基層預(yù)算單位如何加強采購管理

【實務(wù)探討】

基層預(yù)算單位如何加強采購管理

■ 邢璐

“預(yù)算編制不夠合理，實際采購困難”“采購需求管理難”“供應(yīng)商提供的貨物質(zhì)量不達(dá)標(biāo)”……這些都是筆者在基層預(yù)算單位實際采購中常常遇到的問題。針對這些問題，筆者結(jié)合實際工作中的一些探索，進(jìn)而提出一些可行的優(yōu)化策略，以供基層預(yù)算單位政府采購相關(guān)部門參考。

   面臨的主要問題

在政府采購預(yù)算編制方面，如采購人對采購需求預(yù)測不準(zhǔn)，會導(dǎo)致預(yù)算編制不合理，最終造成采購數(shù)量過多或過少，致使采購項目與實際需求不匹配。在采購需求管理方面，筆者單位經(jīng)常遇到突發(fā)性采購需求難以提前規(guī)劃等問題。如維修、檢測、日常用品配備等項目零散、隨機，項目部門采購需求分散且不穩(wěn)定，臨時性需求較多，常常突發(fā)性采購，難以提前規(guī)劃。另外，不同部門在不同時間的采購需求不一致，采購需求常有重復(fù)，又因缺乏有效溝通協(xié)調(diào)機制，需求整合難，容易造成采購工作重復(fù)，效率降低。此外，部分供應(yīng)商還存在提供的貨物和服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交貨延遲以及售后服務(wù)不到位等問題，不僅損害了采購單位的利益，而且嚴(yán)重影響了采購單位的正常工作。

優(yōu)化策略探討

針對上述問題，筆者結(jié)合工作實踐，提出以下意見建議。

優(yōu)化預(yù)算管理。筆者認(rèn)為，預(yù)算管理優(yōu)化是解決基層預(yù)算單位采購問題的重要舉措之一。在改進(jìn)預(yù)算編制方法方面，項目部門應(yīng)根據(jù)《政府采購需求管理辦法》開展需求調(diào)查和市場調(diào)研，深入了解實際需求。通過問卷調(diào)查、實地考察等多種方式，廣泛收集采購需求相關(guān)信息，為預(yù)算編制提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。對于項目最高限價的確定，可以依托于前期采購需求調(diào)查，通過市場調(diào)查和參考網(wǎng)上購物平臺等確定貨物的參數(shù)信息，了解影響價格的主要參數(shù)有哪些，再結(jié)合歷年成交數(shù)據(jù)來確定每個采購標(biāo)的的最高限價。同時，采用合理的預(yù)測方法，科學(xué)預(yù)測采購需求。如采用趨勢分析法等，對歷史采購數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，以精準(zhǔn)預(yù)測未來的采購需求，避免盲目編制采購預(yù)算。例如根據(jù)往年的食堂食材需求量預(yù)測下一年度的食堂食材需求量。此外，貨物類項目應(yīng)明確貨物的技術(shù)和商務(wù)要求，包括功能、性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全、包裝、交貨期限、交貨的地域范圍、售后服務(wù)等；服務(wù)類項目應(yīng)當(dāng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)保障、服務(wù)人員組成、服務(wù)驗收等，切實提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和可操作性。

加強采購需求管理。采購單位需要加強部門之間采購需求的統(tǒng)籌工作，來提高采購質(zhì)效。筆者認(rèn)為，可以制定跨部門需求協(xié)調(diào)制度，不定期召開采購碰頭會，明確各部門在采購需求統(tǒng)籌中的職責(zé)與權(quán)限，強化部門間的溝通與協(xié)作，確保采購需求的合理性與有效性。各部門定期將近期采購需求與采購部門溝通，讓采購部門實時掌握本單位內(nèi)部的采購需求，如遇重復(fù)的需求，考慮由一個項目部門統(tǒng)一進(jìn)行整合立項，避免化整為零采購，避免因需求分散導(dǎo)致的采購成本增加以及效率低下等問題，以此實現(xiàn)采購需求的集中管理與統(tǒng)一規(guī)劃。

強化供應(yīng)商管理。強化供應(yīng)商管理對于提升采購質(zhì)量來說至關(guān)重要。北京大興機場出入境邊防檢查站大部分項目采用自行采購的方式，供應(yīng)商的選取對采購質(zhì)量有重要影響。筆者認(rèn)為，必要時，可對這些潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察與背景調(diào)查。實地考察可以直觀了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品市場動態(tài)以及售后服務(wù)能力等實際情況。背景調(diào)查則能挖掘其過往有無失信記錄、經(jīng)營異常情況等，保障篩選出優(yōu)質(zhì)可靠的供應(yīng)商，促進(jìn)采購工作順利完成。在優(yōu)化與供應(yīng)商的溝通渠道方面，筆者認(rèn)為，各項目部門應(yīng)與成交供應(yīng)商建立定期溝通機制，及時探討在項目履約環(huán)節(jié)遇到的各種問題，以便供應(yīng)商能夠及時調(diào)整、迅速反饋，進(jìn)而提高溝通效率和響應(yīng)速度，促進(jìn)雙方合作更加順暢高效。

實施優(yōu)化保障措施

建立健全內(nèi)部采購管理制度。內(nèi)控制度建設(shè)是確保政府采購工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。當(dāng)前，筆者單位研究制定了《北京大興機場出入境邊防檢查站政府采購管理實施細(xì)則》《關(guān)于明確部門自行采購有關(guān)事項的通知》等規(guī)章制度，其內(nèi)容涵蓋明確職責(zé)分工，編制采購需求和采購計劃，確定采購組織形式和范圍、采購基本操作程序等。通過對采購的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面而細(xì)致的規(guī)定，能夠使采購工作有章可循、有據(jù)可依，確保其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。例如，在需求提出環(huán)節(jié)，應(yīng)明確各項目部門的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)定需求申報的格式，以便采購部門能夠及時、準(zhǔn)確地了解采購需求。在項目評審環(huán)節(jié)，應(yīng)制定嚴(yán)格的評審標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保評選出產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)、價格合理的供應(yīng)商。

落實責(zé)任追究制度。筆者認(rèn)為，對于采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，必須堅決予以嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時，通過責(zé)任追究制度，能夠及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，防止問題擴大化，減少單位損失。如果發(fā)現(xiàn)采購人員在供應(yīng)商選擇過程中存在徇私舞弊的行為，應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

監(jiān)督管理與技術(shù)支持。在單位合同簽訂環(huán)節(jié)，法制審核部門要監(jiān)督合同條款是否符合采購法律法規(guī)和單位需求，并及時將合同送給法律顧問，對條款的合法性、合理性及與招標(biāo)要求的一致性進(jìn)行嚴(yán)格審核。在供應(yīng)商履約過程中，項目部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督其項目交付時間、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等。利用信息化系統(tǒng)是優(yōu)化采購流程的重要手段。同時，電子采購平臺還具備對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析的功能，能為采購決策提供有力支持，幫助采購單位更好地把握市場動態(tài)，優(yōu)化采購策略，降低采購成本，助推政府采購工作高質(zhì)量發(fā)展。

（作者單位：北京大興機場出入境邊防檢查站）

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