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聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版(五十)

欄目: 理論前沿,電子報 時間:2022-05-12 18:09:31 發(fā)布:管理員 分享到:
【摘要】

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版(五十)

13.7 合同的完成

所謂合同的完成包括:第一,采購官員確認承包商是否已履行所有義務(wù)或確定供應(yīng)商的剩余義務(wù)有哪些以及距離最終完成需要的時間。第二,結(jié)算最終支付款。第三,承包商對合同執(zhí)行情況進行評估。第四,承包商確認行政收尾工作。

在確定合同完成階段,采購官員必須核實以下活動:第一,所需的所有產(chǎn)品和(或)服務(wù)均已提供給采購方。第二,合同中的所有合同項目均已完成并通過驗收。第三,合同中沒有未決的索賠或調(diào)查事項。第四,合同中與實際采購中所涉及的不相符合情況已解決。第五,合同執(zhí)行中與價格修改和變更相關(guān)事項均已完成。第六,所有未決的分包問題均已解決。第七,合同中所涉及部分或全部終止活動已完成。第八,已經(jīng)確定所有保修文件的原件(內(nèi)容包括:保修截至日期、保修責任、保修應(yīng)遵循的程序)。第九,合同審計已經(jīng)完成。第十,最終發(fā)票已提交并支付。

聯(lián)合國項目事務(wù)署的工程類采購合同包含合同完成以及收尾的具體程序:第一,承包商通知工程或部分工程已達到基本完工階段。第二,采購官員簽發(fā)接收證書,確定工程或工程相關(guān)部分基本完工的日期?;蛎鞔_指出工程或工程相關(guān)部分距離實際完工存在缺陷或不足。第三,由聯(lián)合國項目事務(wù)署接管工程。第四,聯(lián)合國項目事務(wù)署發(fā)布缺陷通知和整改說明。第五,業(yè)主代表向承包商簽發(fā)最終完工證書。

值得說明的是,在業(yè)主代表向承包商簽發(fā)最終完工證書之前,不應(yīng)認為承包商的義務(wù)已完成。因為,最終完工證書中將確認缺陷通知期內(nèi)所有已確定的缺陷已經(jīng)全部解決。

13.8 財產(chǎn)處理

關(guān)于財產(chǎn)處理的詳細說明,參考OI固定和無形資產(chǎn)管理。

13.9 文件維護

采購官員必須為每一采購項目制定采購文件。采購文件除了要記錄采購流程信息,還要包含管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或變更信息都必須完整記錄在采購文件中。

根據(jù)透明和問責采購原則,同時,為了便于對聯(lián)合國項目事務(wù)署業(yè)務(wù)進行內(nèi)部和外部審計,采購流程中的每一步都應(yīng)記錄在案并存檔。采購文件應(yīng)被視為機密文件,只有在“OI信息披露”和本“采購手冊”中規(guī)定的情況下(例如:依據(jù)第6.6.2條的招標通知、依據(jù)第10.2.1條的合同授予),或者在溝通負責人和總法律顧問批準的情況下,才能公開或向第三方披露。

使用電子采購系統(tǒng)開展采購活動時,采購系統(tǒng)中的招標文件、開標報告、接收標書、評標文件、評標澄清文件、授標批準等,不需要再保存在其他電子或物理歸檔系統(tǒng)中。

聯(lián)合國項目事務(wù)署每一業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立一個標準檔案系統(tǒng)以及一個能夠跟蹤文件的編號系統(tǒng),以便進行審計跟蹤以及采購活動的管理。此外,還應(yīng)建立采購流程文件記錄的合理例行程序。確保文件記錄符合OI文件保留規(guī)定,是進行采購的業(yè)務(wù)部門的主管、經(jīng)理、負責人的責任。

采購文件的歸檔必須根據(jù)采購流程中涉及的各采購步驟進行。這些步驟可能因所遵循的采購程序而異。對于工程類項目合同,除了采購歸檔要求之外,現(xiàn)場文件記錄也必不可少。因此,歸檔系統(tǒng),不僅要對所有信件、圖紙、質(zhì)控、測量、付款、變更、指示、會議記錄、照片、報告、承包商提交文件、計劃等進行歸檔,還要對文件進行系統(tǒng)的備份,以確保信息不會丟失。

采購官員必須在采購活動最后一筆交易完成后,將采購文件保存七年。對于長期協(xié)議(LTA),在整個長期協(xié)議期間,為合同及其所有相關(guān)文件(包括修訂、延期、修改、發(fā)送給供應(yīng)商或供應(yīng)商發(fā)出的公函、關(guān)鍵績效指標報告、支出報告等)進行單獨保留。

通常情況下,采購文件包括以下相關(guān)信息:第一,請購單。第二,要求定義(說明、通信、與申購人的溝通、使用品牌名稱的理由等)。第三,采購信息,包括采購方式、競爭類型的合理性。第四,候選名單。第五,招標文件以及附件。招標文件包含,任務(wù)大綱、工程說明書、設(shè)計文件、工程進度表、簽發(fā)證明。第六,招標文件的修訂和其他澄清信息。第七,PA所指定的開標小組和技術(shù)評標小組名單。第八,標書接收報告副本。第九,開標報告。第十,收到的所有報價書(技術(shù)、商務(wù)符合的和不符合的)。第十一,從供應(yīng)商處收到的任何投標保函的副本。第十二,評標報告。第十三,澄清記錄(若有)以及與供應(yīng)商相關(guān)的通信信息。第十四,授標請求或提交給合同和財產(chǎn)委員會的投標文件。第十五,合同和財產(chǎn)委員會總部(HQCPC)或地方合同和財產(chǎn)委員會(LCPC)的會議紀要以及行政首席采購官(ECPO)或區(qū)域總監(jiān)(RD)的決定。第十六,原始合同或采購訂單。第十七,從供應(yīng)商處收到的任何預付款保函或履約保函的副本。第十八,投標抗議書。第十九,與承包商之間關(guān)于采購流程和合同管理的通信記錄(如電子郵件、會議紀要、電話)。第二十,會議、電話等記錄。第二十一,合同(采購訂單)的修訂信息。第二十二,關(guān)于索賠、變更和修訂的書面決定。第二十三,合同中規(guī)定的所需保險憑證和擔保的副本。第二十四,合同中規(guī)定的任何所需進度報告或其他交付進度證明。第二十五,收貨證明。第二十六,驗收和檢查報告。第二十七,申購人(最終用戶)的驗收報告。第二十八,工程接收證書。第二十九,工程最終完工證書。第三十,保險索賠單據(jù)。第三十一,付款證明。第三十二,供應(yīng)商績效評估表。

14 合作

聯(lián)合國項目事務(wù)署FRR118.02“采購模式”提供了以下兩種合作可能性。

第一,與聯(lián)合國系統(tǒng)組織合作。行政首席采購官或授權(quán)人員可與聯(lián)合國系統(tǒng)的其他組織合作,以滿足聯(lián)合國項目事務(wù)署的采購需求。行政首席采購官或授權(quán)人員可酌情簽訂協(xié)議。此類合作包括聯(lián)合開展共同采購活動,或聯(lián)合國項目事務(wù)署根據(jù)另一個聯(lián)合國系統(tǒng)組織的采購決定簽訂合同,或要求另一個聯(lián)合國系統(tǒng)組織代表聯(lián)合國項目事務(wù)署開展采購活動。第二,與聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府和組織合作。行政首席采購官或經(jīng)授權(quán)人員可就采購活動與聯(lián)合國系統(tǒng)組織以外的客戶合作并簽訂協(xié)議。

14.1 與聯(lián)合國實體合作

“一體行動”和聯(lián)合國的其他改革倡議帶來了采購方面的一體化成就。管理問題高級別委員會采購網(wǎng)絡(luò)(HLCM-PN)認可了促進合作采購的具體指導,包括在聯(lián)合國各機構(gòu)之間建立和共享長期協(xié)議。這種“一體化行動”的目標包括但不限于通過總量來撬動市場價格,以量換價,降低貨物、服務(wù)成本,同時降低管理和整個交易成本。

為了促進聯(lián)合國各實體之間的進一步合作并支持聯(lián)合國倡議,總監(jiān)、PG或PA可決定與聯(lián)合國系統(tǒng)的其他組織、機構(gòu)或計劃的合作是否適合滿足聯(lián)合國項目事務(wù)署的采購需求,前提是任何相關(guān)費用被認為是所提供服務(wù)的合理費用。合作可能被視為特別適合獲得批量定價或提升運營效率。聯(lián)合采購活動,聯(lián)合國項目事務(wù)署要么會依賴另一個聯(lián)合國實體作出采購決定,要么需要請求另一個聯(lián)合國實體代表聯(lián)合國項目事務(wù)署開展采購活動,又或需要從另一個聯(lián)合國實體采購貨物、工程或服務(wù)。

14.1.1 聯(lián)合招標

聯(lián)合國項目事務(wù)署可根據(jù)一個或相關(guān)系列計劃采購行動的預估總價值,選擇與一個或多個聯(lián)合國實體開展聯(lián)合采購活動。通常根據(jù)該聯(lián)合國實體的采購規(guī)則和條例,各合作組織將選擇一個組織領(lǐng)導采購過程。

合作采購的聯(lián)合國實體將共同商定招標文件和評標標準,并將共同評估提交的報價書。招標文件應(yīng)明確規(guī)定實現(xiàn)采購的預期合同形式。聯(lián)合招標僅遵循牽頭的聯(lián)合國實體的審查要求,除非適用的評標標準或最終授標與牽頭的聯(lián)合國實體不同。若聯(lián)合國項目事務(wù)署是牽頭的聯(lián)合國實體,則可規(guī)定其他參與的聯(lián)合國實體在負責審查采購活動的相關(guān)采購委員會中設(shè)有代表。(未完待續(xù),本文由財政部國庫司翻譯整理)




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責任編輯:LIZHENG

本文來源:中國政府采購報第1146期第3版
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