貴州國(guó)稅：“活”檔案能“說(shuō)話(huà)”

【貴州國(guó)稅“政采內(nèi)控機(jī)制建設(shè)”系列報(bào)道②】

貴州國(guó)稅：“活”檔案能“說(shuō)話(huà)”

本報(bào)記者 周黎潔 實(shí)習(xí)記者 張靜遠(yuǎn)

“從檔案管理入手抓監(jiān)管”，乍一聽(tīng)這個(gè)管理理念，記者有些疑惑。

8月17日，當(dāng)記者來(lái)到貴州省國(guó)家稅務(wù)局（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“貴州國(guó)稅”）時(shí)，采訪(fǎng)計(jì)劃遭遇了“被安排”。記者先被工作人員帶到該局辦公室機(jī)關(guān)檔案管理中心，一冊(cè)冊(cè)已經(jīng)歸檔的政府采購(gòu)檔案被拿出來(lái)擺在了記者面前。“我覺(jué)得檔案可以告訴你們，我們的政府采購(gòu)工作是怎么做的。”貴州國(guó)稅財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)申蔓飛說(shuō)，“監(jiān)察部門(mén)、審計(jì)部門(mén)主要是通過(guò)查閱檔案這種方式了解政府采購(gòu)的情況。”

管理體現(xiàn)22字方針

記者隨手拿起一份檔案，封皮上寫(xiě)著“檔案編號(hào)：200805、采購(gòu)項(xiàng)目：機(jī)關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤(pán)陣列）采購(gòu)、立卷部門(mén)：財(cái)務(wù)管理處、立卷日期：2009年4月15日、保管期限：15年”。這是一份協(xié)議供貨項(xiàng)目的采購(gòu)檔案。

翻開(kāi)檔案封面，目錄頁(yè)上寫(xiě)著序號(hào)、資料名稱(chēng)、頁(yè)次等內(nèi)容。之后依次是《政府采購(gòu)工作記錄簿》、局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、《政府采購(gòu)項(xiàng)目登記表》、政府采購(gòu)工作組會(huì)議紀(jì)要、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)函、協(xié)議供貨商的報(bào)價(jià)資料、采購(gòu)合同、貨物驗(yàn)收單以及政府采購(gòu)資金支付通知書(shū)等。每一頁(yè)材料正面右上角、背面左上角都標(biāo)有頁(yè)碼，這份檔案總共有109頁(yè)。

作為國(guó)稅總局的京外單位，貴州國(guó)稅80%的項(xiàng)目是通過(guò)總局的協(xié)議供貨方式進(jìn)行采購(gòu)，因此這類(lèi)檔案最多，基本上是一次采購(gòu)行為裝訂一本。也有資料較少的幾個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目是合并裝訂的，但不同項(xiàng)目之間已用隔頁(yè)紙隔開(kāi)。

據(jù)介紹，貴州國(guó)稅的政府采購(gòu)檔案管理需體現(xiàn)了22字方針，即“統(tǒng)一編號(hào)、資料齊全、順序規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊牢固”。“哪一種采購(gòu)方式需要收集哪些資料歸檔，我們有明確的規(guī)定，缺一不可。在裝訂順序上，原則上按照檔案資料產(chǎn)生的先后順序排列。在每一份采購(gòu)檔案目錄之后是工作記錄簿，內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(chēng)、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)資金來(lái)源、采購(gòu)方式、中標(biāo)（成交）供應(yīng)商、合同金額等，可以方便查閱人直觀地了解采購(gòu)項(xiàng)目全貌。”申蔓飛說(shuō)。

有生命力的“記錄者”

那么是否真如申蔓飛所言，通過(guò)檔案就能對(duì)貴州國(guó)稅的政府采購(gòu)工作一目了然呢？

通過(guò)采訪(fǎng)，記者發(fā)現(xiàn)，這不是通過(guò)檔案編排順序了解采購(gòu)過(guò)程那么簡(jiǎn)單。這些檔案是一種管理思路的體現(xiàn)，是有生命力的“記錄者”。

“關(guān)鍵環(huán)節(jié)”和“保存價(jià)值”是申蔓飛在檔案管理中特別強(qiáng)調(diào)的兩點(diǎn)。“政采活動(dòng)中關(guān)鍵環(huán)節(jié)、有保存價(jià)值的材料一個(gè)都不能少。”申蔓飛介紹說(shuō)，比如局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要就相當(dāng)于立項(xiàng)報(bào)告。“該不該采”由局長(zhǎng)辦公會(huì)議決定后，會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔作為立項(xiàng)依據(jù)；而《政府采購(gòu)項(xiàng)目登記表》則是實(shí)施采購(gòu)的依據(jù)，該表由需求部門(mén)填寫(xiě)，表格要素包括項(xiàng)目名稱(chēng)、需求單位等，并有需求部門(mén)、技術(shù)參數(shù)審核部門(mén)（一般為局信息中心）、采購(gòu)部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人及各分管局領(lǐng)導(dǎo)簽字；如果屬于固定資產(chǎn)采購(gòu)，則還需填寫(xiě)固定資產(chǎn)審批表，由資產(chǎn)管理部門(mén)登記備案，采購(gòu)部門(mén)備份，該表即作為政府采購(gòu)部門(mén)與資產(chǎn)管理部門(mén)銜接之用；工作組會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t反映了采購(gòu)進(jìn)展情況。

檔案在無(wú)聲地證明：貴州國(guó)稅的政府采購(gòu)是按照局長(zhǎng)辦公會(huì)議—政府采購(gòu)部門(mén)—政府采購(gòu)工作組“三位一體”機(jī)制運(yùn)行的；從每一份材料上面的簽字可以看出：在貴州國(guó)稅內(nèi)部，需求部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)共同形成了“該不該買(mǎi)”、“買(mǎi)什么”和“怎么買(mǎi)”的公共支出控制鏈條，并實(shí)現(xiàn)了“橫向制約”的內(nèi)控目標(biāo)：需求部門(mén)主要在“該不該買(mǎi)”環(huán)節(jié)提采購(gòu)需求；采購(gòu)部門(mén)具體負(fù)責(zé)“怎么買(mǎi)”；資產(chǎn)管理部門(mén)聯(lián)合技術(shù)審核部門(mén)重點(diǎn)審核“該不該買(mǎi)”、“買(mǎi)什么”，并全權(quán)負(fù)責(zé)驗(yàn)收。

全省一盤(pán)棋

令記者感到意外的是，當(dāng)記者前往黔東南州國(guó)稅局進(jìn)行調(diào)研時(shí)，在該局財(cái)務(wù)管理科看到了格式、標(biāo)準(zhǔn)一樣的政府采購(gòu)檔案。該局財(cái)務(wù)管理科科長(zhǎng)潘存峰告訴記者，這是省局的統(tǒng)一要求，多年來(lái)他們一直按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案管理。“你們到縣局看一看就會(huì)發(fā)現(xiàn)全省國(guó)稅系統(tǒng)的每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理都是同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。”潘存峰告訴記者，省局還曾舉辦過(guò)政府采購(gòu)檔案管理評(píng)比活動(dòng)。

記者翻看2008年1月印發(fā)的《貴州省國(guó)家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購(gòu)檔案管理辦法》（黔國(guó)稅發(fā)[2008]16號(hào)），小到封皮設(shè)計(jì)、檔案用紙、裝訂順序等都有規(guī)定。

“檔案管理是我們落實(shí)政府采購(gòu)精細(xì)化、科學(xué)化管理要求的具體舉措之一，我們實(shí)現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。”申蔓飛說(shuō)。“你們不覺(jué)得繁瑣、沒(méi)有感到是一種負(fù)擔(dān)嗎？”記者問(wèn)。申蔓飛反問(wèn)：“法律為什么會(huì)有15年的存檔要求？”她接著說(shuō)：“我認(rèn)為做任何一項(xiàng)工作都要從目的出發(fā)。檔案可以全面真實(shí)地反映政府采購(gòu)全過(guò)程。某一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的檔案資料不齊全就無(wú)法證明采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范。檔案是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的一種手段和證明。”