主操作，依托“中國政府采購網”建立信息類辦公設備協(xié)議供貨系統(tǒng)。

2006年，建成中心音視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實現開評標全程錄音錄像，構建多媒體會議室。建立中心內部網站，應用即時通訊工具加強內部信息交流，建立“中國政府采購網中直頻道”，實現外網信息的自主發(fā)布。

第二階段:實現內部精細管理

2007年，研發(fā)綜合辦公業(yè)務系統(tǒng)并上線試運行，實現采購項目流轉審批的網絡化，集中展示采購項目信息，強化了過程管理和工作督查。應用電子輔助評標系統(tǒng)，提高項目評審效率。

2008年，全面啟用綜合辦公業(yè)務系統(tǒng)，實現采購業(yè)務全流程的無紙化辦公。建立專家語音抽取系統(tǒng)，完成電子評標室改造，配備數據中間機和網絡安全管理軟件，托管外網服務器到財政部信息中心。

第三階段:構建統(tǒng)一電子平臺

2009年，中直機關集中采購管理交易系統(tǒng)上線運行，實現了內外網信息的集成展示和數據同步。開展供應商信息庫建設，實行采購文件的網上下載，推廣開標、評標電子化，實現定點采購網上管理。

2010年，研發(fā)全流程電子招投標子系統(tǒng)和協(xié)議供貨管理交易子系統(tǒng)，并進一步完善細節(jié)、擴充功能、整合資源、深化應用和強化安全，初步構建中直機關集中采購統(tǒng)一平臺。