集采機構內控專題系列報道檔案管理篇

編者按：

采購文件（檔案）是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購文件（檔案），可以為政府采購的統(tǒng)計分析、總結經(jīng)驗教訓、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等工作提供客觀依據(jù)。而對于采購代理機構而言，通過對采購文件（檔案）完整、安全、規(guī)范的管理，可以實現(xiàn)對每一個采購項目、每一個采購環(huán)節(jié)的掌控，從而強化機構的內部控制。本期將從檔案管理的角度來談集采機構內控的話題。

檔案管理要重專業(yè)講科學

本報記者邢曉丹

作為政府采購流程的末梢，檔案管理工作一直沒有引起各級政府采購部門的高度重視。在采訪中記者發(fā)現(xiàn)，這個經(jīng)常被遺忘的“末梢”也會給政府采購工作的順利開展帶來不小的隱患。由此，檔案管理的專業(yè)性和科學性，是集采機構內控中亟待解決的問題。

歸檔工作漏洞不少

雖然隨著政府采購精細化管理的逐年推進，目前已經(jīng)有很多省市開始重視政府采購檔案管理工作，并相繼出臺了相關的管理辦法和規(guī)定，但是在實際工作中，歸檔工作的漏洞仍然不少。

2005年12月，北京市出臺了《北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法》，規(guī)定政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構要依法做好政府采購項目檔案管理工作，加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。2009年6月，江蘇省國家稅務局印發(fā)了《江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購檔案管理暫行辦法》，旨在加強江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購檔案資料的管理，有效保護和利用政府采購檔案資源。2010年10月，河北省張家口市出臺了《張家口市政府采購檔案管理暫行辦法（試行）》，內容涉及政府采購檔案的界定、管理原則、歸檔范圍、歸檔文件整理標準、保管期限、移交手續(xù)、保管要求、查閱、復印和外借手續(xù)、銷毀程序、責任追究等方面。

據(jù)記者了解，其他省市及部門出臺的政府采購檔案管理相關規(guī)定并不在少數(shù)。但是一位業(yè)內人士告訴記者：“目前檔案管理工作的漏洞很多。只是這個環(huán)節(jié)處在政府采購流程的最末端，即使出了問題，只要這個項目后期沒有發(fā)生質疑投訴，一般情況下都不太會引起注意。所以，放任自流的現(xiàn)象還是不少的。”

檔案管理應有專業(yè)性

“檔案管理是一個專門的學科。”某市政府采購中心的工作人員介紹說，目前集中采購機構中負責檔案管理的人，別說是專業(yè)人員，就是參加過基礎知識培訓的人都寥寥無幾。這很容易導致檔案在管理過程中出現(xiàn)混亂，也會給后續(xù)的工作帶來麻煩。

據(jù)這位工作人員介紹，他所在的政府采購中心就出現(xiàn)過類似的事情。該中心為了在滿足采購人需求的同時，能凸顯項目的規(guī)模效應，在采購的時候經(jīng)常會對項目進行重新分包。“比如A單位要買筆記本、掃描儀和辦公家具，B單位要買掃描儀、辦公家具和打印機，C單位要買筆記本、打印機和掃描儀，那么我們就會把A、B、C3個單位相同的需求拎出來，組成一個大包進行采購。”這位工作人員緊接著說：“雖然采購人得到了實惠，采購效率也提高了，但是一個現(xiàn)實的問題隨之而來：采購檔案怎么歸檔？是按立項表分類歸檔，還是按項目表分類歸檔？”據(jù)這位工作人員介紹，按立項表分類歸檔，就是A單位一個檔案、B單位一個檔案。按項目表分類歸檔，就是筆記本分包一個檔案、辦公家具的分包一個檔案。“怎么分檔都感覺不對，可是沒有專業(yè)的人員，我們也不知道該怎么做。”這位工作人員介紹說，目前他們是兩種分檔方式并存，但是這樣就很混亂。

相比較之下，天津市政府采購中心在檔案管理方面突出了專業(yè)性，工作進行得十分順暢。“我們中心的政府采購檔案管理工作做得還是比較規(guī)范的。無論從檔案的齊全度、規(guī)范性還是時限性來看，我們都有嚴格的要求。”天津市政府采購中心的工作人員介紹說。據(jù)了解，天津市政府采購中心的檔案管理工作，是按照檔案局的規(guī)范標準來進行的。“檔案管理工作進行得如何，也是天津市考核集中采購機構的重要標準之一，我們都很重視檔案的歸檔工作。”這位工作人員介紹說。

電子化是發(fā)展方向

政府采購的檔案管理需要專業(yè)性，但是同時也需要科學的管理手段。某省政府采購中心的工作人員表示，電子化應該是檔案管理的一個發(fā)展方向。

據(jù)這位工作人員透露，目前大多數(shù)集中采購機構的檔案管理工作還停留在原始階段。北京市昌平區(qū)政府采購中心的工作人員介紹說，由于北京市有統(tǒng)一的關于檔案管理的規(guī)定，所以目前該中心在歸檔的內容及對檔案的管理都還是有章可循的。但是當記者詢問是否已經(jīng)開始電子化的時候，這位工作人員告訴記者：“目前還沒有，都還是手工操作。”

“電子化的檔案管理，就像圖書館的電腦索引一樣，輸入關鍵詞就能找到檔案的存放位置。”一位業(yè)內人士展望道。然而目前來看，能做到這一點的地方還非常少，只能說這是未來的一個趨勢。

鏈接

《北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法》

第七條　政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構應根據(jù)具體采購方式，參照《政府采購項目檔案目錄》（附件），分別建立政府采購項目檔案。

《江蘇省國家稅務局系統(tǒng)政府采購檔案管理暫行辦法》

第十二條采購項目結束后（指合同簽訂、交付驗收并結清價款）一個月內，采購項目經(jīng)辦人應將所有采購文件按下列要求進行整理：

1.核對資料。2.補正資料。3.統(tǒng)一紙張型號。4.按序排列資料。5.制作《采購項目基本情況一覽表》。6.整理歸檔資料。7.編制目錄8.立卷裝訂。

《浙江省政府采購檔案管理辦法》

第五條　政府采購檔案應按照“誰組織采購，誰負責歸檔”的原則進行。代理機構組織采購的檔案由代理機構負責歸檔，其中采購文件、評審報告及供應商的采購響應文件（副本）等相關資料應同時報送采購單位存檔備查；分散自行組織采購的檔案由采購單位負責歸檔。

《黑龍江省政府采購檔案管理辦法（暫行）》

第六條　政府采購合同簽訂后，一般應在3個月內，由責任人將該計劃的全套文件材料進行收集整理。因故不能按期整理的，應由責任人做出書面說明，檔案管理人員應定期催辦。（整理邢曉丹）