聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版(五十)
聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版(五十)
13.6 修訂、延期及續(xù)約
合同修訂是對合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)變化的處理。合同修訂通常為對未預(yù)料的情形進(jìn)行補(bǔ)充說明,不涉及成本或需求爭議等方面的變更。合同變更管理既包括避免不必要的變更,又包括將必要的變更重新納入合同。
關(guān)于合同變更由采購官員負(fù)責(zé),主要包括以下事項:一是協(xié)商合理變更合同時,提前考慮成本、質(zhì)量、性能等方面的問題,從而確保合同既能得到修訂,又能滿足修訂的內(nèi)容在任何情況下都能滿足合同雙方的預(yù)期。二是確保合同變更條件在成本、時間和質(zhì)量方面均是合理的、無可非議的。三是合同修訂如果是有關(guān)延長合同期限的,那么,必須在原始合同到期日之前就此類修訂提出請求并進(jìn)行審查、批準(zhǔn)和簽署。就工程合同而言,沒有必要或不適合延長合同期限。對于建設(shè)工程合同,變更管理需要在合同條款和合同機(jī)制內(nèi)處理。
13.6.1 合同修訂
對于貨物和服務(wù),合同修訂均源自客戶或最終用戶對合同的微小變更或補(bǔ)充請求,對合同進(jìn)行調(diào)整的需要。
延長現(xiàn)有合同的期限也被視為合同修訂。合同簽訂雙方一旦簽署了合同,只有在合同條款要求修改時,或者在同一供應(yīng)商(承包商)提供額外的貨物、服務(wù)和(或)工程以推進(jìn)原始合同的執(zhí)行時,才允許修訂合同。合同簽訂的前提是需要獲得相關(guān)PA的書面批準(zhǔn)并根據(jù)需要接受相關(guān)合同和財產(chǎn)委員會的審查。
對于任何修訂,申請人應(yīng)提供書面理由。同時,值得注意的是,合同修改不適用于已交付的貨物、服務(wù)或工程。
修訂合同時應(yīng)考慮以下七項內(nèi)容。
第一,涉及財務(wù)問題的修訂必須得到申請人和相關(guān)PA的批準(zhǔn),并可能需要通過財產(chǎn)委員會的審查。對財務(wù)有影響的合同變更必須以書面形式寫入正式合同或通過采購訂單進(jìn)行變更。
第二,審核和授予要求。合同修訂應(yīng)向財產(chǎn)委員會和(或)PA提交修訂請求以供審查和(或)授予,除非修訂是在應(yīng)急情況下完成的。對于應(yīng)向財產(chǎn)委員會提交的審查材料,申請人應(yīng)使用財產(chǎn)委員會總部系統(tǒng)進(jìn)行提交。直接向PA提交請求時,應(yīng)使用合同修訂請求模板。
第三,根據(jù)第10.1.1條的規(guī)定,在批準(zhǔn)的應(yīng)急費(fèi)金額范圍內(nèi)對貨物和服務(wù)合同進(jìn)行的修訂可以不經(jīng)財產(chǎn)委員會審查即可進(jìn)行處理,前提是該修訂在批準(zhǔn)的應(yīng)急費(fèi)金額范圍范圍內(nèi),并且只有在原授標(biāo)批準(zhǔn)的項目數(shù)量發(fā)生變化但單價沒有變化的情況下。當(dāng)遇到貨物價格包括運(yùn)費(fèi)情況時,貨物單價可能發(fā)生變化。因為運(yùn)費(fèi)成本與訂購項目的數(shù)量有關(guān)。應(yīng)急費(fèi)范圍內(nèi)的此類修訂可由內(nèi)部人員批準(zhǔn)。
第四,工程合同的修訂包括在應(yīng)急費(fèi)下進(jìn)行的修訂。修訂應(yīng)根據(jù)第13.6.2條進(jìn)行處理。
第五,合同修訂必須在修訂提議生效日期之前進(jìn)行,并且在合同到期日期之前完成(工程合同除外,因為此類合同沒有固定的結(jié)束日期)。如果合同已經(jīng)到期,采購官員必須向法律顧問尋求援助。
第六,若修訂合同會提高采購價格,那么,采購官員必須對價格的合理性進(jìn)行分析。相較原始合同,修訂合同中的單價無論是否相同采購官員都需要對價格部分進(jìn)行合理分析。因為在修訂合同時,原始費(fèi)率會發(fā)生變化,既可能降低又可能增加。采購官員要保證費(fèi)率的變化在合理范圍內(nèi)。如果采購方在修訂合同中追加的貨物(服務(wù))數(shù)量超過原始數(shù)量,可能會有批量折扣,而且原始合同可能簽署于很久以前。因此,采購官員必須能清楚地解釋和證明修訂合同中貨物(服務(wù))與原始貨物(服務(wù))之間單價的偏差。如合同雙方需要對單價進(jìn)行協(xié)商,那么,必須有至少兩名聯(lián)合國項目事務(wù)署人員參與協(xié)商,并且必須將一份由雙方代表簽署的書面報告作為文件說明。
第七,修訂合同必須采用書面形式。標(biāo)準(zhǔn)合同修訂模板應(yīng)用于服務(wù)或工程合同的修訂。根據(jù)采購訂單購買貨物時,必須向供應(yīng)商發(fā)出修訂后的采購訂單。
13.6.2 工程變更管理
工程類基礎(chǔ)設(shè)施項目的實施和管理應(yīng)包括有效地變更管理,即處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的變更。
所有工程都包括未知的和不可預(yù)見的因素。因此,變更應(yīng)被視為工程類項目合同管理的常規(guī)內(nèi)容。
工程的大部分變更都根據(jù)業(yè)主對承包商的指示進(jìn)行,通常為對合同中已商定的條款進(jìn)行變更。例如,工程合同沒有固定的結(jié)束日期。工程最終完工時,合同即終止。但合同會約定工程完工的目標(biāo)日期。當(dāng)承包商在目標(biāo)日期之前沒有完成工程時,根據(jù)合同約定,若承包商有權(quán)要求延長工程完成時間,在這種情況下,業(yè)主代表可選擇進(jìn)行合同變更,同意延長(目標(biāo))完工日期,若承包商無權(quán)或未要求延長工程完成時間,在這種情況下,業(yè)主有權(quán)向承包商申請延誤賠償金。
工程類合同的變更主要取決于業(yè)主代表指示更多或更少的變更事項。變更事項包括:合同中包含的任何工程項目數(shù)量的變化(此類變更不一定會構(gòu)成合同變更);工程項目的質(zhì)量和其他特征的變化;工程中任何部分的位置或尺寸的變化;工程中任何部分的遺漏補(bǔ)充;永久工程所需的任何額外工程、裝置、材料或服務(wù)(相關(guān)的完工測試、鉆孔、其他測試以及勘探工作);工程實施順序或時間的變化(包括提前或推遲完工時間)。
在聯(lián)合國項目事務(wù)署內(nèi)部,根據(jù)以下兩種情況,對變更進(jìn)行不同的處理。
第一種情況:如果變更基于合同中已經(jīng)包含的項目費(fèi)率,并且變更的估算值在根據(jù)第10.1.1條授予本合同的應(yīng)急費(fèi)金額內(nèi),則不需要財產(chǎn)委員會的進(jìn)一步審查,并且變更可由具有適當(dāng)授權(quán)的人員在內(nèi)部批準(zhǔn)。
第二種情況:如果變更不是基于合同中已經(jīng)包含的項目費(fèi)率,或者變更的估計價值超出了授予本合同的應(yīng)急費(fèi)金額,又或者變更是針對原始合同中未包含的新項目,則變更將被視為聯(lián)合國項目事務(wù)署術(shù)語中的“修訂”,以確定其審查和授予閾值。此“修訂”可由具有適當(dāng)授權(quán)人員批準(zhǔn)(參見第2.5.2條“授權(quán)”),必要時,再提供給財產(chǎn)委員會審查。一旦獲得批準(zhǔn),合同的變更將以發(fā)給承包商變更工程的指示的形式存在,而非修訂。
關(guān)于工程合同中應(yīng)急費(fèi)使用的進(jìn)一步說明:應(yīng)急費(fèi)應(yīng)是固定的,并限于授標(biāo)中批準(zhǔn)的金額(由于合同中包含的項目數(shù)量增加),即應(yīng)急費(fèi)不能因其他合同項目的負(fù)變化或遺漏而改變。如果已批準(zhǔn)的工程設(shè)計和工程合同包括“暫定金額”,且該金額已包含在已批準(zhǔn)的授標(biāo)中,則可直接使用,前提是該金額適用于合同暫定金額中確定的費(fèi)率,且不得將如此使用的暫定金額的數(shù)額從已批準(zhǔn)的應(yīng)急費(fèi)中扣除。但是,如果暫定金額的使用不是基于合同暫定金額中確定的費(fèi)率,則應(yīng)根據(jù)上文第二點將其按“修訂”處理。
(未完待續(xù),本文由財政部國庫司翻譯整理)
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