優(yōu)化采購需求管理環(huán)節(jié)的“五步法”

【采購需求管理之我見】

優(yōu)化采購需求管理環(huán)節(jié)的“五步法”

■ 鐘懿博

一個采購項目的成敗在開標、評審環(huán)節(jié)之前就已經(jīng)可以預判了。采購需求、商務條款、評分方案等是否合理，是否存在排他性、指向性，與采購結(jié)果息息相關。當前，部分高校仍將監(jiān)管的重心放在采購實施環(huán)節(jié)，對需求管理環(huán)節(jié)重視程度不夠，造成了各種問題層出不窮。要提升高校采購質(zhì)效，就必須重視高校采購需求管理環(huán)節(jié)，對其進行優(yōu)化，才能簡化中間采購實施環(huán)節(jié)的審核流程，讓高校采購走上“快車道”。

完善內(nèi)控管理機制

根據(jù)財政部印發(fā)的《政府采購需求管理辦法》規(guī)定，采購人對采購需求管理負有主體責任，應按要求開展采購需求管理各項工作，并對采購需求和采購實施計劃的合法性、合規(guī)性、合理性負責。

高校的預算和采購管理部門往往跟具體的采購申請部門是平級關系，也缺乏完善的規(guī)范和制度進行充分、合理的授權(quán)與約束，導致學校對采購業(yè)務的監(jiān)管力度不夠，采購業(yè)務也容易出現(xiàn)計劃性不夠。在開展采購業(yè)務的時候，申請部門往往以不懂業(yè)務為由，認為采購的實施職責不在申請部門，對采購需求采取應付的態(tài)度。與此同時，高校采購專業(yè)性強，采購業(yè)務覆蓋范圍廣，只靠采購管理部門進行把關，效果差強人意。

高校應在《政府采購需求管理辦法》的基礎上，進一步完善學校內(nèi)控管理制度，形成從立項開始到采購、驗收的管理閉環(huán)，將采購責任落實到采購申請部門和項目經(jīng)辦人、審批人，并對項目進行效益考核，把控好項目真正的源頭和結(jié)尾。

強化編寫過程管理

采購需求的形成過程是復雜的，參與需求編制的人員應對擬采購產(chǎn)品的市場、技術(shù)情況有基本、客觀、充分的了解，對項目的建設需求也要有清晰的了解，能夠明確建設的目的、意義等項目情況。只有這樣，才能將市場和需求兩者結(jié)合起來，形成合理的采購需求。合理的概念應該是在預算范圍內(nèi)能采購到最符合項目建設目的的標的物。

形成采購需求后，還應建立健全采購需求的論證機制，發(fā)揮高校專家的作用，特別對于學科、實驗室建設的需求，在進行市場調(diào)研的基礎上，還應組織學科和相應領域的專家進行充分論證。

論證時還要注意借助科研儀器、實驗室的共享平臺，降低重復建設，提高財政資金使用效率，響應國家過緊日子的要求。

細化采購需求審查

一是制定校內(nèi)采購需求的審查機制。采購需求基本確定了采購的實施過程是否順利和結(jié)果是否“如愿”，特別是詢價和競爭性談判這兩種采購方式，如果采購需求做的不夠明確和具體，談判時也沒有認證對比各供應商的方案和產(chǎn)品，往往會使成交的結(jié)果達不到質(zhì)量或品質(zhì)的要求，造成資金的浪費。同時，如果采購需求中存在不合理的指向性、傾向性的參數(shù)設定，往往在采購實施過程中會引起供應商的質(zhì)疑甚至投訴，嚴重影響項目的建設進度，最終使采購人陷入政府采購合規(guī)和資金支出進度兩難的境地。

二是應明確各個部門的審查責任。在各自管好自己的“一畝三分地”的同時，各個部門也要對項目的整體效果進行審查，而不是將審核責任全部落在實施前的采購管理部門頭上。因為高校的采購需求有特殊性，所以需求的審查工作應由各個職能部門聯(lián)合進行把關。涉及學科建設的，學校的發(fā)展規(guī)劃部門應該參與；涉及專業(yè)建設的，教務部門應該參與；涉及實驗室建設的，實驗室的管理部門應該參與；其他比如涉及基礎建設、消防安全、辦公設備等的采購需求，也應有對應的基礎建設工程、消防安全和資產(chǎn)管理部門參與審核。

加強采購人員培訓

因高校部門眾多，采購需求五花八門，采購管理部門要做好采購服務有不小的挑戰(zhàn)。在采購需求提出環(huán)節(jié)，如果采購申請部門負責人員對政府采購的要求不清楚，往往提出的需求會存在各種違規(guī)的問題，陷阱很多。采購部門80%的精力基本都放在實施采購過程中遇到的重復溝通、修改、確認上面。如果溝通的次數(shù)多或者反復修改都未能達到要求，往往會造成項目進度的停滯。

為減少重復溝通的情況出現(xiàn)，高校應該充分利用校內(nèi)和校外的專家資源，對教師員工進行全員培訓，讓學校的大部分教職工都能了解政府采購的基本要求，在采購需求提出時就能合理合規(guī)。

利用數(shù)字化提高效率

高校應該充分利用信息化、數(shù)字化技術(shù)，輔助采購需求的編制。首先，在采購需求擬定環(huán)節(jié)，可以打通學校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，甚至高校之間的實驗室共享平臺，并在意向公開后，接收供應商提供相關的項目建設方案或者產(chǎn)品介紹，提高采購需求的質(zhì)量。其次，在專家評審環(huán)節(jié)，可以利用電子化的在線論證平臺，擴大論證專家的選擇范圍，避免同一高校內(nèi)專家論證“走過場”，確保項目的建設質(zhì)量。最后，可以將采購過程的經(jīng)驗與知識通過數(shù)字化平臺進行積累，形成采購模板、需求指南、負面清單等，提高采購需求的編制和審批效率。

（作者單位：梧州學院國有資產(chǎn)管理處）

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