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代理機構(gòu)知識共享探索

欄目: 理論前沿,電子報 時間:2018-06-11 18:20:52 發(fā)布:管理員 分享到:
【摘要】

代理機構(gòu)知識共享探索

      實現(xiàn)知識共享可借助兩種方式,一是建立企業(yè)內(nèi)網(wǎng),保證知識共享通道的暢通;二是利用辦公云平臺、資源共享網(wǎng)絡平臺等應用軟件

■ 陳瑩瑩

隨著世界經(jīng)濟由工業(yè)經(jīng)濟向知識經(jīng)濟演變,知識的重要性日益凸顯。招標代理服務遵循市場規(guī)律,充分參與市場競爭已成為發(fā)展趨勢,聚集、開發(fā)和組合各種知識資源從而提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范的高水平服務,成為招標代理機構(gòu)的競爭優(yōu)勢之一。如何通過知識共享,全面、充分地利用代理機構(gòu)組織內(nèi)部的知識,是值得研究和探索的問題。

代理機構(gòu)可共享的知識

知識共享指個體、團隊、組織中的知識通過各種交流手段為其他成員所共享,從而提高工作效率的方式。知識共享主要有四個方面:知識共享主體,即個人、團隊、組織;知識共享對象,即知識內(nèi)容;知識共享手段,即計算機網(wǎng)絡、會議、團隊學習等;知識共享環(huán)境,即各種客觀條件。

按表現(xiàn)形式,知識可分為顯性知識和隱性知識。顯性知識指可以編碼化的、用系統(tǒng)化語言傳播的知識;隱性知識指無法用文字記述、難以交流的情景知識。在代理機構(gòu)內(nèi)部,顯性知識一般包括國家、各部委政府采購、招標投標相關(guān)法律法規(guī)、部門規(guī)章及規(guī)范性文件,各行政監(jiān)督管理部門公布的各類公告、資質(zhì)管理辦法、業(yè)務流程規(guī)定及其他有關(guān)規(guī)定,各部門、各地方發(fā)布的標準招標文件范本及代理機構(gòu)自己制定的采購文件范本、管理文件、制度規(guī)范等。隱性知識一般包括企業(yè)的價值觀、行為方式、習慣或存在于個人記憶與組織記憶中的技能、經(jīng)驗、建議。

知識共享的應用實踐

一是加深員工對知識共享的認識。在代理機構(gòu)的實際工作中,員工除熟練掌握政府采購、招標投標相關(guān)法律法規(guī)外,在編制招標文件時,還需要不同類型的招標文件范本。為方便工作,更多員工會通過一些辦公軟件建立自己的資料庫,不過,這也存在資料收集參差不齊、資料內(nèi)容陳舊單一、可能滯后于最新范本等問題。且在擁有稀缺資源就等于擁有了隱形權(quán)利的心理因素作用下,員工大多將這些知識視為私有財產(chǎn),不會隨便與他人分享,不利于組織內(nèi)部知識的共享、流轉(zhuǎn),也不利于員工整體業(yè)務水平的提高。

要解決這個問題,應加深員工對知識共享的認識:建立知識共享是以分享知識和學習知識為主要目的的意識,讓員工意識到知識共享并不是個人的損失,而是集體的共同進步;通過建立促進知識共享的內(nèi)部、外部網(wǎng)絡,采取多渠道、多形式的知識共享方式,使員工感受到獲取知識的方便、快捷,將主要精力從程序性、流程化的操作中解脫出來,用于自我管理的提升。

二是解決技術(shù)應用上的障礙。在知識共享的實踐過程中,技術(shù)應用作為知識共享的載體,起著舉足輕重的作用,如果代理機構(gòu)缺乏應有的技術(shù)支撐,或技術(shù)應用較落后,難以讓知識共享發(fā)揮效力,各類知識不能得到有效傳播。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),可將知識放置于知識庫中,是學習型組織可以利用的工具。因此,實現(xiàn)知識共享可借助兩種方式:構(gòu)筑覆蓋代理機構(gòu)全部業(yè)務活動的企業(yè)信息網(wǎng)絡,即建立企業(yè)內(nèi)網(wǎng),保證知識共享通道的暢通;利用滿足代理機構(gòu)管理需求的應用軟件,給員工提供及時、準確、便利的溝通渠道。

企業(yè)內(nèi)網(wǎng)是整個代理機構(gòu)內(nèi)部知識共享的硬件支持平臺,也是知識管理系統(tǒng)的技術(shù)基礎。其包括知識庫、討論組及多媒體網(wǎng)絡文檔等,具有數(shù)據(jù)傳輸率較高、知識類型豐富、知識交流便捷等優(yōu)點。缺點則是覆蓋地理范圍較小,僅限某一區(qū)域內(nèi),一般為一個公司所擁有,外地分支機構(gòu)或分公司不可訪問。

當下,云技術(shù)在生活、工作中的應用越來越廣泛,各類辦公云平臺、資源共享網(wǎng)絡平臺、云筆記等工具層出不窮。相較于代理機構(gòu)自己開發(fā)應用軟件,借助基于云技術(shù)的第三方軟件或平臺開展知識共享,能夠大大節(jié)約代理機構(gòu)的成本。因此,在選擇知識共享應用軟件時,能實現(xiàn)存儲、交流、搜索等功能的應用軟件已基本滿足了代理機構(gòu)的知識共享需求。

此類應用軟件的優(yōu)點是;可將資料分門別類存儲,組建群組和團隊,成員間可通過鏈接、QQ、微信等方式分享資料;資料保存在云端,隨時隨地登錄即可查看及時編輯、更新;可導入網(wǎng)頁、微信等渠道收集到的信息;能通過關(guān)鍵詞搜索快速找到所需資料;可用于內(nèi)部培訓時的演示;部分應用軟件還有免費功能可供使用。其缺點則是:可共享的資料形式有限,一般為文字、圖片;享受增值服務需要支付一定費用。

目前,在廣西機電設備招標有限公司的日常工作中,公司已通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與應用軟件相結(jié)合的方式搭建了知識共享平臺。企業(yè)內(nèi)網(wǎng)由于覆蓋范圍有限,一般為總公司的各部門內(nèi)部使用;應用軟件則采用云筆記工具,功能多樣,能夠?qū)崿F(xiàn)PC、移動設備和云端之間的信息同步,更適合公司各部門及其他地市分公司,也方便與客戶之間的知識共享。

(作者單位:廣西機電設備招標有限公司)





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責任編輯:LIZHENG

本文來源:中國政府采購報第769期第4版
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