搭乘信息化列車推進(jìn)采購風(fēng)險防控體系建設(shè)

【內(nèi)控管理面面觀】

搭乘信息化列車推進(jìn)采購風(fēng)險防控體系建設(shè)

■ 柴寧

高校政府采購工作復(fù)雜性強(qiáng)、風(fēng)險性高，實(shí)現(xiàn)高校政府采購提質(zhì)增效和風(fēng)險防范的最有效措施就是推進(jìn)信息化。

通過不斷探索、交流和學(xué)習(xí)，北京林業(yè)大學(xué)采購管理系統(tǒng)于2019年底研發(fā)，2020年4月正式投入使用。經(jīng)過兩年的調(diào)整與建設(shè)，采購管理系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)，有效嵌入了學(xué)校采購內(nèi)部控制的原理、方法和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了采購全流程的數(shù)據(jù)共享和信息協(xié)同，打破采購過程的“信息孤島”，將學(xué)校各類型采購，例如分散采購和學(xué)校集中采購等均納入平臺統(tǒng)一進(jìn)行管理。通過數(shù)據(jù)共享交換平臺實(shí)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)上的跨部門數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)融合，建立“多主體、嚴(yán)程序”的內(nèi)部控制建設(shè)體系。

關(guān)鍵做法

全面梳理學(xué)校采購業(yè)務(wù)事項和現(xiàn)有內(nèi)控制度，確保采購活動的每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都納入內(nèi)控流程，每一個風(fēng)險點(diǎn)都嵌入采購管理系統(tǒng)，現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)采購意向公開—采購立項申請—開評標(biāo)—采購合同簽署審批及蓋章申請的采購全生命周期管控。同時，通過授權(quán)財務(wù)、審計、紀(jì)檢監(jiān)察部門，開放相關(guān)信息的查看權(quán)限，以外部監(jiān)督強(qiáng)化采購內(nèi)控的完善和執(zhí)行。

采購意向公開審批與執(zhí)行環(huán)節(jié)，采購人登錄采購管理系統(tǒng)，填寫采購意向公開項目類別、采購時間、采購需求等內(nèi)容。采購意向公開需經(jīng)過采購人所在單位負(fù)責(zé)人、采購與招標(biāo)管理中心經(jīng)辦人、副主任逐級審批后，確定意向公開內(nèi)容的合理性及合規(guī)性。

為實(shí)時監(jiān)管采購項目意向公開的執(zhí)行，避免采購項目規(guī)避意向公開情況出現(xiàn)，采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了采購意向公開與采購項目的關(guān)聯(lián)，采購人提交采購立項申請時，系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)至填寫采購意向公開頁面，并在逐級審核時顯示意向公開信息，保證采購意向公開工作的開展。

采購項目的立項申請與審批環(huán)節(jié)，采購管理系統(tǒng)建立起采購單位提交采購立項申請—經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購預(yù)算審批—采購與招標(biāo)管理中心副主任審核材料完整性并分配執(zhí)行經(jīng)辦人—執(zhí)行經(jīng)辦人按照業(yè)務(wù)歸口范圍，將采購項目轉(zhuǎn)給相關(guān)歸口管理部門審核—采購與招標(biāo)管理中心執(zhí)行經(jīng)辦人最終審核確認(rèn)的全流程跟蹤審核體系。

采購人填寫項目基本信息、預(yù)算經(jīng)費(fèi)賬號，并根據(jù)項目特點(diǎn)上傳申請文件，包括但不限于集中采購委托書、需求文檔、經(jīng)費(fèi)證明材料、大型儀器論證報告等。其中，對于高風(fēng)險儀器，系統(tǒng)自動提示上傳學(xué)校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處的高風(fēng)險儀器設(shè)備論證報告，實(shí)現(xiàn)部門間內(nèi)控體系聯(lián)動。

采購立項的審核流程方面，采購管理系統(tǒng)根據(jù)申請經(jīng)費(fèi)賬號，自動向經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人系統(tǒng)推送審批待辦，由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批經(jīng)費(fèi)的可執(zhí)行性及項目的可開展性；采購與招標(biāo)管理中心副主任審核材料完整性并分配執(zhí)行經(jīng)辦人，采購管理系統(tǒng)自動向經(jīng)辦人推送審批待辦；執(zhí)行經(jīng)辦人根據(jù)副主任審批意見，并參考項目要求，可選擇返回采購人修改相關(guān)內(nèi)容，項目中因項目名稱填寫不當(dāng)、未上傳完整相關(guān)材料，由執(zhí)行經(jīng)辦人返回采購人修改；采購人修改完畢后，執(zhí)行經(jīng)辦人根據(jù)項目性質(zhì)向歸口管理部門推送審批待辦，項目屬于科研儀器設(shè)備采購的，歸口管理部門為實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處；歸口管理部門審批后，由執(zhí)行經(jīng)辦人最終審核并提交采購方式確定流程。

采用公開招標(biāo)方式執(zhí)行的采購項目，采購方式的確定需經(jīng)過采購與招標(biāo)管理中心副主任、主任依次審批確認(rèn)。

采購項目執(zhí)行完畢后，需提交合同簽訂申請，由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、歸口管理部門、招標(biāo)中心審核合同內(nèi)容與標(biāo)書的一致性，確保采購合同合規(guī)，審核后合同均需加蓋北京林業(yè)大學(xué)合同專用章（采購）。

主要成效

采購管理系統(tǒng)依托學(xué)校數(shù)據(jù)治理頂層設(shè)計，全面推動學(xué)校采購信息系統(tǒng)可視化、智能化、協(xié)同化體系建設(shè)，加快了電子化采購建設(shè)的速度，有效地建立了采購風(fēng)險防控體系。

跨越數(shù)字鴻溝，打通采購相關(guān)部門間協(xié)同監(jiān)管的“大動脈”。采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與人事部門、財務(wù)部門的數(shù)據(jù)聯(lián)通，完成了人事變動、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人變更、經(jīng)費(fèi)賬號變化等的系統(tǒng)自動更新與數(shù)據(jù)共享，可將項目準(zhǔn)確推送至負(fù)責(zé)人，保證采購項目審批的準(zhǔn)確性，提高采購審批效率。同時，采購項目通過不同部門、不同審批主體審核并留痕，落實(shí)了采購主體責(zé)任，將采購的全過程實(shí)時展現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)控監(jiān)管的“過程化”，極大地提高監(jiān)管效能。

實(shí)現(xiàn)技術(shù)集成，構(gòu)建采購全過程精確追蹤的“GPS”。采購管理系統(tǒng)是一個將電腦軟件、手機(jī)終端融為一體的集成系統(tǒng)，可與微信關(guān)聯(lián)，采購人及審批人可通過手機(jī)端實(shí)時跟蹤或?qū)徟少忢椖?，?shí)現(xiàn)采購項目的“隨時申，隨時審”，提高采購效率，確保程序完整。同時，采購管理系統(tǒng)摒棄了眾多系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)線路及終端的要求，考慮到師生工作地點(diǎn)的變化及疫情等特殊狀況無法使用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)等情形，在保證系統(tǒng)信息安全的前提下，允許采購人通過外網(wǎng)登陸采購管理系統(tǒng)。

完成制度嵌入，打造制度執(zhí)行的“快速路”。學(xué)校采購的申請與審批均以采購相關(guān)文件為核心，并將具體執(zhí)行要求嵌入采購管理系統(tǒng)，從采購申請中對于實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處關(guān)于大型儀器及高風(fēng)險儀器論證報告的提交提示，到落實(shí)《北京林業(yè)大學(xué)采購管理辦法》及《北京林業(yè)大學(xué)政府采購意向公開工作實(shí)施辦法》等文件的系統(tǒng)邏輯開發(fā)，再到《集中采購委托書》《需求文檔》等材料提交設(shè)置，采購管理系統(tǒng)將學(xué)校文件制度具體到采購的每一個環(huán)節(jié)，再將每一個環(huán)節(jié)嵌入采購管理系統(tǒng)中，體現(xiàn)著采購內(nèi)控與服務(wù)浸透式融合的人文情懷。

下一步，北京林業(yè)大學(xué)將繼續(xù)按照教育部有關(guān)政府采購的工作要求，完善制度體系，真正將制度具體化、將執(zhí)行簡單化，完成政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制完善的應(yīng)有之義。同時，繼續(xù)依托著愈發(fā)完善的采購管理系統(tǒng)，跨越數(shù)字鴻溝，實(shí)現(xiàn)部門間控制體系的聯(lián)動，采購單位、審批部門、執(zhí)行部門、監(jiān)管部門在采購管理系統(tǒng)的信息化“列車”上，各司其職又相互協(xié)作，為“列車”安全運(yùn)行保駕護(hù)航。

（作者單位：北京林業(yè)大學(xué)采購與招標(biāo)管理中心 ）

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