聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（五十）

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（五十）

13.7 合同的完成

所謂合同的完成包括：第一，采購官員確認承包商是否已履行所有義務(wù)或確定供應(yīng)商的剩余義務(wù)有哪些以及距離最終完成需要的時間。第二，結(jié)算最終支付款。第三，承包商對合同執(zhí)行情況進行評估。第四，承包商確認行政收尾工作。

在確定合同完成階段，采購官員必須核實以下活動：第一，所需的所有產(chǎn)品和（或）服務(wù)均已提供給采購方。第二，合同中的所有合同項目均已完成并通過驗收。第三，合同中沒有未決的索賠或調(diào)查事項。第四，合同中與實際采購中所涉及的不相符合情況已解決。第五，合同執(zhí)行中與價格修改和變更相關(guān)事項均已完成。第六，所有未決的分包問題均已解決。第七，合同中所涉及部分或全部終止活動已完成。第八，已經(jīng)確定所有保修文件的原件（內(nèi)容包括：保修截至日期、保修責任、保修應(yīng)遵循的程序）。第九，合同審計已經(jīng)完成。第十，最終發(fā)票已提交并支付。

聯(lián)合國項目事務(wù)署的工程類采購合同包含合同完成以及收尾的具體程序：第一，承包商通知工程或部分工程已達到基本完工階段。第二，采購官員簽發(fā)接收證書，確定工程或工程相關(guān)部分基本完工的日期?；蛎鞔_指出工程或工程相關(guān)部分距離實際完工存在缺陷或不足。第三，由聯(lián)合國項目事務(wù)署接管工程。第四，聯(lián)合國項目事務(wù)署發(fā)布缺陷通知和整改說明。第五，業(yè)主代表向承包商簽發(fā)最終完工證書。

值得說明的是，在業(yè)主代表向承包商簽發(fā)最終完工證書之前，不應(yīng)認為承包商的義務(wù)已完成。因為，最終完工證書中將確認缺陷通知期內(nèi)所有已確定的缺陷已經(jīng)全部解決。

13.8 財產(chǎn)處理

關(guān)于財產(chǎn)處理的詳細說明，參考OI固定和無形資產(chǎn)管理。

13.9 文件維護

采購官員必須為每一采購項目制定采購文件。采購文件除了要記錄采購流程信息，還要包含管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或變更信息都必須完整記錄在采購文件中。

根據(jù)透明和問責采購原則，同時，為了便于對聯(lián)合國項目事務(wù)署業(yè)務(wù)進行內(nèi)部和外部審計，采購流程中的每一步都應(yīng)記錄在案并存檔。采購文件應(yīng)被視為機密文件，只有在“OI信息披露”和本“采購手冊”中規(guī)定的情況下（例如：依據(jù)第6.6.2條的招標通知、依據(jù)第10.2.1條的合同授予），或者在溝通負責人和總法律顧問批準的情況下，才能公開或向第三方披露。

使用電子采購系統(tǒng)開展采購活動時，采購系統(tǒng)中的招標文件、開標報告、接收標書、評標文件、評標澄清文件、授標批準等，不需要再保存在其他電子或物理歸檔系統(tǒng)中。

聯(lián)合國項目事務(wù)署每一業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立一個標準檔案系統(tǒng)以及一個能夠跟蹤文件的編號系統(tǒng)，以便進行審計跟蹤以及采購活動的管理。此外，還應(yīng)建立采購流程文件記錄的合理例行程序。確保文件記錄符合OI文件保留規(guī)定，是進行采購的業(yè)務(wù)部門的主管、經(jīng)理、負責人的責任。

采購文件的歸檔必須根據(jù)采購流程中涉及的各采購步驟進行。這些步驟可能因所遵循的采購程序而異。對于工程類項目合同，除了采購歸檔要求之外，現(xiàn)場文件記錄也必不可少。因此，歸檔系統(tǒng)，不僅要對所有信件、圖紙、質(zhì)控、測量、付款、變更、指示、會議記錄、照片、報告、承包商提交文件、計劃等進行歸檔，還要對文件進行系統(tǒng)的備份，以確保信息不會丟失。

采購官員必須在采購活動最后一筆交易完成后，將采購文件保存七年。對于長期協(xié)議（LTA），在整個長期協(xié)議期間，為合同及其所有相關(guān)文件（包括修訂、延期、修改、發(fā)送給供應(yīng)商或供應(yīng)商發(fā)出的公函、關(guān)鍵績效指標報告、支出報告等）進行單獨保留。

通常情況下，采購文件包括以下相關(guān)信息：第一，請購單。第二，要求定義（說明、通信、與申購人的溝通、使用品牌名稱的理由等）。第三，采購信息，包括采購方式、競爭類型的合理性。第四，候選名單。第五，招標文件以及附件。招標文件包含，任務(wù)大綱、工程說明書、設(shè)計文件、工程進度表、簽發(fā)證明。第六，招標文件的修訂和其他澄清信息。第七，PA所指定的開標小組和技術(shù)評標小組名單。第八，標書接收報告副本。第九，開標報告。第十，收到的所有報價書（技術(shù)、商務(wù)符合的和不符合的）。第十一，從供應(yīng)商處收到的任何投標保函的副本。第十二，評標報告。第十三，澄清記錄（若有）以及與供應(yīng)商相關(guān)的通信信息。第十四，授標請求或提交給合同和財產(chǎn)委員會的投標文件。第十五，合同和財產(chǎn)委員會總部（HQCPC）或地方合同和財產(chǎn)委員會（LCPC）的會議紀要以及行政首席采購官（ECPO）或區(qū)域總監(jiān)（RD）的決定。第十六，原始合同或采購訂單。第十七，從供應(yīng)商處收到的任何預付款保函或履約保函的副本。第十八，投標抗議書。第十九，與承包商之間關(guān)于采購流程和合同管理的通信記錄（如電子郵件、會議紀要、電話）。第二十，會議、電話等記錄。第二十一，合同（采購訂單）的修訂信息。第二十二，關(guān)于索賠、變更和修訂的書面決定。第二十三，合同中規(guī)定的所需保險憑證和擔保的副本。第二十四，合同中規(guī)定的任何所需進度報告或其他交付進度證明。第二十五，收貨證明。第二十六，驗收和檢查報告。第二十七，申購人（最終用戶）的驗收報告。第二十八，工程接收證書。第二十九，工程最終完工證書。第三十，保險索賠單據(jù)。第三十一，付款證明。第三十二，供應(yīng)商績效評估表。

14 合作

聯(lián)合國項目事務(wù)署FRR118.02“采購模式”提供了以下兩種合作可能性。

第一，與聯(lián)合國系統(tǒng)組織合作。行政首席采購官或授權(quán)人員可與聯(lián)合國系統(tǒng)的其他組織合作，以滿足聯(lián)合國項目事務(wù)署的采購需求。行政首席采購官或授權(quán)人員可酌情簽訂協(xié)議。此類合作包括聯(lián)合開展共同采購活動，或聯(lián)合國項目事務(wù)署根據(jù)另一個聯(lián)合國系統(tǒng)組織的采購決定簽訂合同，或要求另一個聯(lián)合國系統(tǒng)組織代表聯(lián)合國項目事務(wù)署開展采購活動。第二，與聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府和組織合作。行政首席采購官或經(jīng)授權(quán)人員可就采購活動與聯(lián)合國系統(tǒng)組織以外的客戶合作并簽訂協(xié)議。

14.1 與聯(lián)合國實體合作

“一體行動”和聯(lián)合國的其他改革倡議帶來了采購方面的一體化成就。管理問題高級別委員會采購網(wǎng)絡(luò)（HLCM-PN）認可了促進合作采購的具體指導，包括在聯(lián)合國各機構(gòu)之間建立和共享長期協(xié)議。這種“一體化行動”的目標包括但不限于通過總量來撬動市場價格，以量換價，降低貨物、服務(wù)成本，同時降低管理和整個交易成本。

為了促進聯(lián)合國各實體之間的進一步合作并支持聯(lián)合國倡議，總監(jiān)、PG或PA可決定與聯(lián)合國系統(tǒng)的其他組織、機構(gòu)或計劃的合作是否適合滿足聯(lián)合國項目事務(wù)署的采購需求，前提是任何相關(guān)費用被認為是所提供服務(wù)的合理費用。合作可能被視為特別適合獲得批量定價或提升運營效率。聯(lián)合采購活動，聯(lián)合國項目事務(wù)署要么會依賴另一個聯(lián)合國實體作出采購決定，要么需要請求另一個聯(lián)合國實體代表聯(lián)合國項目事務(wù)署開展采購活動，又或需要從另一個聯(lián)合國實體采購貨物、工程或服務(wù)。

14.1.1 聯(lián)合招標

聯(lián)合國項目事務(wù)署可根據(jù)一個或相關(guān)系列計劃采購行動的預估總價值，選擇與一個或多個聯(lián)合國實體開展聯(lián)合采購活動。通常根據(jù)該聯(lián)合國實體的采購規(guī)則和條例，各合作組織將選擇一個組織領(lǐng)導采購過程。

合作采購的聯(lián)合國實體將共同商定招標文件和評標標準，并將共同評估提交的報價書。招標文件應(yīng)明確規(guī)定實現(xiàn)采購的預期合同形式。聯(lián)合招標僅遵循牽頭的聯(lián)合國實體的審查要求，除非適用的評標標準或最終授標與牽頭的聯(lián)合國實體不同。若聯(lián)合國項目事務(wù)署是牽頭的聯(lián)合國實體，則可規(guī)定其他參與的聯(lián)合國實體在負責審查采購活動的相關(guān)采購委員會中設(shè)有代表。（未完待續(xù)，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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