信息化建設(shè)助推高校采購從粗放到精細(xì)管理轉(zhuǎn)型

信息化建設(shè)助推高校采購從粗放到精細(xì)管理轉(zhuǎn)型

■ 安爽

信息化是推動(dòng)學(xué)校治理能力和治理體系現(xiàn)代化的重要手段，而完善的采購管理體制機(jī)制、健全的采購管理制度體系是做好采購管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。以山東大學(xué)為例，學(xué)校通過建立采購管理體制和運(yùn)行機(jī)制，構(gòu)建“1+N”的采購制度體系，有效運(yùn)用信息化手段，科學(xué)助推采購工作從粗放管理到精細(xì)管理的轉(zhuǎn)型，為新時(shí)期學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供了有力保障。

體制機(jī)制方面，學(xué)校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的采購管理體制，建立“招標(biāo)采購管理中心、歸口部門、基層單位”職責(zé)清晰、運(yùn)行順暢的三級(jí)采購管理運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校成立招標(biāo)采購管理委員會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全校采購工作，具體項(xiàng)目實(shí)施由資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部等七大采購歸口部門分類管理，采購權(quán)限按照三段式采購限額標(biāo)準(zhǔn)，分工協(xié)作、分級(jí)負(fù)責(zé)。

制度建設(shè)方面，以銜接國家采購新政策、服務(wù)新形勢(shì)下采購管理需要為目標(biāo)，推動(dòng)制度“廢改立”，構(gòu)建采購制度體系的“四梁八柱”，最終形成與學(xué)校實(shí)際相適應(yīng)的“1+N”的采購管理制度體系。“1”是指《山東大學(xué)采購管理實(shí)施辦法》，是學(xué)校采購工作統(tǒng)領(lǐng)性文件，“N”是各類采購相關(guān)管理制度，包括限額標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)審專家、供應(yīng)商等采購活動(dòng)當(dāng)事人的管理制度，科研儀器設(shè)備采購管理制度等。

信息化建設(shè)方面，堅(jiān)持以制度為綱、以流程為線，重新梳理招標(biāo)采購業(yè)務(wù)流程，以“公開、透明、可追溯”為原則，一校三地共同部署，搭建“集約、兼容、高效”的招標(biāo)采購管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購項(xiàng)目全流程覆蓋，招標(biāo)采購工作動(dòng)態(tài)管理、自動(dòng)通知。為提高采購工作效率，“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿”，采購信息系統(tǒng)入口接入學(xué)校統(tǒng)一信息化管理平臺(tái)，并與OA辦公、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事、后勤等系統(tǒng)互聯(lián)互通，充分實(shí)現(xiàn)部門之間的信息共享，實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同。采購申請(qǐng)人只需登錄一個(gè)系統(tǒng)，填報(bào)一次申請(qǐng)，便可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)推送，超時(shí)自動(dòng)催辦等一系列功能，大幅提高了審批效率。目前，已建成包含采購計(jì)劃與意向公開、項(xiàng)目申請(qǐng)與審批、采購執(zhí)行、專家管理、供應(yīng)商管理、評(píng)標(biāo)室管理、信息統(tǒng)計(jì)等多個(gè)功能模塊的集約智能化采購管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了采購管理全流程線上審批。經(jīng)統(tǒng)計(jì)分析，新系統(tǒng)上線后，采購審批時(shí)間平均縮短約50%。

招標(biāo)采購管理系統(tǒng)建立了政府采購計(jì)劃與意向模塊，由用戶線上提交采購內(nèi)容、項(xiàng)目預(yù)算、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等采購計(jì)劃與意向信息，經(jīng)審核完成后通過信息發(fā)布接口自動(dòng)將采購意向推送至學(xué)校門戶網(wǎng)站。采購申請(qǐng)可與采購計(jì)劃、意向進(jìn)行關(guān)聯(lián)，抓取相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃、意向和采購申請(qǐng)的有效銜接。

同時(shí)，組建了山東大學(xué)評(píng)標(biāo)專家?guī)?，采用多種形式征集評(píng)標(biāo)專家，嚴(yán)格審核專家資質(zhì)，提高評(píng)標(biāo)專家質(zhì)量。目前注冊(cè)在庫的各類評(píng)標(biāo)專家已達(dá)1300余名，增加了學(xué)校采購限額以上政府采購限額以下采購項(xiàng)目評(píng)審專家的可選擇性。專家?guī)煜到y(tǒng)可實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)隨機(jī)抽取評(píng)標(biāo)專家，“語音+短信”方式通知評(píng)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)等功能，整個(gè)抽取工作封閉運(yùn)行，結(jié)果保密，開標(biāo)前半小時(shí)方可生成專家抽取記錄表。專家?guī)斓氖褂靡环矫鏄O大地提高了工作效率及評(píng)審質(zhì)量，另一方面，也有利于避免評(píng)審專家與代理機(jī)構(gòu)、采購人、投標(biāo)人中的一方或幾方串通，影響評(píng)審的公平性，有效防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。

學(xué)校還搭建了全新優(yōu)質(zhì)的山東大學(xué)供應(yīng)商庫，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商在線入庫、報(bào)名、審核，減輕供應(yīng)商負(fù)擔(dān)；后臺(tái)數(shù)據(jù)庫可與“信用中國”對(duì)接，自動(dòng)查詢獲取信息，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)管供應(yīng)商信用情況，保證入庫供應(yīng)商質(zhì)量，防止存在不良信用記錄的供應(yīng)商給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)隱患，滿足學(xué)校監(jiān)管需要，目前入庫并通過審查的供應(yīng)商有3000余家。

在采購管理系統(tǒng)的搭建和完善過程中，學(xué)校注重將內(nèi)控流程嵌入信息系統(tǒng)中，從而將風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制流程電子化，提高工作效率。以學(xué)校采購管理體制機(jī)制和制度體系為設(shè)計(jì)原則，以“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)”為主線，采購各環(huán)節(jié)按照內(nèi)部控制要求，建立約束機(jī)制，采購項(xiàng)目申請(qǐng)、審批、評(píng)審過程、結(jié)果公示等采購全過程留痕；為盡量避免人為操作帶來的風(fēng)險(xiǎn)，我們對(duì)流程進(jìn)行表單化和標(biāo)準(zhǔn)化，以“技防”取代“人防”，可自動(dòng)檢測(cè)流程以及表單是否符合制度規(guī)范；并且，在招標(biāo)采購管理信息系統(tǒng)中，內(nèi)置了完善的電子監(jiān)察監(jiān)督系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)監(jiān)控、記錄開評(píng)標(biāo)全過程，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)警、事中監(jiān)督、事后追責(zé)的全過程監(jiān)督機(jī)制。

為適應(yīng)新時(shí)期學(xué)校發(fā)展新要求，學(xué)校積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”模式，與時(shí)俱進(jìn)，著力打造全流程電子招投標(biāo)系統(tǒng)。電子招投標(biāo)系統(tǒng)以招標(biāo)采購管理信息系統(tǒng)為依托，配備電子評(píng)標(biāo)室及其他硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購全流程信息化、文件無紙化。供應(yīng)商使用專門的投標(biāo)文件制作工具進(jìn)行文件閱讀與編輯，利用CA證書對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行電子簽章與加密，保證電子文件在網(wǎng)上傳輸?shù)陌踩浴⒑戏ㄐ?。評(píng)標(biāo)專家線上閱覽標(biāo)書，根據(jù)規(guī)范化的評(píng)審細(xì)則進(jìn)行打分，自動(dòng)計(jì)算評(píng)審結(jié)果。目前，貨物、工程、服務(wù)類采購項(xiàng)目已逐步推行電子開評(píng)標(biāo)方式，有效提高了采購效率和透明度，節(jié)約了資源和交易成本。

現(xiàn)階段，為推進(jìn)學(xué)校招標(biāo)采購“一校三地一體化”管理，在電子招投標(biāo)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索遠(yuǎn)程異地開評(píng)標(biāo)新模式，積極建設(shè)評(píng)標(biāo)視頻會(huì)議系統(tǒng)，打破物理時(shí)空屏障，利用視頻會(huì)議進(jìn)行實(shí)時(shí)無障礙在線溝通。遠(yuǎn)程異地開評(píng)標(biāo)依托電子招投標(biāo)系統(tǒng)，網(wǎng)上開標(biāo)評(píng)標(biāo)，評(píng)審過程音頻、視頻同步傳輸并保存，所有數(shù)據(jù)自動(dòng)歸集，全程可查可溯。這種方式既可將采購各方當(dāng)事人從地域上隔離，有利于減少人為因素干擾，破解“熟面孔”等難題，又能實(shí)現(xiàn)專家?guī)?、供?yīng)商庫、采購數(shù)據(jù)等信息資源的共享共用，同時(shí)也可為學(xué)校拓寬標(biāo)的尋源范圍、解決地域?qū)＜屹Y源不足等問題，提高采購質(zhì)效。在后疫情時(shí)代背景下，將有更廣泛的應(yīng)用場(chǎng)景。

下一步，將繼續(xù)加強(qiáng)信息化建設(shè)，強(qiáng)化采購信息公開，建成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、便捷易行的信息發(fā)布平臺(tái)，完善信息發(fā)布審核機(jī)制，利用群眾監(jiān)督清理采購管理盲區(qū)，促進(jìn)采購監(jiān)督常態(tài)化。

（作者單位：山東大學(xué)招標(biāo)采購管理中心）

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