檔案管理要全而細

張民珍

【案例回放】

某項目采購結(jié)果公示后，受到供應(yīng)商的質(zhì)疑，在復(fù)核采購有關(guān)情況時，發(fā)現(xiàn)采購活動記錄不夠完整，采購資料未能及時歸檔，導(dǎo)致質(zhì)疑處理缺乏有力證據(jù)，采購中心花費了大量時間收集相關(guān)采購資料，險些造成法定時間無法回復(fù)的后果。

【案例分析】

本案中，因為采購資料歸檔不夠及時、齊全，個別關(guān)鍵證據(jù)險些遺失，明顯增加了采購質(zhì)疑處理的困難，為采購工作的開展帶來了極大的風(fēng)險。政府采購檔案是政府采購活動的真實記錄。如果項目經(jīng)辦人平時不及時收集整理，工作忙，項目多，資料就可能會張冠李戴，前后資料混在一起，更有甚者文件資料散失，導(dǎo)致政府采購資料不完整，人為降低了政府采購檔案的質(zhì)量。

《政府采購法》第42條對采購檔案的內(nèi)容做出了明確規(guī)定：“采購文件包括采購活動記錄、采購預(yù)算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他有關(guān)文件、資料。采購活動記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：（一）采購項目類別、名稱；（二）采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格；（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；（四）邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因；（五）評標標準及確定中標人的原因；（六）廢標的原因；（七）采用招標以外采購方式的相應(yīng)記載。”

因此，整理政府采購檔案，只收集整理預(yù)算、招標文件、投標文件、定標文件、合同文本等采購文件是不夠全面的，不僅要收集中標人的投標文件，也要收集未能中標的所有參加投標供應(yīng)商的投標文件，如收集不全，或有的沒有入檔，等用到時才發(fā)現(xiàn)沒有收集，往往追悔莫及。

【案例思考】

如何規(guī)范檔案管理工作？筆者認為應(yīng)從以下方面著手：

第一，領(lǐng)會和掌握政府采購檔案整理的正確方法。

一是各盡其責(zé)，及時收集。政府采購資料要從源頭抓起，項目經(jīng)辦人在做好項目的同時要注意收集本項目招標活動的一切資料。如委托單、采購工作方案、招標公告、招標文件、投標文件等采購文件的收集，使本項目在采購活動期間，都能夠按照《政府采購法》和本地政府采購檔案管理辦法的要求收集政府采購文件資料及相關(guān)的活動記錄。做到本項目活動進行到哪兒，項目檔案就及時收集到哪兒，保證采購文件的原始資料收集無誤。

二是明確時限，及時送交檔案資料。項目經(jīng)辦人在采購活動結(jié)束以后在規(guī)定的時間內(nèi)要將收集好的采購文件資料，及時送交給政府采購檔案的監(jiān)管員，監(jiān)管員在收到資料時要檢查和收集簽訂的合同 。

三是明確要求，及時整理政府采購檔案。政府采購檔案的專管員在接受監(jiān)管員移交的歸檔資料時應(yīng)逐件針對以下情況進行檢查：同一事由的文件是否辦理完畢,是否收集在一起,是否是生效文件；采購文件材料是否齊全完整，有無缺頁少項，有無使用圓珠筆、純藍墨水鋼筆等易褪色筆等；歸檔的采購項目文件，是否符合本次采購形成規(guī)律和特點等。然后進行登記，及時進行條理化的分類、排列、編目、裝訂，使政府采購項目檔案由零亂到系統(tǒng)、由粗放到精細。

四是健全流程，明確手續(xù)，及時移交政府采購檔案。即采購文件整理完畢，移交至檔案室統(tǒng)一保管時，雙方應(yīng)明確手續(xù)。具體操作方法是整理人應(yīng)預(yù)先制作采購檔案移交表（一式兩份），雙方清點移交后簽名蓋章，各自保存一份。

第二，要大力宣傳采購檔案管理的重要性。搞好政府采購檔案工作，需要加強對《檔案法》及《政府采購法》有關(guān)規(guī)定的宣傳，提高政府采購部門的檔案意識和法制觀念，創(chuàng)造一個良好的政府采購檔案工作的外部環(huán)境，形成自覺依法加強檔案管理、主動為社會經(jīng)濟服務(wù)的工作秩序。

第三，檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、整理、保管，而且還要學(xué)會分類登記、文字說明、檔案排列上架。

第四，要建立健全各項檔案管理制度，并將內(nèi)部工作崗位制固定下來。

一是要明確職責(zé)與分工。采購業(yè)務(wù)部門負責(zé)在政府采購項目執(zhí)行過程中認真收集并妥善保管采購文件和記錄；檔案部門人員負責(zé)檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作，并負責(zé)定期制作項目歸檔情況明細表；項目的采購文件及記錄未移交前，由項目負責(zé)人和經(jīng)辦人員對項目資料的真實性、完整性、有效性負責(zé)并妥善保管，移交后由檔案人員負責(zé)。

二是嚴格管理借閱制度。因工作需要確需借閱政府采購項目檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)有權(quán)人審批同意后，方可借閱。借閱人借閱應(yīng)規(guī)定一定的時限，借閱期間，借閱人對所借檔案的真實性、完整性負責(zé)，防止涂畫、拆封、調(diào)換、遺失、損壞等情況的發(fā)生。

三是明確歸檔要求。檔案歸檔應(yīng)注意保證貯存場所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作；應(yīng)按照歸檔內(nèi)容要求負責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項目檔案的標識清晰有效；檔案應(yīng)按照年度編號順序進行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結(jié)果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。

四是要嚴格控制銷毀程序。檔案經(jīng)辦人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見并提出申請，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，上報給中心領(lǐng)導(dǎo)批準。（作者單位：江蘇省政府采購中心）