如何為醫(yī)療機構(gòu)零星工程采購保駕護航

如何為醫(yī)療機構(gòu)零星工程采購保駕護航

——以江蘇省人民醫(yī)院為例

■ 張平 朱子寒

今年4月，北京長峰醫(yī)院住院部東樓發(fā)生火災(zāi)，造成人員傷亡，引起了社會的廣泛關(guān)注。據(jù)初步調(diào)查顯示，事故系醫(yī)院內(nèi)部改造施工作業(yè)過程中產(chǎn)生的火花引燃現(xiàn)場可燃涂料的揮發(fā)物所致。這說明，醫(yī)療機構(gòu)的工程項目，尤其是已投入使用的醫(yī)院內(nèi)部工程施工安全應(yīng)引起足夠的重視。那么，醫(yī)院零星工程項目如何進行采購管理？

零星工程采購特點

專業(yè)工程種類繁多，存在施工難度。零星工程采購，主要指對現(xiàn)有建筑物及其配套附屬工程進行應(yīng)急性的裝修和修繕等活動，一般包括裝修、修繕和拆除等。醫(yī)院零星工程具有專項工程類別繁多、造價較低、工期較短、施工要求高、施工條件較差等特點。與新建項目相比，具有“麻雀雖小，五臟俱全”的特征。另外，受限于施工場地和施工條件，工程項目存在邊運營邊施工的情況，因而醫(yī)療機構(gòu)零星工程實施存在較大難度。

采購制度不夠健全，缺乏有效管理。招標投標法及其相關(guān)法律法規(guī)體系對依法必須招標的工程建設(shè)作出了明確規(guī)定，對分散采購限額標準以下的工程，缺乏明確的制度依據(jù)。制度的模糊造成零星工程采購出現(xiàn)了較為普遍的兩種習(xí)慣：一是工程建設(shè)無論規(guī)模大小，均照搬大型工程建設(shè)流程，采用招標方式確定供應(yīng)商，導(dǎo)致采購周期較長，采購成本占項目實施成本比重過大。二是凡屬零星工程，采用直接發(fā)包的形式，指定施工單位完成，沒有遵循規(guī)范的流程辦理，存在較大的廉政風(fēng)險。

前期立項不夠系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)籌考慮。一方面，醫(yī)療機構(gòu)可能涉及的零星工程部門較多，比如：總務(wù)處主管房屋建筑、管道等的維修和修繕；保衛(wèi)處主管消防工程、監(jiān)控系統(tǒng)等；信息處主管弱電工程、智能化系統(tǒng)等。多部門管理導(dǎo)致采購主體多元化，缺少統(tǒng)一的管理，影響采購管理效率。另一方面，醫(yī)療機構(gòu)普遍對零星工程缺少整體規(guī)劃及統(tǒng)籌安排，前瞻性、計劃性不足?？赡艹霈F(xiàn)因新建專項工程需要而破壞已完工程這種推翻重做的現(xiàn)象，甚至存在工程完工后并未發(fā)揮應(yīng)有效用的情況，造成資金浪費。

未建立采購工作組，缺乏精細化管理。大多數(shù)醫(yī)療機構(gòu)并沒有就零星工程成立專門的采購工作小組。即便成立了專門的采購小組，在編制項目清單過程中，存在采購人員專業(yè)知識不足、施工方案制定不科學(xué)、工程編制說明不清晰、工程圖紙不規(guī)范等情況，從而無法編制全面準確的工程量清單，造成需求方和實施方信息不對稱，后期增項、索賠增多，工程結(jié)算金額往往大幅超出預(yù)算，影響零星工程的預(yù)期效果。這些風(fēng)險帶來的損失往往都能夠由采購工作組進行事前控制。

供應(yīng)市場競爭激烈，施工質(zhì)量參差不齊。零星維修工程項目造價相對低，施工單位資質(zhì)門檻要求低，對于采購文件中的商務(wù)要求和技術(shù)要求如果只采用通用模板，不提出個性化需求，容易出現(xiàn)雙方責(zé)權(quán)利約定不明確的情況。合同意識、信譽意識差的企業(yè)可能通過低價競爭而在實施過程中，或通過偷工減料降低工程質(zhì)量獲取非法利潤，或通過停工、增加索賠等手段獲取利潤，從而給院方帶來損失。評審若僅以單一的價格作為衡量標準，則會使得后期的服務(wù)、施工質(zhì)量無法得到保證。若采用綜合評分法，供應(yīng)商的響應(yīng)文件往往套用項目團隊和施工組織設(shè)計，使得施工方案不具有針對性，增加了評審過程的難度。

零星工程采購管理的實踐

建立完善的零星工程采購制度。根據(jù)國家、省、市建設(shè)工程管理的有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院自身實際情況，我院形成了一套涵蓋計劃、調(diào)研、招標、采購、過程控制等全面而細致的適合醫(yī)院零星工程工作開展的制度管理體系，如醫(yī)院招標采購管理辦法、醫(yī)院招標采購評審專家?guī)旃芾磙k法和醫(yī)院零星修繕工程預(yù)算和竣工決（結(jié)）算審計規(guī)定等。

構(gòu)建招標采購工作組協(xié)同管理。采用矩陣式組織架構(gòu)模式：從橫向上來看涉及醫(yī)院行政部門，計財處負責(zé)醫(yī)院的財政預(yù)算后期工程款支付，審計處負責(zé)對工程合同、驗收結(jié)算的把控，資產(chǎn)處負責(zé)相關(guān)大型設(shè)備、院內(nèi)資產(chǎn)的登記、調(diào)配，總務(wù)處和基建處主要為使用部門。從縱向管理架構(gòu)上看，針對編制采購文件、編制工程量清單，現(xiàn)場管理人員以及后期負責(zé)竣工驗收結(jié)算的內(nèi)審人員必須參與每次招標，熟悉每個項目的共性與特殊性。（如下圖）

組織零星工程施工單位遴選。為了保證分散采購限額以下的零星工程項目的實施效率效益，進行施工單位的遴選。采用綜合評分法，主要評分標準包括履約能力、項目團隊、管理情況、費用情況、服務(wù)情況五大類。最終按照總分由高到低確定3家中標候選人作為醫(yī)院常駐零星修繕工程合作單位。

對于預(yù)算金額在5萬元以下的微小型項目或者突發(fā)搶修項目，直接由總務(wù)處在常駐零星修繕工程合作單位中擇優(yōu)選擇。院內(nèi)預(yù)算超過5萬元且不超過100萬元的零星工程需要進行院內(nèi)招標，由于入選的常駐施工單位在前期遴選時已經(jīng)被評估過了綜合實力，故采取最低評標價法確定中標單位。

重視前期工程整體改造方案。醫(yī)院工程項目除了常規(guī)的土建、機電安裝、消防、裝修工程以外，還涉及很多專業(yè)分項工程，如醫(yī)用氣體、手術(shù)室、ICU凈化、放射防護機房、高壓氧艙、負壓病房、空氣層流病房、核素治療病房建設(shè)等。與新建工程有所區(qū)別的是，零星工程往往帶著各種限制條件進行方案設(shè)計，是醫(yī)療需求與建筑規(guī)范的各種矛盾不斷磨合、合理消化的過程。招標辦發(fā)揮著協(xié)調(diào)采購需求和設(shè)計規(guī)范的溝通紐帶作用。組織總務(wù)處、保衛(wèi)處、信息處、臨床科室等部門制定工程改造整體方案，避免因各專業(yè)工程考慮不全面、設(shè)計方案不足造成項目改造完成后二次破壞、返工、重復(fù)建設(shè)等。

關(guān)于零星工程采購的建議

編制工程量清單。工程項目要求采用工程量清單計價的采購模式。工程量清單的全面細致程度，對工程質(zhì)量和成本控制發(fā)揮著重要作用。重點核定分項工程量清單中的項目編碼、項目名稱、特征描述、工程量，針對設(shè)計圖中數(shù)量不清或有分歧的內(nèi)容，總務(wù)處、招標辦與設(shè)計師、造價員，必要時邀請醫(yī)院使用科室相關(guān)人員共同到現(xiàn)場核對，確定清單內(nèi)容。醫(yī)院審計部門歸口管理工程造價咨詢，引入第三方咨詢單位進行預(yù)算和竣工決（結(jié)）算審計。從以往過分強調(diào)造價控制核減率向重視工程量清單編制的科學(xué)性、完整性、合理性轉(zhuǎn)變。

明確施工安全要求。明確約定供應(yīng)商與醫(yī)院的雙方責(zé)任；施工單位項目經(jīng)理為現(xiàn)場安全第一負責(zé)人，要求施工過程中全程駐場管理；要求施工單位保證現(xiàn)場施工安全，臨時用電按相關(guān)安全技術(shù)規(guī)范操作，現(xiàn)場配備符合規(guī)范要求數(shù)量和類型的滅火器，做好防火防盜工作。采購文件明確要求施工單位遵守醫(yī)院規(guī)定動火前向醫(yī)院保衛(wèi)處申請動火證。施工現(xiàn)場建筑垃圾清運做好安全防護、及時清運。施工圍擋、安全文明措施根據(jù)國家規(guī)定從嚴要求。要求施工單位購買建筑工程一切險及第三方責(zé)任險，充分保障施工工人、醫(yī)院職工、病患及其家屬的安全。

注重商務(wù)技術(shù)要求。根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》要求，與防水相關(guān)的工程，質(zhì)保期不低于5年，供熱與供冷系統(tǒng)不少于2個采暖期、供冷期，電氣系統(tǒng)、給排水管道、設(shè)備安裝、裝修工程等不少于2年。

政府采購工程收取質(zhì)量保證金須符合法律法規(guī)規(guī)定。固定付款方式，一般采用驗收合格后憑竣工結(jié)算審計報告支付工程價款付的97%，缺陷責(zé)任期滿后付清余款的方式。固定合同模式，零星工程采用固定單價合同，適用于工期較短、工程變化不大、由醫(yī)院承擔(dān)工程量變動風(fēng)險、由施工單位承擔(dān)價格變動風(fēng)險的項目。

要求供應(yīng)商對響應(yīng)文件提供的分項工程量清單逐一計價，對清單所列內(nèi)容不允許作任何變動。鼓勵供應(yīng)商踏勘現(xiàn)場，采購文件約定供應(yīng)商已掌握工程實地現(xiàn)場情況，并將相關(guān)內(nèi)容綜合考慮到報價內(nèi)，實際施工后供應(yīng)商不得以此或相關(guān)事宜為借口進行工期和費用索賠。

零星工程規(guī)范化自行采購的成果

建立標準模式，實現(xiàn)同質(zhì)高效管理。醫(yī)院歸口管理，由招標管理辦公室統(tǒng)一組織，制定統(tǒng)一的零星工程采購流程，強化零星工程采購業(yè)務(wù)控制，明確相關(guān)職能部門在采購前后的工作內(nèi)容，有效規(guī)范采購程序，加強零星工程項目的可行性、必要性論證，加強歸口部門的統(tǒng)籌管理，使零星工程采購更有計劃性、前瞻性，采購需求完整，避免后期方案變動，降低工程項目無效建設(shè)的概率。

固定項目經(jīng)理，保證施工質(zhì)量和工期。通過長期的合作，施工單位的項目經(jīng)理對醫(yī)院地形、建筑結(jié)構(gòu)、管道路線等比較熟悉了解。在工程采購前期，通過勘察現(xiàn)場，合理預(yù)估工期和綜合考慮各類措施費用，供應(yīng)商理性響應(yīng)醫(yī)院采購文件。在后期施工改造中能夠合理安排資源和施工工藝，從而有效保證工程工期，改善工程質(zhì)量。

簡化采購程序，提高項目效率。在推行零星工程常駐施工單位遴選制度后，實現(xiàn)了“一次遴選，多次采購”的多贏局面。通過院內(nèi)采購方式確定常駐施工單位后，醫(yī)院總務(wù)處可根據(jù)工程實際需要在常駐施工單位庫中進行選擇，確定實際采購價，并簽訂有關(guān)合同。一方面，縮短了采購周期，滿足了管理時效性的要求；另一方面，解決了重復(fù)采購的低效率問題。

合理使用資金，提高采購效益。采用該模式以來，院內(nèi)3家單位年度中標數(shù)量和平均節(jié)省率分布較為平均。通過前期論證完善需求，采購文件明確質(zhì)量控制，注重后期對工期、工程費用控制能力、與院方配合度等方面的考核管理，促使供應(yīng)商良性競爭，理性報價。建立了互利共贏的合作關(guān)系，注重長期戰(zhàn)略合作，而不是“一錘子買賣”，質(zhì)保期內(nèi)醫(yī)院的利益能夠得到充分保障。

（作者單位：江蘇省人民醫(yī)院招標管理辦公室）

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