“四步法”做內(nèi)控助力高校防范化解采購風險

【內(nèi)控管理面面觀】

“四步法”做內(nèi)控助力高校防范化解采購風險

■ 唐大鵬 王伯倫

2022年7月再次公開征求意見的《中華人民共和國政府采購法（修訂草案征求意見稿）》（以下簡稱《征求意見稿》）提出，“采購人應(yīng)當建立健全政府采購的內(nèi)部控制制度，明確工作程序和崗位職責，強化監(jiān)督制約機制”，對高校進一步完善采購內(nèi)部控制制度，防范化解政策風險、決策風險、管理風險以及廉潔風險提出了更高要求。高校應(yīng)當將政策目標細化為內(nèi)部具體制度文本，通過設(shè)計流程和表單，將政策目標和決策精神固化為采購執(zhí)行的合規(guī)要求。同時，加強采購風險的源頭治理，完善采購決策的內(nèi)部運行和制衡機制。高校還應(yīng)當完善內(nèi)部監(jiān)督和信息公開制度并加強執(zhí)行，并通過數(shù)智化信息平臺加強實時監(jiān)控，強化全覆蓋、全方位、全過程的監(jiān)督合力。

政策風險   制度文本細化采購政策目標

高校應(yīng)當通過收集、解構(gòu)采購政策，將政策目標細化為內(nèi)部具體制度文本，推動經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)。在政策收集階段，應(yīng)當指定采購部門全面收集政府采購政策相關(guān)要求，如《征求意見稿》提出的維護國家安全、支持科技創(chuàng)新、促進中小企業(yè)發(fā)展、支持綠色發(fā)展、扶持不發(fā)達地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū)、維護弱勢群體利益等，以及財政部發(fā)布的支持殘疾人就業(yè)、綠色發(fā)展、脫貧攻堅、中小企業(yè)發(fā)展、鄉(xiāng)村產(chǎn)業(yè)振興等具體文件。

在政策解構(gòu)階段，應(yīng)當根據(jù)政策表達的涵義，將政府采購政策目標逐條解構(gòu)為具體的采購需求標準、預(yù)留采購份額、評審優(yōu)惠、訂購首購等，結(jié)合高校實際情況深入研討并進一步細化為優(yōu)先采購和強制采購的分類事項標準，形成政策性和可操作性兼顧的采購制度文本。

 決策風險   職責明晰完善采購決策機制

高校應(yīng)當加強采購風險的源頭治理，通過明晰申請、審核、審批的崗位職責，完善采購決策的內(nèi)部運行和制衡機制。在申請階段，采購申請部門經(jīng)辦人應(yīng)當根據(jù)項目績效目標，科學(xué)合理地確定擬采購的標的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)和其他要求，認真填寫采購需求申請表單并提供完整附件。采購項目負責人和申請部門負責人應(yīng)當嚴格審核采購需求，確保其符合本部門職責、采購項目特點和實際需要。由于政府采購項目金額較大，采購申請部門還可以組織內(nèi)部集體討論，將會議紀要作為部門審核意見提交。在審核階段，業(yè)務(wù)歸口管理部門、采購部門和財務(wù)部門等應(yīng)當強化歸口審核職責，根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)、高校發(fā)展規(guī)劃和財務(wù)狀況、部門資產(chǎn)配置和采購績效完成情況等，對采購需求的合規(guī)性、完整性、明確性、可評判性、可驗證性等進行審核，設(shè)計程序時還應(yīng)當確保財務(wù)部門后置審核把好“出口關(guān)”。對于復(fù)雜項目，高?？梢酝?guī)劃、法律等部門進行會審；對于專業(yè)性強的項目，還可以由采購部門遴選專業(yè)機構(gòu)，經(jīng)決策機構(gòu)同意后由專業(yè)機構(gòu)進行評審，會審記錄和專業(yè)機構(gòu)評審意見應(yīng)當隨審核部門的審核意見一并提交。在審批階段，除了建立健全決策和會議制度并嚴格執(zhí)行外，還應(yīng)當結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和采購項目特點，實施清單化、精準化授權(quán)放權(quán)，由黨委常委會審定金額較大、社會關(guān)注度較高的政府采購項目，其他項目可以由校長辦公會審定。此外，高校還可以成立采購委員會等專業(yè)委員會，向領(lǐng)導(dǎo)班子提供專業(yè)意見。

 管理風險   流程表單加強采購執(zhí)行合規(guī)

高校應(yīng)當基于上位政策法規(guī)和內(nèi)部制度文本，通過設(shè)計流程和表單，將政策目標和決策精神固化為采購執(zhí)行的合規(guī)要求。在流程設(shè)計方面，首先，分事行權(quán)。將采購法相關(guān)法規(guī)及學(xué)校內(nèi)部規(guī)定中采購相關(guān)法定事項的歸屬環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為關(guān)鍵控制點，采用事前預(yù)算控制、事中運營控制、事后考核控制的方式進行管理風險防控。其次，分崗設(shè)權(quán)。根據(jù)高校的組織架構(gòu)和部門職責，把采購流程中關(guān)鍵控制任務(wù)落實到各職能部門和決策機構(gòu)。再其次，分級授權(quán)。根據(jù)采購數(shù)據(jù)，結(jié)合管理偏好和風險承擔程度，自上而下地設(shè)定授權(quán)審批的金額標準或比例標準，以會計控制和財產(chǎn)保護控制的方式落實，并將分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)串聯(lián)在一起，形成明晰的權(quán)力邊界和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。最后，將建立的采購流程繪制為標準流程圖并進行流程信息內(nèi)部公開，最大程度降低信息不對稱。在表單設(shè)計方面，應(yīng)當根據(jù)制度文本和流程設(shè)計采購相關(guān)表單，并至少包含三部分：第一部分是根據(jù)制度文本中的事項標準，設(shè)列的申請事項信息區(qū)，例如為了落實政府采購的政策目標，應(yīng)當將其作為項目績效目標、預(yù)算編制、需求確定、采購方式和競爭范圍選擇、項目評審、合同履約管理等相關(guān)表單中的必填選項。第二部分是根據(jù)制度文本中的要件標準，設(shè)列的附件信息區(qū)，例如在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)當將供應(yīng)商資質(zhì)信息和其符合的采購政策的品目清單或標準規(guī)范一并附上。第三部分是根據(jù)崗位職責權(quán)限和業(yè)務(wù)流程設(shè)列的審批意見信息區(qū)，例如按照由上到下的順序，分別為采購申請部門、歸口管理部門、采購部門、財務(wù)部門、采購委員會、校長辦公會、黨委常委會、教育部門、財政部門；部門內(nèi)部按照由左至右的順序，分別為審核崗、復(fù)核崗、負責人。

 廉潔風險  信息平臺強化采購監(jiān)督合力

高校應(yīng)當完善內(nèi)部監(jiān)督和信息公開制度并加強執(zhí)行，并通過數(shù)智化信息平臺加強實時監(jiān)控，強化全覆蓋、全方位、全過程的監(jiān)督合力。首先，完善全覆蓋的采購內(nèi)部監(jiān)督制度，包括對采購相關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限、采購活動的決策和執(zhí)行程序等制度設(shè)計的監(jiān)督，以及對政府采購制度及政策落實、履約守信、采購人員專業(yè)勝任能力及培訓(xùn)考核等制度執(zhí)行的監(jiān)督。其次，建立全方位政府采購信息內(nèi)外部公開制度，包括在指定媒體上向社會公開發(fā)布采購意向、采購公告、采購文件、采購結(jié)果和監(jiān)督處罰信息等，以及在內(nèi)部公開采購績效、違法違規(guī)情況等。最后，加快采購信息化進程并構(gòu)建數(shù)智化信息平臺。第一，盡可能利用數(shù)據(jù)電文形式和電子信息網(wǎng)絡(luò)開展政府采購活動，推動交易流程、公共服務(wù)、監(jiān)督管理的透明化和規(guī)范化。第二，應(yīng)當梳理和規(guī)范采購信息系統(tǒng)的審批流程及各層級人員權(quán)限設(shè)置，將采購法相關(guān)法規(guī)及學(xué)校內(nèi)部規(guī)定的業(yè)務(wù)標準和控制措施等嵌入采購信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)自動識別并終止超越權(quán)限、逾越程序和審核材料不健全等違規(guī)行為。第三，在打通采購信息系統(tǒng)與項目管理、預(yù)算管理、財務(wù)收支等系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立連接教育部門、財政部門以及人大、紀檢監(jiān)察部門、審計部門等的數(shù)據(jù)共享信息平臺。第四，信息化條件較好的高校，還應(yīng)當探索運用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，通過機器學(xué)習(xí)勾畫內(nèi)部用戶和供應(yīng)商等利益相關(guān)者的廉潔風險畫像，實現(xiàn)廉潔風險的實時監(jiān)測、自動預(yù)警、監(jiān)督評價等在線監(jiān)管功能。

（作者單位：東北財經(jīng)大學(xué)會計學(xué)院、遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院會計學(xué)院）

本報擁有此文版權(quán)，若需轉(zhuǎn)載或復(fù)制，請注明來源于中國政府采購報，標注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責任。