采購需求編制探析

采購需求編制探析

■ 張付領(lǐng)

采購需求是采購活動的源頭，是采購評審、合同簽訂和履約驗收的重要依據(jù)。科學(xué)、完整地編報采購需求，是優(yōu)質(zhì)高效完成采購任務(wù)的前提。

采購需求構(gòu)成

采購需求通常包括項目名稱、數(shù)量、預(yù)算金額、完成時限、采購方式和技術(shù)參數(shù)等。采購需求文件主要由編制說明、采購計劃明細(xì)表以及技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖紙、驗收條件和產(chǎn)品標(biāo)樣等技術(shù)文本或?qū)嵨锝M成。在采購方式的選擇上，應(yīng)按照公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等采購方式的適用條件，根據(jù)項目具體情況確定采購方式。對采用單一來源采購方式的項目，還應(yīng)推薦符合條件的唯一供應(yīng)商，并詳細(xì)說明理由，提供相關(guān)證明材料。項目技術(shù)參數(shù)主要指需求方對擬采購標(biāo)的的技術(shù)、規(guī)格、性能、質(zhì)量、供應(yīng)商資質(zhì)條件等要求，一般采用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)。具體說來，采購需求應(yīng)滿足以下要求：

一是完整、明確、合規(guī)。采購需求應(yīng)符合政府采購法律法規(guī)要求，有經(jīng)費預(yù)算或明確的經(jīng)費來源；技術(shù)參數(shù)應(yīng)完整、全面、詳細(xì)、精準(zhǔn)，便于組織采購活動；采購需求的表述還應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，避免產(chǎn)生歧義。

二是防止差別待遇。采購需求不得設(shè)定與采購項目無關(guān)的供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)、商務(wù)條件，技術(shù)參數(shù)不得指向特定供應(yīng)商或產(chǎn)品；不得限定或特定商標(biāo)或商號、專利、版權(quán)、設(shè)計、型號、原產(chǎn)地、生產(chǎn)商，如必須引用某一品牌或生產(chǎn)商才能準(zhǔn)確描述采購項目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求的，應(yīng)在品牌或生產(chǎn)商前加上“參照或相當(dāng)于”等措辭。

三是采購周期合理。按照規(guī)定的程序，除應(yīng)急采購任務(wù)外，采購項目從提報需求到簽訂采購合同，通常為90日左右。為確保產(chǎn)品質(zhì)量和采購過程的公平公正，在確定交貨期限時，應(yīng)充分考慮采購活動組織實施和產(chǎn)品生產(chǎn)的正常周期。采購計劃下達(dá)后，技術(shù)參數(shù)一般不得修改，特殊情況下確需修改的，編制采購文件、組織采購活動、簽訂采購合同和交貨時間相應(yīng)順延。

需求編制常見問題

一是無視法律法規(guī)強制性標(biāo)準(zhǔn)。采購需求必須符合國家法律法規(guī)以及政府采購政策規(guī)定的技術(shù)、服務(wù)、安全等要求。政府采購的政策要求包括節(jié)能環(huán)保、扶持不發(fā)達(dá)地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū)、促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展等。在采購需求中設(shè)置與標(biāo)的物無關(guān)的資質(zhì)門檻，提出種種排他性區(qū)域性歧視要求，違反了“任何單位和個人不得采用任何方式，阻撓和限制供應(yīng)商自由進(jìn)入本地區(qū)和本行業(yè)的政府采購市場”的要求。

二是技術(shù)參數(shù)過于簡單。采購需求編報的原則是“所寫為所買”，標(biāo)的物要通過技術(shù)參數(shù)和配置要求體現(xiàn)出來，技術(shù)參數(shù)過于簡單，要求過于寬泛，采購實施難免遇到困難。在投標(biāo)階段，供應(yīng)商可能提出各種疑問，采購機構(gòu)要組織答疑，加重了工作量；在評標(biāo)階段，評審專家無法判定投標(biāo)人是否偏離采購需求；在合同執(zhí)行階段，由于招標(biāo)前不提供詳細(xì)的技術(shù)圖紙，供應(yīng)商按較粗的技術(shù)參數(shù)指標(biāo)設(shè)計產(chǎn)品、核算成本，中標(biāo)后需求方再要求按照詳細(xì)圖紙生產(chǎn)設(shè)備，導(dǎo)致采購合同無法執(zhí)行。

三是采購需求不完整。采購標(biāo)的物可能涉及多個部門、多種需求或與其他項目的配套情況。比如，衛(wèi)生部門采購的醫(yī)療設(shè)備需要營房部門提供安裝場地、機房，購買的辦公用電腦、服務(wù)器需要投標(biāo)方提供網(wǎng)絡(luò)布線等。而編報的采購需求中往往不明確場地條件、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、功能配套等方面的內(nèi)容，這就導(dǎo)致招標(biāo)完成了、采購合同也簽訂了，廠家上門安裝時卻發(fā)現(xiàn)不具備安裝條件的尷尬局面。

四是采購需求缺乏標(biāo)準(zhǔn)。需求管理部門沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)參數(shù)庫，也未進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，同一?biāo)的物，只是采購年度、采購批次、采購單位不同，而技術(shù)參數(shù)、設(shè)備配置等方面存在明顯差異，有時甚至自相矛盾，給供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)造成困擾，大大降低了集中采購的嚴(yán)肅性。

五是采購需求編報不及時。典型體現(xiàn)為需求編報沒有計劃性，等到需要使用了，才想起編報需求。而經(jīng)過相關(guān)采購程序后，特別是維保類服務(wù)項目，維保期已過，給工作造成被動。應(yīng)充分考慮采購活動組織實施的周期和產(chǎn)品生產(chǎn)的正常流通周期，增強政府采購計劃性，避免突擊采購、臨時采購。

六是采購預(yù)算不準(zhǔn)確。預(yù)算編報調(diào)研走過場，提出的預(yù)算過于粗放，準(zhǔn)確度不夠。預(yù)算過高容易造成資金浪費，降低資金使用效率；預(yù)算過低則達(dá)不成交易，導(dǎo)致項目流標(biāo)、廢標(biāo)，浪費人力物力。

建立合理的采購需求編制制度

采購人是采購需求編報的組織實施者，對采購需求的內(nèi)容、編制質(zhì)量負(fù)責(zé)，并接受第三方監(jiān)督，主要是接受采購機構(gòu)、潛在供應(yīng)商的監(jiān)督。為科學(xué)編報采購需求，應(yīng)建立以下制度：

一是采購需求論證制度。在采購需求提出環(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確說明采購需要各項要素，并經(jīng)過科學(xué)、合理的論證。

二是采購需求公開咨詢制度。堅持政府采購信息全過程公開導(dǎo)向，通過市場調(diào)研、專家論證、社會參與等方式，科學(xué)、合理地確定采購需求。

三是采購需求標(biāo)準(zhǔn)化。采購需求的功能標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)圍繞滿足基本功能和必要功能的原則，建立功能需求管理標(biāo)準(zhǔn)。在采購預(yù)算控制方面，應(yīng)組織市場調(diào)查，合理測算價格。

四是發(fā)揮集中采購的制度優(yōu)勢。整合本系統(tǒng)不同采購單位的采購需求，合并同類項，避免重復(fù)采購，減少不必要的采購任務(wù)。采購需求不能客觀真實反映實際需要的，退回重新編制；采購需求的內(nèi)容編制得不夠詳細(xì)的，必須進(jìn)一步完善。

五是充分發(fā)揮社會監(jiān)督的作用。建立采購需求公示制度，讓潛在供應(yīng)商參與監(jiān)督，暢通公眾參與監(jiān)督渠道，增加采購需求的提出與最終實現(xiàn)的透明度，自覺接受社會監(jiān)督

 （作者單位：解放軍第三○二醫(yī)院采購管理辦公室）

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