剖析銀聯(lián)采購(gòu)合同精細(xì)化管理之路

【同伴·同行】

開欄的話：

隨著實(shí)踐的不斷豐富，許多采購(gòu)?fù)械慕?jīng)驗(yàn)也為政府采購(gòu)業(yè)界開拓了視野。為此，我報(bào)特推出“同伴·同行”欄目，幫助政府采購(gòu)從業(yè)人員更好地進(jìn)行實(shí)務(wù)操作。

剖析銀聯(lián)采購(gòu)合同精細(xì)化管理之路

■ 王笑蕾

合同扮演著采購(gòu)履約環(huán)節(jié)的“指導(dǎo)手冊(cè)”，是采購(gòu)成果最終得以實(shí)現(xiàn)的“保護(hù)傘”，在采購(gòu)環(huán)節(jié)擔(dān)任著重要的角色。隨著采購(gòu)管理手段越來(lái)越科學(xué)，合同全生命周期的精細(xì)化管理作用也越來(lái)越凸顯。

中國(guó)銀聯(lián)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“銀聯(lián)”）目前踐行的全生命周期合同管理模式，不僅有效保障了履約質(zhì)量，提高了合同審核效率，而且借助采購(gòu)信息化系統(tǒng)，對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，對(duì)采購(gòu)執(zhí)行提供了數(shù)據(jù)指導(dǎo)意義，希望這些實(shí)踐能為同行以及政府采購(gòu)合同管理提供一些參考。

銀聯(lián)采購(gòu)合同管理現(xiàn)狀

合同全生命周期管理已形成良性生態(tài)循環(huán)。銀聯(lián)從2013年開始探索合同全生命周期管理，即需求部門對(duì)合同有關(guān)的服務(wù)要求、結(jié)算方式、相關(guān)罰則等提出需求，采購(gòu)部門編制合同并經(jīng)需求部門確認(rèn)和法律部門審核，然后申請(qǐng)?zhí)峤浑娮雍炚?，最后通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)編制履約計(jì)劃并將合同移交給需求部門進(jìn)行履約。同時(shí)供應(yīng)商通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)，提出履約付款申請(qǐng)，由需求部門進(jìn)行履約審核，并對(duì)達(dá)到付款條件的合同進(jìn)行支付。整個(gè)流程采購(gòu)部門主動(dòng)參與，并對(duì)合同履約進(jìn)行必要監(jiān)控和動(dòng)態(tài)管理。

設(shè)立合同審核崗，多一道把控，降低風(fēng)險(xiǎn)。在銀聯(lián)采購(gòu)的組織架構(gòu)中，成立了合同管理室，由專人負(fù)責(zé)合同的審核與管理。目前銀聯(lián)合同審核，按照項(xiàng)目性質(zhì)主要分為兩大類，一類是常規(guī)項(xiàng)目的合同，一類是協(xié)議框架的訂單，兩類合同均需要合同管理室專人進(jìn)行審核。這樣做的好處是合同管理室專人，不僅可以從法律風(fēng)險(xiǎn)角度把關(guān)，更可以從業(yè)務(wù)角度把控其合理性。同時(shí)，采購(gòu)人員還會(huì)根據(jù)兩類合同的項(xiàng)目性質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)大小，以及是否使用了范本合同，決定是否需要通過(guò)公司法務(wù)審核。一般訂單較常規(guī)項(xiàng)目合同更為簡(jiǎn)單，相關(guān)履約風(fēng)險(xiǎn)較小，因此無(wú)需公司法務(wù)審核。而未使用范本的常規(guī)項(xiàng)目合同，仍舊需要公司法務(wù)進(jìn)行審核。

全面推行合同范本，規(guī)范采購(gòu)，提升整體時(shí)效。目前銀聯(lián)已編制了14類采購(gòu)合同模板（含招標(biāo)文件與保密協(xié)議在內(nèi)），涵蓋貨物設(shè)備、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、維保服務(wù)、營(yíng)銷廣告、人力外包等各品類，加上工程合同范本，已實(shí)現(xiàn)85%以上的集中采購(gòu)合同范本。

面臨新問(wèn)題

合同范本的類別還不夠精細(xì)。隨著業(yè)務(wù)需求越來(lái)越多，采購(gòu)項(xiàng)目層出不窮，對(duì)于合同范本也面臨越來(lái)越多的訴求，目前銀聯(lián)的合同范本類別還不夠精細(xì)。例如新增的權(quán)益類采購(gòu)項(xiàng)目多達(dá)十幾種，而每類權(quán)益的合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與側(cè)重點(diǎn)又有所不同。有些是與其他機(jī)構(gòu)一起簽署的三方合同，有些是固定總價(jià)，在協(xié)議期內(nèi)按照明確的單價(jià)進(jìn)行據(jù)實(shí)結(jié)算，直到金額用完為止。而有些在履約階段又是不固定總價(jià)合同。

合同移交環(huán)節(jié)沒(méi)有說(shuō)明書，指導(dǎo)工作不到位。目前銀聯(lián)的合同在移交環(huán)節(jié)，是由采購(gòu)人員在合同影印系統(tǒng)上完成掃描上傳，然后在采購(gòu)系統(tǒng)上傳合同影印版，緊接著在采購(gòu)系統(tǒng)再錄入相關(guān)合同信息。主要包含合同金額、合同簽署時(shí)間、合同有效期、乙方賬戶及聯(lián)系人信息。同時(shí)，還按照合同約定，在采購(gòu)系統(tǒng)上填寫每個(gè)履約階段要支付的金額、履約時(shí)間計(jì)劃以及履約風(fēng)險(xiǎn)提示。填寫完畢后，采購(gòu)人員會(huì)從采購(gòu)系統(tǒng)上，將該合同移交給需求部門相關(guān)聯(lián)系人。但是，在移交的環(huán)節(jié)，并沒(méi)有相關(guān)的移交說(shuō)明書，往往會(huì)出現(xiàn)需求人員接收完合同后，并不清楚自己下一步該做什么，以及該怎么做。

編制合同與律審?fù)ǖ啦⒉晃ㄒ?，流程重疊，且制度層面對(duì)律審未做統(tǒng)一規(guī)定。目前銀聯(lián)采購(gòu)合同律審提出源頭主要有兩個(gè)，一個(gè)是通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)編制合同，再通過(guò)跳轉(zhuǎn)OA方式（全自動(dòng)辦公）提交公司法務(wù)律審，另一個(gè)是直接通過(guò)OA發(fā)起合同律審。這兩個(gè)律審流程均合規(guī)。但如果采購(gòu)人員選擇第二個(gè)方式，則采購(gòu)實(shí)施流程中的編制合同環(huán)節(jié)，并不能自動(dòng)判斷該項(xiàng)目合同已經(jīng)編制。此外，由于制度流程對(duì)合同編制和律審流程，未做統(tǒng)一要求，采購(gòu)人員自主選擇度過(guò)大，實(shí)際操作存在不合理情況。

不斷改進(jìn)，加強(qiáng)合同精細(xì)化管理

進(jìn)一步細(xì)分合同范本，明確4類合同內(nèi)容模塊。從2019年3季度開始，銀聯(lián)采購(gòu)部門開展了規(guī)范化工作，對(duì)合同模板和范本進(jìn)行整理與歸類。目前銀聯(lián)采購(gòu)部門，在原14類免審合同范本的基礎(chǔ)上，結(jié)合采購(gòu)類型將合同內(nèi)容進(jìn)行分塊，主要分為通用模塊、商務(wù)模塊、業(yè)務(wù)模塊和附件4大類。其中通用模塊主要包含增值稅專票、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力、保密條款等。商務(wù)模塊主要包含付款、驗(yàn)收、交付、通知等。業(yè)務(wù)模塊主要針對(duì)不同項(xiàng)目需求而增加的個(gè)性化內(nèi)容與條款。而附件是針對(duì)服務(wù)要求的細(xì)化、價(jià)格的細(xì)分以及其他補(bǔ)充性內(nèi)容。這些模塊采購(gòu)人員可以根據(jù)實(shí)際情況，搭配選擇。同時(shí)還從律審要求的角度，履約風(fēng)險(xiǎn)大小的角度，對(duì)各類合同的律審層級(jí)，做出明確要求，以保證采購(gòu)人員能夠清晰、準(zhǔn)確、快速地做出判斷，節(jié)約時(shí)間，提升采購(gòu)整體工作實(shí)效。

編制合同履約付款指南。為了更好地應(yīng)對(duì)合同移交說(shuō)明書的缺失，銀聯(lián)合同管理室專門編制了《集中采購(gòu)合同履約付款操作指南》，主要針對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行解釋說(shuō)明，對(duì)需求部門在合同付款階段提供圖文說(shuō)明，同時(shí)針對(duì)履約過(guò)程中遇到的常見問(wèn)題，諸如如何在采購(gòu)系統(tǒng)接收合同、如何審核履約付款申請(qǐng)、如何提出合同變更等進(jìn)行了一對(duì)一的回答。這樣一來(lái)，增加了合同移交環(huán)節(jié)的說(shuō)明，為需求部門提供了必要的指導(dǎo)，很大程度上減輕了采購(gòu)人員解答工作量。

發(fā)揮采購(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，對(duì)律審流程進(jìn)行約束。目前銀聯(lián)采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)合同編制和送簽流程進(jìn)行優(yōu)化，采購(gòu)人員如在操作界面上選擇了免審模板，則在流程上不提供法務(wù)律審環(huán)節(jié)，且該免審模板為系統(tǒng)自帶模板，除自定義部分可以填寫之外，其余部門均被系統(tǒng)“鎖死”，以防合同其他部分修改。針對(duì)未使用免審模板合同的，則系統(tǒng)上的律審流程設(shè)定為，先經(jīng)過(guò)部門合同管理室專人審核，再通過(guò)系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)至公司法務(wù)進(jìn)行律審。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)較低的訂單，系統(tǒng)上只需經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門合同管理室專人審核即可。這樣一來(lái)，借助采購(gòu)系統(tǒng)可以確保律審路徑的唯一性。

充分利用并發(fā)揮好采購(gòu)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)作用。銀聯(lián)采購(gòu)與財(cái)務(wù)部門的溝通協(xié)作從未停止。結(jié)合今年年底財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化的改造升級(jí)，相關(guān)合同履約模塊也會(huì)發(fā)生較大的變化，給采購(gòu)工作帶來(lái)創(chuàng)新。

結(jié)合供應(yīng)商管理對(duì)合同加強(qiáng)履約風(fēng)險(xiǎn)管理。結(jié)合供應(yīng)商管理，在簽約前對(duì)簽約方的主體、資質(zhì)等進(jìn)行審查與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，有效杜絕潛在風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)逐步形成合格簽約方的標(biāo)準(zhǔn)與名錄，后期對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，最大化地降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)銀聯(lián)利益。

（作者單位：中國(guó)銀聯(lián)集中采購(gòu)管理辦公室）

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