如何加強(qiáng)采購(gòu)數(shù)據(jù)收集、使用和維護(hù)

【他山之石】

如何加強(qiáng)采購(gòu)數(shù)據(jù)收集、使用和維護(hù)

透明度要求和數(shù)字解決方案的實(shí)施產(chǎn)生了由采購(gòu)人和供應(yīng)商提交的大量數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)只有在實(shí)際使用時(shí)才具有價(jià)值。因此，經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（以下簡(jiǎn)稱經(jīng)合組織）認(rèn)為，公共采購(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要對(duì)公共采購(gòu)數(shù)據(jù)治理進(jìn)行投資，以確保其在整個(gè)公共采購(gòu)系統(tǒng)中的有效管理、共享和使用。

鑒于公共采購(gòu)涉及以不同方式擁有和使用數(shù)據(jù)的多個(gè)利益攸關(guān)方，需要一個(gè)強(qiáng)大的治理框架，包括對(duì)數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、訪問和共享的標(biāo)準(zhǔn)和流程，以及在采購(gòu)過程中數(shù)據(jù)保管者、管理者以及用戶的角色和職責(zé)，從而規(guī)范問責(zé)制度，降低數(shù)據(jù)濫用的風(fēng)險(xiǎn)。

規(guī)范采購(gòu)數(shù)據(jù)的意義

在招標(biāo)前階段，數(shù)據(jù)洞察可以幫助訂約當(dāng)局確定采購(gòu)需求、評(píng)估市場(chǎng)條件，以及確保采購(gòu)活動(dòng)符合組織目標(biāo)。通過評(píng)估和解釋合同數(shù)據(jù)，中央采購(gòu)機(jī)構(gòu)可以識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)、完善采購(gòu)計(jì)劃、節(jié)約采購(gòu)成本等。同時(shí)，這些采購(gòu)數(shù)據(jù)可以增強(qiáng)供應(yīng)商對(duì)市場(chǎng)機(jī)會(huì)的了解，改善準(zhǔn)入并促進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)。

在招標(biāo)階段，實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)報(bào)告和監(jiān)測(cè)機(jī)制可以使采購(gòu)官員密切跟蹤正在開展的采購(gòu)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并迅速采取解決措施。同時(shí)，規(guī)范采購(gòu)數(shù)據(jù)還有助于審計(jì)部門以及民間社會(huì)組織進(jìn)行監(jiān)督。

規(guī)范采購(gòu)數(shù)據(jù)還有助于衡量招標(biāo)后階段的采購(gòu)績(jī)效，以及評(píng)估政策影響，如是否實(shí)現(xiàn)了綠色、社會(huì)和創(chuàng)新目標(biāo)。通過分析歷史業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)和監(jiān)控供應(yīng)商財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，采購(gòu)人可以快速確定表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商，并降低相關(guān)潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，經(jīng)合組織認(rèn)為，數(shù)字采購(gòu)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)對(duì)審計(jì)人員來說也是寶貴資源，有助于其開展審計(jì)和評(píng)估。

如何規(guī)范收集采購(gòu)數(shù)據(jù)

準(zhǔn)確、完整和及時(shí)的數(shù)據(jù)至關(guān)重要。經(jīng)合組織認(rèn)為，可以通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、數(shù)據(jù)清理等方式，規(guī)范收集采購(gòu)數(shù)據(jù)。

例如，從2023年10月25日開始，歐盟采用新的標(biāo)準(zhǔn)表格即電子表格，作為歐盟發(fā)布公共采購(gòu)數(shù)據(jù)的數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)格式，希望能夠以更有條理的方式收集采購(gòu)數(shù)據(jù)。換言之，歐盟要求采購(gòu)人在貿(mào)易、環(huán)境和發(fā)展上發(fā)布采購(gòu)?fù)ㄖ獣r(shí)，必須使用標(biāo)準(zhǔn)化的表格。歐盟電子表格可自動(dòng)填寫，或根據(jù)以前的通知、技術(shù)規(guī)格、招標(biāo)文件、合同、國(guó)家行政登記冊(cè)和其他數(shù)據(jù)的信息生成。電子表格還允許采購(gòu)當(dāng)事人隨著時(shí)間的推移獲取完整公共采購(gòu)周期的數(shù)據(jù)，包括支付的最終價(jià)格、使用的分包商、所需的實(shí)際完成時(shí)間和收到的投訴等。歐盟認(rèn)為，電子表格有望提高企業(yè)和其他組織查找采購(gòu)?fù)ㄖ哪芰?，減輕訂約當(dāng)局的行政負(fù)擔(dān)，提高政府根據(jù)數(shù)據(jù)作出公共支出決策的能力，并使公共采購(gòu)更加透明。

又如，斯洛文尼亞于2022年將公共采購(gòu)系統(tǒng)升級(jí)，以監(jiān)測(cè)簽訂采購(gòu)合同后的付款情況。從2023年1月開始，斯洛文尼亞訂約當(dāng)局必須通過支付門戶每月報(bào)告公共采購(gòu)合同的支付情況。由于支付門戶網(wǎng)站直接連接公共采購(gòu)門戶網(wǎng)站，訂約當(dāng)局在支付門戶網(wǎng)站上傳的數(shù)據(jù)，會(huì)被同時(shí)傳輸?shù)焦膊少?gòu)門戶網(wǎng)站，并允許對(duì)合同履行情況進(jìn)行概述。

如何更好地處理、共享和再利用采購(gòu)數(shù)據(jù)

歐盟認(rèn)為，公共采購(gòu)數(shù)據(jù)往往分散在幾個(gè)系統(tǒng)中，以不同的格式提供，不易為決策所用，而且質(zhì)量往往很低。合理處理公共采購(gòu)數(shù)據(jù)，對(duì)提高透明度、減少腐敗和提高資金效益具有重要作用。

為此，歐盟實(shí)施了歐洲數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，旨在為公共利益提供公共部門數(shù)據(jù)、公共當(dāng)局之間共享數(shù)據(jù)、減輕公司的行政負(fù)擔(dān)，以及增加公共部門對(duì)私人持有數(shù)據(jù)的使用，使歐盟成為一個(gè)由數(shù)據(jù)支持的社會(huì)領(lǐng)先榜樣，以便私營(yíng)部門和公共部門更好地作出決策。

歐洲數(shù)據(jù)戰(zhàn)略力求確保以下幾點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)可以在歐盟內(nèi)部和跨部門流動(dòng)；二是歐洲的規(guī)則和價(jià)值觀，特別是個(gè)人數(shù)據(jù)保護(hù)、消費(fèi)者保護(hù)立法和競(jìng)爭(zhēng)法，得到充分尊重；三是獲取和使用數(shù)據(jù)的規(guī)則是公平、實(shí)用和明確的，并且有明確和值得信賴的數(shù)據(jù)治理機(jī)制；四是基于歐洲價(jià)值觀，對(duì)國(guó)際數(shù)據(jù)流動(dòng)有一種開放但自信的態(tài)度。

該戰(zhàn)略基于四大支柱，即數(shù)據(jù)訪問和使用的跨部門治理框架，數(shù)據(jù)投資、處理及其互操性，個(gè)人和中小企業(yè)的技能，戰(zhàn)略部門和公共利益領(lǐng)域的歐洲共同數(shù)據(jù)空間（包括公共采購(gòu)的歐洲共同數(shù)據(jù)空間）。值得關(guān)注的是，公共采購(gòu)數(shù)據(jù)空間將連接歐洲數(shù)據(jù)庫(kù)，包括關(guān)于公共采購(gòu)的貿(mào)易、環(huán)境和發(fā)展數(shù)據(jù)，以及國(guó)家門戶網(wǎng)站提供的國(guó)家采購(gòu)數(shù)據(jù)集，為目前分散在歐盟、國(guó)家和區(qū)域各級(jí)的公共采購(gòu)數(shù)據(jù)創(chuàng)建一個(gè)共享平臺(tái)。

公共采購(gòu)數(shù)據(jù)空間由四層組成：一是數(shù)據(jù)源層，即連接數(shù)據(jù)源的聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)，如歐洲數(shù)據(jù)庫(kù)和國(guó)家門戶網(wǎng)站中可用的采購(gòu)數(shù)據(jù)集；二是集成層，即歐洲電子采購(gòu)本體作為一種通用數(shù)據(jù)格式來創(chuàng)建一個(gè)協(xié)調(diào)的數(shù)據(jù)集；三是分析層，即數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)、查詢和分析，以產(chǎn)生新的見解，作出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策，并在優(yōu)先政策領(lǐng)域設(shè)定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)；四是客戶層，為不同用戶提供的用戶友好界面。

為了實(shí)施歐洲數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，歐盟委員會(huì)發(fā)布了《數(shù)據(jù)治理法》，為公共部門設(shè)定了具體的技術(shù)要求，確保數(shù)據(jù)被再次使用時(shí)的隱私和安全，旨在使私營(yíng)部門和公共部門能夠更好地處理、共享和再利用數(shù)據(jù)。例如，要求通過匿名化、偽匿名化或在安全環(huán)境中訪問數(shù)據(jù)。

經(jīng)合組織認(rèn)為，為了實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)共享和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)能夠無縫交換數(shù)據(jù)的可互操作系統(tǒng)至關(guān)重要。應(yīng)用程序編程接口可以實(shí)現(xiàn)不同采購(gòu)平臺(tái)之間以及其他關(guān)鍵平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)互操作性。此外，隨著數(shù)據(jù)收集和共享的增加，確保數(shù)據(jù)隱私和安全變得至關(guān)重要。采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)遵守嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保護(hù)條例，并實(shí)施強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)安全措施來保護(hù)敏感信息，如采用加密、訪問控制和定期安全審計(jì)來防止數(shù)據(jù)泄露和未經(jīng)授權(quán)訪問采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)。

（編譯/張舒慧）

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