聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（三十一）

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（三十一）

8.8.7 最佳和最終報價書（BAFO）

“最佳和最終報價書”（BAFO）是選擇報價書時的可選步驟，其目的是加強(qiáng)競爭，從而確保聯(lián)合國項目事務(wù)署的最高“物有所值”原則。

最佳和最終報價書只能在以下情況中應(yīng)用：ITB（基于“最低報價、基本符合要求的報價書”的評標(biāo)方法）。當(dāng)最低報價、基本符合要求的標(biāo)書的價格完全相同且聯(lián)合國項目事務(wù)署無法確定中標(biāo)人時；征求建議書（基于“累積分析”方法）。當(dāng)多個建議書在累積分析中所得分?jǐn)?shù)完全相同時，即在技術(shù)標(biāo)和財務(wù)標(biāo)總分相加之后。

在這種情況下，根據(jù)第8.9條的規(guī)定，最佳和最終報價書的目的是使聯(lián)合國項目事務(wù)署能夠作出選擇決定，而且不應(yīng)與談判相混淆。

當(dāng)滿足要求最佳和最終報價書的條件時，采購官員應(yīng)向所有合格投標(biāo)人發(fā)出書面請求，以提交其最佳和最終報價書，作為其初始標(biāo)書（建議書）的后續(xù)行動，直至共同規(guī)定的截止日期。應(yīng)告知供應(yīng)商，他們不允許更改所報價的貨物或服務(wù)或工程的規(guī)格或任何標(biāo)書條件交貨時間、條款、特殊條件等，只能修改價格。提交最佳和最終報價書的請求不得包含任何有關(guān)評標(biāo)的信息或任何有關(guān)合同授予機(jī)會的信息。投標(biāo)人必須有合理的時間來提交最佳和最終報價書，考慮到采購行動的復(fù)雜性，并且必須以所指示的方式提交對最佳和最終報價書的請求的響應(yīng)。在收到投標(biāo)人的最佳和最終報價書后，評標(biāo)小組應(yīng)根據(jù)需要更新標(biāo)書的財務(wù)評審，并根據(jù)招標(biāo)文件中規(guī)定的評標(biāo)方法對競爭報價書進(jìn)行最終比較。

8.9 談判

談判是在選定后但在授予合同之前與潛在供應(yīng)商進(jìn)行的討論，目的是在不損害公平和平等對待所有供應(yīng)商原則的情況下，確保聯(lián)合國項目事務(wù)署實現(xiàn)最大的“物有所值”目標(biāo)。通常，聯(lián)合國項目事務(wù)署不進(jìn)行談判，但可能有情況證明本條所述做法是正當(dāng)?shù)摹?/p>

進(jìn)行談判時必須遵循以下程序：在與供應(yīng)商的所有談判過程中，必須至少有兩名聯(lián)合國項目事務(wù)署人員參與。在這兩位人員當(dāng)中，其中一人必須是采購官員或被任命為采購流程評標(biāo)小組的主席，并對要求具備技術(shù)知識，特別是出于風(fēng)險管理目的的工作過程，因為可能需要考慮專門的技術(shù)問題；建議在談判開始之前，談判小組準(zhǔn)備一份預(yù)期談判結(jié)果的簡要大綱（不與投標(biāo)人共享），并在談判流程中每個人均承擔(dān)特定的角色和責(zé)任；聯(lián)合國項目事務(wù)署和供應(yīng)商之間的談判是保密的，任何一方都不得透露與談判有關(guān)的信息。在開始談判時，應(yīng)將此事通知供應(yīng)商；談判結(jié)果必須記錄在文件備注中；談判地點應(yīng)盡可能設(shè)在聯(lián)合國項目事務(wù)署所在地。

1）進(jìn)一步談判，就正式招標(biāo)方法（ITB或RFP）或競爭性征求建議書流程達(dá)成一致。談判的目的是確保技術(shù)報價書符合要求，并且財務(wù)標(biāo)在價格的各個方面均具有競爭力。在談判中，報價書中的任何不足之處都必須提請供應(yīng)商注意。必須允許供應(yīng)商對建議書進(jìn)行調(diào)整，以便改進(jìn)，更清楚地說明報價書的內(nèi)容。但是，在任何情況下均不得更改要求（規(guī)范、任務(wù)大綱、工作說明書）。如果要求發(fā)生重大變化，則必須取消競爭程序，并必須根據(jù)修訂后的要求啟動新的招標(biāo)流程。應(yīng)當(dāng)盡量減少采用正式招標(biāo)方法（ITB或RFP）或?qū)⒄秸袠?biāo)方法除外（通過使用競爭性報價請求流程）這一事宜的談判，這種談判只能在下列條件下進(jìn)行：i.只能與推薦中標(biāo)的供應(yīng)商一起進(jìn)行，即對于報價請求。針對投標(biāo)人提供最低報價的、技術(shù)上合格的報價書；對于ITB。針對投標(biāo)人提交最低報價的、基本符合要求的標(biāo)書；對于征求建議書。針對在對技術(shù)標(biāo)和財務(wù)標(biāo)進(jìn)行累積分析后，提交的得分最高建議書的投標(biāo)人。不允許與其他投標(biāo)人進(jìn)行談判。ii.如果存在正當(dāng)?shù)脑?。必須提供適當(dāng)?shù)睦碛?，合理解釋在特定情況下進(jìn)行談判的原因。在任何情況下，談判均不得僅出于降低價格之目的，因為這將違反平等和公平對待所有供應(yīng)商的原則；正式招標(biāo)后開展談判的正當(dāng)理由包括以下情況：a）預(yù)算受到限制，可用預(yù)算不足以購買所需物品，但這不包括大幅減少所需物品，由于范圍的縮減，實質(zhì)性地改變了投標(biāo)人采取的原始范圍和定價方法；b）中標(biāo)的標(biāo)書或建議書報價提供招標(biāo)文件未要求的附加服務(wù)或設(shè)備；c）邊際數(shù)量增加導(dǎo)致數(shù)量折扣，即招標(biāo)數(shù)量可能會增加，將需要與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判。但是，如果數(shù)量增加幅度較大，或者如果貨物的市場價格在標(biāo)書投標(biāo)截止日期至評標(biāo)完成日期之間很可能或也許已經(jīng)大幅度下降，則應(yīng)考慮重新招標(biāo)；d）DSA費率、差旅費等不符合標(biāo)準(zhǔn)費率要求；e）符合要求的標(biāo)書或建議書少于三份，根據(jù)第8.7.1條“價格合理性”所述的理由進(jìn)行分析后，評標(biāo)小組認(rèn)為所報價格不合理；f）在直接承包下單獨采購的情況下談判擬定合同。

2）直接承包的進(jìn)一步談判。如果直接承包的理由是使用正式招標(biāo)方法的例外（見第 6.8.1條），通常建議進(jìn)行談判，以確保資金的最大“物有所值”的原則。由于沒有開展競爭性招標(biāo)流程，聯(lián)合國項目事務(wù)署沒有直接證據(jù)表明該產(chǎn)品提供了可接受的價格和質(zhì)量。由于在評標(biāo)流程中沒有對報價書進(jìn)行比較，聯(lián)合國項目事務(wù)署需要盡一切努力證明選擇的合理性，并盡力獲得最有利的條款和條件，以確保供應(yīng)商報價書各個方面的價格合理性。適當(dāng)?shù)某杀狙芯?、市場研究、專家咨詢和核實客戶參考資料是談判之前的關(guān)鍵活動。

8.10 建議

8.10.1 評標(biāo)報告

評標(biāo)結(jié)果應(yīng)記錄在評標(biāo)報告中。評標(biāo)報告的詳細(xì)程度應(yīng)與過程的復(fù)雜性相匹配，并應(yīng)使用聯(lián)合國項目事務(wù)署模板。雖然使用評標(biāo)表是最佳做法，但對于采購和報價請求等非正式的招標(biāo)方法，它并不強(qiáng)制性采用。

評標(biāo)報告必須注明日期，確定與之相關(guān)的流程，必須在簽名下打印每個簽名人的姓名。

應(yīng)由評標(biāo)小組所有成員簽字，并由評標(biāo)小組至少兩名成員在每頁（歷史附件，如ITB/征求建議書、修訂、澄清說明等除外）上進(jìn)行簡簽，存檔備查。

評標(biāo)報告將在稍后用作推薦授標(biāo)的依據(jù)。評標(biāo)報告應(yīng)包括評標(biāo)流程的匯總，以及執(zhí)行評標(biāo)步驟的具體情況以及其中的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)，即初步審查、技術(shù)評審和財務(wù)評審。特別需要指出的是，當(dāng)采用征求建議書作為招標(biāo)方法時，技術(shù)評審部分必須包括明確說明每個技術(shù)標(biāo)得分分配的理由。對報價書的任何拒絕、不合格和澄清都必須清楚說明，包括報價書的最終排名和選擇中標(biāo)報價書的理由。

所有未中標(biāo)的標(biāo)書必須保留在采購文件中。但是，必須退還任何投標(biāo)保函或保證金。負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的采購官員必須確保在向選定的投標(biāo)人授予合同之后，將立即將任何未中標(biāo)的投標(biāo)文件中包含的投標(biāo)保函退還給該投標(biāo)人。只有在授予合同并正式簽署所有合同文件后，才會通知未中標(biāo)者。

如果評標(biāo)方法是“最低報價、且技術(shù)上最可接受的報價書”或“最低報價、實質(zhì)上符合要求的報價書”，則必須特別注意確保報告中明確說明為何報價低于中標(biāo)報價書的報價書仍被取消資格的原因。此外，適用時，報告還必須包括一份確認(rèn)價格合理性的聲明（見第 8.7.1條“價格合理性的證明”）。評標(biāo)報告是一份機(jī)密文件，不得分發(fā)給參與各自采購流程人員以外的其他人員。

（未完待續(xù)，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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