用好采購(gòu)需求管理“羅盤(pán)”助力采購(gòu)工作提質(zhì)增效

【采購(gòu)需求管理之我見(jiàn)】

用好采購(gòu)需求管理“羅盤(pán)”助力采購(gòu)工作提質(zhì)增效

■ 閆文浩

采購(gòu)需求既承載著政府采購(gòu)的政策功能，又強(qiáng)調(diào)采購(gòu)人的個(gè)性化目標(biāo)，是政府采購(gòu)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。做好采購(gòu)需求管理，不僅有利于幫助采購(gòu)人貫通采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行全過(guò)程的績(jī)效目標(biāo)管理，更有利于提高采購(gòu)人的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、強(qiáng)化內(nèi)部控制約束，為采購(gòu)工作提質(zhì)增效導(dǎo)引航向。

為加強(qiáng)校內(nèi)采購(gòu)需求管理，深入推進(jìn)《政府采購(gòu)需求管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）落地落實(shí)，我校采取了一系列措施。在采購(gòu)意向公開(kāi)、采購(gòu)需求審查、采購(gòu)立項(xiàng)申報(bào)、采購(gòu)需求分析及采購(gòu)文件編制等各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)采購(gòu)需求管理提前介入、嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)“科學(xué)、合理、完整、明確”的總體目標(biāo)，降低采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行階段和合同履約驗(yàn)收階段各類風(fēng)險(xiǎn)，確保優(yōu)質(zhì)高效做好采購(gòu)招標(biāo)工作。

建立采購(gòu)需求管理制度科學(xué)構(gòu)建政策實(shí)施路徑

完善制度建設(shè)，表單化推進(jìn)制度落地?！掇k法》出臺(tái)后，我校率先推出了《市場(chǎng)調(diào)查、需求調(diào)查》《采購(gòu)需求》《采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃》系列表單，明確了采購(gòu)需求管理“做什么”“怎么做”和“誰(shuí)來(lái)做”，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)需求規(guī)范化管理，為兄弟高校提供了“陜Star方案”，受到教育部政府采購(gòu)中心和陜西省教育廳的肯定和推廣。

全流程把關(guān)，開(kāi)展聯(lián)合審查。根據(jù)采購(gòu)需求審查的相關(guān)要求，我校結(jié)合實(shí)際建立了聯(lián)合審查工作機(jī)制，統(tǒng)籌采購(gòu)、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)歸口、監(jiān)察等部門(mén)根據(jù)各自工作職責(zé)開(kāi)展聯(lián)合審查，做到部門(mén)之間協(xié)同聯(lián)動(dòng)、信息共享，打通各部門(mén)、各環(huán)節(jié)信息鏈路，避免后端環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致項(xiàng)目“翻燒餅”。我校的審查機(jī)構(gòu)包括常駐部門(mén)：采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室、計(jì)劃財(cái)務(wù)處、監(jiān)察處、審計(jì)處（內(nèi)控辦），以及業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)，主要包括：國(guó)有資產(chǎn)管理處、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理處、信息化建設(shè)與管理處、后勤管理保障處、基建處、圖書(shū)館、校醫(yī)院等。聯(lián)合審查實(shí)施一站式服務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目需要，由采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室將項(xiàng)目單位提交的采購(gòu)需求、采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃等材料，發(fā)送常駐部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)進(jìn)行審查，審查結(jié)論均為“通過(guò)”，方可進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的采購(gòu)工作。除此之外，在采購(gòu)項(xiàng)目申報(bào)階段，堅(jiān)持發(fā)揮“黨建+采購(gòu)業(yè)務(wù)”的雙輪驅(qū)動(dòng)作用，推動(dòng)學(xué)院黨委（黨總支）在重大采購(gòu)中充分發(fā)揮把方向、管大局、保落實(shí)的作用，同時(shí)將“黨政同責(zé)”“一崗雙責(zé)”落實(shí)在學(xué)院各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)中。

多方參與，做好內(nèi)控管理。根據(jù)《辦法》規(guī)定，在確定采購(gòu)需求前，我校允許通過(guò)咨詢、論證、問(wèn)卷調(diào)查等多種方式開(kāi)展需求調(diào)查。為此，我校開(kāi)發(fā)定制了“線上調(diào)研”工具模塊，經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，在需求調(diào)查階段發(fā)揮了重要作用。在確定采購(gòu)需求和編制采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃階段，采購(gòu)人可以自行組織，也可以委托采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)或者其他第三方機(jī)構(gòu)開(kāi)展；在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，采購(gòu)人可以邀請(qǐng)參加本項(xiàng)目的其他供應(yīng)商或者第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)及專家參與驗(yàn)收。將內(nèi)部控制管理要求充分融入采購(gòu)需求管理的各階段，嚴(yán)格做到不相容崗位相分離，形成由采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、專家、供應(yīng)商及其他第三方機(jī)構(gòu)等市場(chǎng)主體相互制衡的工作機(jī)制。

緊扣項(xiàng)目實(shí)際功能目標(biāo)合理制定技術(shù)商務(wù)要求

提前一公里，統(tǒng)籌全年采購(gòu)計(jì)劃。我校根據(jù)歷年采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)，以清單形式梳理了全年采購(gòu)項(xiàng)目，建立了年度常規(guī)采購(gòu)任務(wù)工作臺(tái)賬，包括政府采購(gòu)項(xiàng)目、國(guó)庫(kù)項(xiàng)目、進(jìn)口科研儀器設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目、央采項(xiàng)目、周期性常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目以及假期施工的工程項(xiàng)目等，全面了解校內(nèi)各單位全年的采購(gòu)需求概況，同時(shí)，將各類采購(gòu)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備所需的流程和辦理時(shí)間，提前向項(xiàng)目單位進(jìn)行“預(yù)報(bào)”，從而使項(xiàng)目單位做到心中有數(shù)、提前準(zhǔn)備、合理安排。

堅(jiān)持從需求出發(fā)，立足實(shí)際功能目標(biāo)。在開(kāi)展采購(gòu)需求審查、采購(gòu)文件編制、采購(gòu)合同審核等日常工作中，始終堅(jiān)持站在采購(gòu)需求的角度考慮問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)功能目標(biāo)為前提分析采購(gòu)需求是否清楚明了、表述規(guī)范、含義準(zhǔn)確，依法依規(guī)選擇采購(gòu)方式，合理制定技術(shù)要求、商務(wù)要求，合規(guī)確定評(píng)審辦法。

利用信息化手段，拓寬尋源渠道。充分借助信息化手段，提升采購(gòu)工作管理效能，推動(dòng)采購(gòu)需求管理工作自主化、自動(dòng)化、智能化發(fā)展。利用采購(gòu)管理系統(tǒng)的意向公開(kāi)功能模塊，在做好信息公開(kāi)的同時(shí)，有效收集意向供應(yīng)商的市場(chǎng)報(bào)價(jià)和技術(shù)、商務(wù)文件，從而開(kāi)展線上市場(chǎng)調(diào)研。該舉措既提升了尋源、詢價(jià)的便捷性，又增強(qiáng)了市場(chǎng)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和項(xiàng)目匹配度，實(shí)現(xiàn)了供需信息的雙向互通。

加強(qiáng)專業(yè)化指導(dǎo)

促進(jìn)采購(gòu)需求完整明確

跳出單一采購(gòu)項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)全生命周期管理。在采購(gòu)需求編制過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)采購(gòu)項(xiàng)目全生命周期的擴(kuò)展性和時(shí)間上的延續(xù)性，考慮全生命周期或服務(wù)期限的運(yùn)行需求。例如，采購(gòu)項(xiàng)目涉及與現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施或其他采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)的，需考慮兼容性要求：如信息化建設(shè)項(xiàng)目，考慮硬件與軟件的適配性要求；涉及后續(xù)采購(gòu)的，考慮項(xiàng)目耗材、維護(hù)成本等全生命周期管理。

注重目標(biāo)導(dǎo)向，前置考慮履約驗(yàn)收問(wèn)題。明確履約驗(yàn)收的方案和標(biāo)準(zhǔn)，有利于以項(xiàng)目功能目標(biāo)為導(dǎo)向，指明項(xiàng)目采購(gòu)需求的實(shí)現(xiàn)路徑、表現(xiàn)形式和驗(yàn)證方法，從而約束供應(yīng)商按照采購(gòu)需求嚴(yán)格履約。根據(jù)《辦法》要求，在采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃中應(yīng)當(dāng)明確履約驗(yàn)收方案，包括履約驗(yàn)收的主體、時(shí)間、方式、程序、內(nèi)容和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。驗(yàn)收內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括每一項(xiàng)技術(shù)和商務(wù)要求的落實(shí)情況，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要包括所有客觀、量化指標(biāo)，或通過(guò)履約評(píng)價(jià)、問(wèn)卷調(diào)查等方式，將主觀評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)化為客觀、量化指標(biāo)。分期實(shí)施的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)結(jié)合分期考核的情況，明確分期驗(yàn)收要求。同時(shí)，我校還考慮了將驗(yàn)收程序與結(jié)算方式相掛鉤，將履約驗(yàn)收結(jié)果作為階段性付款的依據(jù)，從而對(duì)供應(yīng)商履約形成有效的過(guò)程管理。

打造專業(yè)化隊(duì)伍

多層次開(kāi)展培訓(xùn)宣傳

為加強(qiáng)政策宣傳及日常管理，我校探索了“學(xué)校采購(gòu)招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組—采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室”“二級(jí)單位采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組—采購(gòu)專員”的立體式、專業(yè)化采購(gòu)工作團(tuán)隊(duì)，構(gòu)建了校院兩級(jí)采購(gòu)人員隊(duì)伍建設(shè)體系，推進(jìn)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理、政策宣傳和一線服務(wù)工作向縱深發(fā)展。采購(gòu)招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)全校采購(gòu) “三重一大”事項(xiàng)進(jìn)行前置研究把關(guān)。采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室組織全校相關(guān)部門(mén)和采購(gòu)人員參加政府采購(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有針對(duì)性地開(kāi)展校內(nèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)交流研討，并靈活運(yùn)用部門(mén)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微信工作群等方式進(jìn)行宣傳推廣，促進(jìn)采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的校內(nèi)普及，畫(huà)好采購(gòu)工作“同心圓”。

總之，采購(gòu)需求管理是采購(gòu)工作的重要組成和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是引導(dǎo)采購(gòu)事業(yè)發(fā)展的重要“羅盤(pán)”。扎實(shí)做好采購(gòu)需求管理工作，是推動(dòng)采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?yōu)質(zhì)高效進(jìn)行、實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)績(jī)效目標(biāo)的重要保障。加強(qiáng)制度建設(shè)、內(nèi)控建設(shè)、信息化建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)多維并舉，是用好采購(gòu)需求管理“羅盤(pán)”、服務(wù)學(xué)校采購(gòu)工作治理能力提升的重要抓手。

（作者單位：陜西師范大學(xué)）

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