數(shù)字化重塑高校采購新生態(tài)

【他山之石】

數(shù)字化重塑高校采購新生態(tài)

——西安交通大學采購招標管理的全流程變革與創(chuàng)新實踐

■ 黃崇亞

在中國推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，如何借助數(shù)字技術(shù)提升采購管理效能、優(yōu)化資源配置，已經(jīng)成為高等院校管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵課題。作為國內(nèi)“雙一流”高校之一，西安交通大學在采購與招標管理的全流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面積累了10余年的實踐經(jīng)驗，形成了全生命周期的數(shù)字化、信息化管理，推動了采購管理的智能化、高效化、規(guī)范化與透明化。

從傳統(tǒng)到數(shù)字化：采購管理的深刻變革

隨著學校采購規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)采購模式已無法滿足日益復雜的現(xiàn)代化管理需求。為了提升管理效能、提高采購透明度，西安交通大學自2014年啟動采購管理信息化建設以來，不斷完善信息化建設內(nèi)涵。2016年，對采購管理系統(tǒng)進行重構(gòu)，以面向用戶提供服務為核心，通過優(yōu)化流程、簡化界面，提升用戶使用體驗；2018年，完成電子招投標評審系統(tǒng)建設； 2019年，全面啟用電子招標投標系統(tǒng)，實現(xiàn)了遠程開標；2020年，完成網(wǎng)上商城和網(wǎng)上競價系統(tǒng)建設；2022年，建成并啟用房屋招租平臺；2023年，全面啟用電子合同；2024年，開發(fā)啟用采購檔案電子化管理系統(tǒng)。目前，西安交通大學已形成一個智能化、集成化、數(shù)字化、規(guī)范化、透明化的采購管理系統(tǒng)體系，在確保采購過程公開、公平、公正、誠信的原則下實現(xiàn)了提質(zhì)增效。

西安交通大學采購管理以“人員少、任務重、強內(nèi)控、重服務”為建設思路。對于50萬以上的貨物和服務項目以及20萬以上的修繕工程項目，采購與招標工作由學校國資處自行組織完成。在電子招標系統(tǒng)模式運行下，西安交通大學不委托招標代理公司，僅用3人基本做到全部項目自行組織招標。

完善采購管理體系：全流程數(shù)字化管理的基礎

西安交通大學在采購管理體系的構(gòu)建上高度重視頂層設計與制度保障。學校通過內(nèi)控體系建設、管理制度保障、管采有效分離等措施，做到全程留痕留底，確保程序依法合規(guī)、工作專業(yè)高效、資金合規(guī)使用，全面提升了管理和內(nèi)控水平。

由學校采購工作領(lǐng)導小組統(tǒng)一領(lǐng)導招標采購工作，對各部門進行職責劃分，以信息化建設為切入點建立實時反饋機制。學校重視采購管理制度建設，制定了《西安交通大學采購管理辦法》及實施細則，確保各工作依法合規(guī)，程序規(guī)范。所有采購過程實行三級審核制，并采取崗位輪崗管理。按照不相容崗位分離原則，把采購過程橫向分為項目管理、招標管理、外貿(mào)管理、合同管理、驗收管理、檔案管理等6個部分，做到不同采購崗位相互融入的同時又保持相對分離，互相制約，確保了內(nèi)控管理質(zhì)量。通過內(nèi)控體系建設和分級管理模式，學校實現(xiàn)了對采購工作的全程監(jiān)控，極大地提升了管理水平。

信息化提升透明度：“陽光采購”模式的實現(xiàn)

西安交通大學通過系統(tǒng)化管理和信息公開，學校將采購過程中的每一個環(huán)節(jié)都納入了陽光之下。學校通過信息系統(tǒng)公開采購計劃、招投標公告、評標結(jié)果等所有關(guān)鍵信息。所有信息均可以供師生和社會公眾查詢，確保了學校采購管理的公信力。

根據(jù)采購管理體系的頂層設計，西安交通大學設計了全周期、全方位的信息化采購管理系統(tǒng)。系統(tǒng)涵蓋經(jīng)費預算、需求管理、采購計劃、招標管理、合同管理、驗收管理、專家?guī)旃芾?、報表統(tǒng)計、電子歸檔等功能模塊，協(xié)助用戶提高管理水平及采購效率，實現(xiàn)了采購管理系統(tǒng)的動態(tài)優(yōu)化。對于師生而言，實現(xiàn)全流程線上操作，做到“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”；對于管理層而言，全過程留痕，有助于實現(xiàn)全面內(nèi)控與自我監(jiān)督。這種信息化公開透明的做法，不僅增強了學校采購工作的公信力，而且還有效避免了采購過程中可能出現(xiàn)的腐敗與權(quán)力尋租現(xiàn)象。

科技助力招標：電子招投標系統(tǒng)的突破

西安交通大學的電子招投標系統(tǒng)，使學校的招投標活動實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)招標到全程線上、無紙化、數(shù)字化操作的轉(zhuǎn)變。電子招投標系統(tǒng)可以實現(xiàn)采購文件制作、采購公告一鍵發(fā)布、投標文件遞交、開標唱標、評標、定標、歸檔等全流程電子化、無紙化等功能，在和供應商不見面的情況下，完成招標整個環(huán)節(jié)，既節(jié)約了交易成本，又降低了采購環(huán)節(jié)中的風險，提高了采購招標工作質(zhì)量和效率。

利用信息化手段使招投標工作“數(shù)字化、無紙化”是將國家提倡的節(jié)能環(huán)保落在實處，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)投遞投標（響應）文件排除人為因素，提升招標的公開公正，提高投標供應商之間的有效競爭。其次，學校還利用系統(tǒng)平臺進行跨區(qū)域、跨部門的遠程評標，突破了傳統(tǒng)招投標活動受地域和時間限制的困擾，使得采購工作更加高效、便捷。另外，信息化平臺將流程規(guī)范化，讓每一位工作人員都能快速適應系統(tǒng)操作模式，按照系統(tǒng)要求形成更加規(guī)范的工作流程。

持續(xù)優(yōu)化：打造智能化、精細化采購管理體系

財政部推行中央財政預算管理一體化系統(tǒng)，既構(gòu)建全流程預算管理閉環(huán)，又推動預算管理與其他管理活動的融合。在全生命周期一體化管理的大背景下，西安交通大學計劃進一步整合采購、資產(chǎn)和財務業(yè)務系統(tǒng)，構(gòu)建一個更加完善的全流程采購管理生態(tài)。通過不斷優(yōu)化和迭代，推動采資財業(yè)務的數(shù)據(jù)實時交互、共享和分析，實現(xiàn)系統(tǒng)的精細化、規(guī)范化管理以及深度融合，打破“信息孤島”。

為了進一步提升采購管理效率，學校正在積極推動采購管理系統(tǒng)的智能化升級。未來的采購管理系統(tǒng)將更加注重人工智能（AI）和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應用，通過智能化的需求預測、供應商選擇和風險預警等功能，精準識別供應商圍標串標等不良行為，使得采購決策更加科學與高效。

未來，隨著技術(shù)的不斷進步和信息化理念的不斷深入，高校的采購管理將會更加智能化、精細化和規(guī)范化。西安交通大學數(shù)字化采購可以有效解決傳統(tǒng)采購模式中的痛點，在實踐過程中不斷推動高校采購管理的數(shù)字化改革，為實現(xiàn)中國高等教育采購與招標的現(xiàn)代化貢獻力量。

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