對(duì)政府采購(gòu)電子檔案管理的一些淺談

【一家之言】

對(duì)政府采購(gòu)電子檔案管理的一些淺談

■ 劉毅

隨著政府采購(gòu)活動(dòng)全流程電子化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式將逐步減少，而盡快完善電子化檔案管理工作值得檔案管理人員認(rèn)真思考研究。因此本人結(jié)合工作實(shí)際就政府采購(gòu)電子檔案管理作一些粗淺探討，以期為業(yè)內(nèi)提供相關(guān)參考。

政府采購(gòu)電子檔案管理的必要性

第一，法律法規(guī)的規(guī)定?！吨腥A人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》第四十六條和《政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》第十六條均有規(guī)定，采購(gòu)文件可以采用電子檔案方式保存。相關(guān)電子檔案應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（以下簡(jiǎn)稱《電子簽名法》）的要求，《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》釋義亦對(duì)電子檔案保存作了進(jìn)一步明確。另外，《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令87號(hào)）第三十九條規(guī)定：“采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)進(jìn)行全程錄音錄像。錄音錄像應(yīng)當(dāng)清晰可辨，音像資料作為采購(gòu)文件一并存檔?！彪娮訖n案能保存開(kāi)評(píng)標(biāo)過(guò)程的音視頻監(jiān)控錄像影音文件，是紙質(zhì)文件所無(wú)法比擬的。這些法律法規(guī)既為政府采購(gòu)檔案管理指明了發(fā)展方向，也為政府采購(gòu)電子檔案管理提供了法律依據(jù)。

第二，客觀實(shí)際的需要。隨著現(xiàn)代電子信息的迅猛發(fā)展，電子檔案管理已是檔案管理急需適應(yīng)的一種新模式。各地全流程電子化采購(gòu)和遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)的不斷推進(jìn)，其檔案管理除了傳統(tǒng)的少量紙質(zhì)文件，更多的是通過(guò)電子交易系統(tǒng)、競(jìng)價(jià)系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)獲取的電子招標(biāo)文件、電子投標(biāo)文件、電子評(píng)標(biāo)報(bào)告、照片、線上合同、音視頻等電子文件及元數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已逐漸不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。政府采購(gòu)檔案存儲(chǔ)時(shí)保存電子檔案數(shù)據(jù)，利用時(shí)可計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供，必要時(shí)打印紙質(zhì)檔案證明，其優(yōu)點(diǎn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。首先是歸檔操作快捷。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文件歸檔操作手工化到歸檔操作計(jì)算機(jī)化的轉(zhuǎn)變，把業(yè)務(wù)和文檔人員從紙質(zhì)與電子文件歸檔立卷的圈子里解脫出來(lái)，解放生產(chǎn)力、節(jié)約工作時(shí)間，同時(shí)降低檔案的誤差率，提高工作效率。其次是歸檔成本降低。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)項(xiàng)目檔案保管由傳統(tǒng)的“庫(kù)房+柜架+案卷”方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺C(jī)房+介質(zhì)存儲(chǔ)+數(shù)據(jù)”的方式，能容納多種格式信息，具有容量大、集成度高、攜帶方便的特點(diǎn)，節(jié)省保管空間，降低管理成本，減少打印紙、墨粉、檔案盒等資源耗費(fèi)，利于節(jié)能減排、綠色低碳發(fā)展。最后是提供利用方便。電子檔案檢索、識(shí)別快捷，且檔案利用可由現(xiàn)場(chǎng)提供紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)遠(yuǎn)程提供電子檔案形式，提高查檔效率，更有利于采購(gòu)檔案利用及服務(wù)監(jiān)督檢查。

我國(guó)政府采購(gòu)電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)政府采購(gòu)電子檔案管理存在三方面的問(wèn)題：檔案管理不夠規(guī)范；檔案管理意識(shí)不強(qiáng)；管檔人員水平有待提高。

首先，檔案管理不夠規(guī)范。就我國(guó)政府采購(gòu)電子檔案管理發(fā)展而言，目前還處于起步階段，有許多的操作并不規(guī)范，不符合《檔案法》和《電子簽名法》的規(guī)定，不滿足電子簽名法的數(shù)據(jù)電文原件形式和文件保存要求及數(shù)據(jù)電文要符合可靠電子簽名的三個(gè)條件，電子檔案分類(lèi)、檔號(hào)命名也還不太規(guī)范。同時(shí)配套的軟硬件水平不高，一些代理機(jī)構(gòu)除了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等常規(guī)設(shè)備以外，未配備檔案數(shù)字化管理軟件、監(jiān)控錄像自動(dòng)刻錄機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)和安全防護(hù)軟件等，部分檔案管理軟件沒(méi)有通用性和兼容性，對(duì)采購(gòu)檔案信息的縱向溝通產(chǎn)生影響，最終使信息的互調(diào)和共享很難利用電腦實(shí)現(xiàn)。

其次，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。政府采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案是政府采購(gòu)活動(dòng)的歷史記錄和有效憑證，具有重要的查考價(jià)值和證明作用，但部分代理機(jī)構(gòu)未認(rèn)識(shí)到政府采購(gòu)檔案管理工作的重要性，政府采購(gòu)檔案管理制度不夠健全，檔案存儲(chǔ)條件落后，檔案霉變、散失損壞、電子文件無(wú)電子簽名或數(shù)字印章等在一些地方時(shí)有發(fā)生。近年來(lái)，在財(cái)政部門(mén)對(duì)代理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)，各代理機(jī)構(gòu)檔案管理不規(guī)范，檔案資料不完整，開(kāi)評(píng)標(biāo)錄音錄像未刻錄保管，無(wú)合同及履約驗(yàn)收資料等已成為共性問(wèn)題。

最后是檔人員水平有待提高。各代理機(jī)構(gòu)不注重對(duì)檔案管理人員的配備和培訓(xùn)，政府采購(gòu)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)水平普遍較低，甚至多數(shù)人無(wú)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，更很少參加過(guò)電子檔案管理和保密知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而不能掌握我國(guó)現(xiàn)行政府采購(gòu)有關(guān)程序與檔案相關(guān)法律規(guī)范，不能熟練掌握相關(guān)電子信息設(shè)備的運(yùn)用，在管理過(guò)程中缺少安全保密意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理人員不熟悉電子文件歸檔和電子檔案的管理，使其不能有效完整收集、整理和歸檔等，造成政府采購(gòu)電子檔案管理效率不高，同時(shí)電子檔案保密性存在諸多不足和漏洞，比如許多拷貝和復(fù)制的信息沒(méi)有保護(hù)措施，導(dǎo)致檔案信息泄露，15年保存期未滿而介質(zhì)保質(zhì)期將至的電子文件，未及時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，最終導(dǎo)致檔案丟失等現(xiàn)象。

三個(gè)建議提升政府采購(gòu)電子檔案管理

第一，完善電子檔案管理制度。建議在原有制度的基礎(chǔ)上，制定并完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍和保管期限，確保檔案的完整性；明確管理機(jī)構(gòu)和分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)辦人員、檔案人員的權(quán)限及歸檔節(jié)點(diǎn)的責(zé)任分工，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)，同時(shí)建立業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化水平；提出具體的歸檔技術(shù)與業(yè)務(wù)要求，確保歸檔的電子文件具備證據(jù)價(jià)值；確定電子檔案分類(lèi)方案、檔號(hào)命名規(guī)則，規(guī)范歸檔操作流程；建立電子檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全；嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度和電子檔案銷(xiāo)毀工作程序，做到萬(wàn)無(wú)一失；明確電子檔案利用群體、利用登記、利用審批、利用范圍、利用方式等內(nèi)容，充分發(fā)揮采購(gòu)檔案服務(wù)統(tǒng)計(jì)分析、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和接受監(jiān)督檢查及司法調(diào)查的作用；明確電子文件歸檔和電子檔案管理工作考核機(jī)制，量化考核指標(biāo)，實(shí)行月份績(jī)效考核與年終工作考核相結(jié)合的辦法，強(qiáng)化規(guī)章制度的落實(shí)。

第二，提高電子技術(shù)水平。建議政府采購(gòu)電子交易系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)CA認(rèn)證、電子印章、個(gè)人電子簽名、身份識(shí)別、模板文檔等技術(shù)的綜合運(yùn)用，并增加采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案自動(dòng)生成功能。電子交易系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、競(jìng)價(jià)系統(tǒng)和電子文件歸檔系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，使用統(tǒng)一的CA證書(shū)登錄，并采用數(shù)字簽名，以確保自動(dòng)獲取的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整，同時(shí)在電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)中還要采用防火墻、數(shù)據(jù)加密、存取權(quán)限控制、防病毒入侵檢測(cè)和云端備份等技術(shù)保護(hù)措施，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也要與時(shí)俱進(jìn)，與電腦軟硬件要兼容可讀，以確保電子檔案的安全性和可用性。

第三，規(guī)范檔案分類(lèi)命名規(guī)則。在國(guó)家暫無(wú)本行業(yè)統(tǒng)一的電子檔案管理具體規(guī)定的情況下，建議政府采購(gòu)電子檔案可采用年度-類(lèi)別-項(xiàng)目分類(lèi)法，即以年度為界限，以貨物、工程和服務(wù)為類(lèi)別，以采購(gòu)項(xiàng)目名稱為單元的分類(lèi)法；電子檔案檔號(hào)可采用年度-類(lèi)別代碼-項(xiàng)目-件號(hào)，其中年度為該電子文件形成的年度，類(lèi)別代碼貨物類(lèi)為01，工程類(lèi)為02，服務(wù)類(lèi)為03，項(xiàng)目代碼為同一年度、同一類(lèi)別下排列流水號(hào)，件號(hào)為同一年度、同一類(lèi)別、同一項(xiàng)目下按歸檔文件形成時(shí)間排列的流水號(hào)；電子檔案文件夾可采用項(xiàng)目編號(hào)或檔號(hào)命名，文件夾名稱和檔號(hào)均要具有唯一性和關(guān)聯(lián)性，便于檢索。

（作者單位：四川省儀隴縣公共資源交易中心）

本報(bào)擁有此文版權(quán)，若需轉(zhuǎn)載或復(fù)制，請(qǐng)注明來(lái)源于中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)，標(biāo)注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責(zé)任。