需求標(biāo)準(zhǔn)化 流程電子化

需求標(biāo)準(zhǔn)化 流程電子化

——中國(guó)銀聯(lián)會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)分析

■ 宋春鵬

會(huì)務(wù)服務(wù)是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中必不可少的一部分，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、行業(yè)客戶(hù)交流會(huì)、專(zhuān)題推介會(huì)等。實(shí)踐中，會(huì)務(wù)服務(wù)涵蓋的范圍、費(fèi)用組成及采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)劃分，不同公司有不同的規(guī)定。筆者以中國(guó)銀聯(lián)股份有限公司會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)為調(diào)研對(duì)象，分析會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)流程及存在的問(wèn)題，為業(yè)內(nèi)提供參考。

采購(gòu)現(xiàn)狀

隨著八項(xiàng)規(guī)定等文件的出臺(tái)，社會(huì)各界對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)的關(guān)注逐漸提高。中國(guó)銀聯(lián)股份有限公司實(shí)行嚴(yán)格的全額管理制度，通過(guò)劃分會(huì)議類(lèi)型等從嚴(yán)管理會(huì)務(wù)采購(gòu)工作?，F(xiàn)階段，將會(huì)議分為內(nèi)部會(huì)議和涉外會(huì)議，不同會(huì)議的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)也有嚴(yán)格規(guī)定。

根據(jù)“層層審批，交叉約束”的原則，會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)主要以存在會(huì)務(wù)需求的部門(mén)為發(fā)起者和流轉(zhuǎn)中心，通過(guò)采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的核查、審批進(jìn)行約束，確保會(huì)議費(fèi)合理使用、會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

中國(guó)銀聯(lián)會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)從最初的各部門(mén)分散采購(gòu)，發(fā)展到統(tǒng)籌管理、限額集中的過(guò)渡階段，當(dāng)前實(shí)行定點(diǎn)統(tǒng)一、系統(tǒng)規(guī)范的管理模式。近年來(lái)，各部門(mén)隨意指定會(huì)務(wù)公司的現(xiàn)象逐漸減少，通過(guò)中國(guó)銀聯(lián)采購(gòu)管理信息平臺(tái)“采購(gòu)商城”下單采購(gòu)，規(guī)范透明、高效及時(shí)，大大提升了用戶(hù)體驗(yàn)和采購(gòu)效能。自2016年9月以來(lái)，新一批會(huì)務(wù)定點(diǎn)供應(yīng)商為5家，涉及傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)組織、營(yíng)銷(xiāo)產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等各方面的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，已累計(jì)發(fā)生20余次會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)，采購(gòu)額從3萬(wàn)元到100多萬(wàn)元不等，呈現(xiàn)出頻次較高、時(shí)效較強(qiáng)和額度分散的特點(diǎn)。

操作流程

目前，中國(guó)銀聯(lián)會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)已實(shí)現(xiàn)電子化操作，具體流程為：選擇服務(wù)類(lèi)別和數(shù)量-編制需求并提交審批-提交至采購(gòu)管理信息系統(tǒng)-采購(gòu)受理確認(rèn)-采購(gòu)方案編制-線(xiàn)上征詢(xún)函詢(xún)價(jià)-線(xiàn)下評(píng)審-推薦供應(yīng)商-需求部門(mén)確認(rèn)采購(gòu)結(jié)果-合同簽署-履約執(zhí)行-付款結(jié)算。

其中，編制需求工作需要采購(gòu)部門(mén)與需求部門(mén)進(jìn)行充分溝通確認(rèn)，線(xiàn)下評(píng)審依托于專(zhuān)家小組的評(píng)選推薦。每一流程環(huán)節(jié)均有嚴(yán)格的時(shí)間要求，如受理時(shí)間不能超過(guò)3個(gè)工作日，整個(gè)流程截至“推薦供應(yīng)商”不超過(guò)5個(gè)工作日。

為保證供應(yīng)商的履約質(zhì)量，協(xié)議定點(diǎn)合同中還對(duì)供應(yīng)商作出了嚴(yán)格的約定，存在以下情況的，將對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處罰或取消其定點(diǎn)資格：連續(xù)兩次不響應(yīng)訂單征詢(xún)的；累計(jì)三次不響應(yīng)訂單征詢(xún)的；累計(jì)兩次訂單結(jié)束后的供應(yīng)商評(píng)價(jià)不合格；因供應(yīng)商原因解除訂單達(dá)到兩次的；提供的服務(wù)團(tuán)隊(duì)信息嚴(yán)重不實(shí)的；供應(yīng)商本身發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)事件，導(dǎo)致不能履行合約的。

問(wèn)題及改進(jìn)舉措

借助電子化手段，中國(guó)銀聯(lián)會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)雖然整體較為順暢，但也存在一些難點(diǎn)，主要體現(xiàn)為：一是信息不對(duì)稱(chēng)，導(dǎo)致供應(yīng)商報(bào)價(jià)離散性較高。需求部門(mén)因傳統(tǒng)慣性原因，在業(yè)務(wù)發(fā)生前常與固定供應(yīng)商進(jìn)行較深入的磋商，使得部分供應(yīng)商獲取額外信息，增加中標(biāo)率。一些會(huì)議中，因參會(huì)人員在本單位自行報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用難以預(yù)估，根據(jù)服務(wù)歷史和經(jīng)驗(yàn)，部分供應(yīng)商會(huì)逐漸積累優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大影響，獲取較多訂單。二是資源鎖定，導(dǎo)致排他性。需求部門(mén)因某些原因需指定酒店，使得公平性大打折扣。三是執(zhí)行情況偏離采購(gòu)需求，缺乏約束。如，需求部門(mén)提出變更要求，導(dǎo)致會(huì)議議程改變或其他情況發(fā)生，實(shí)際執(zhí)行情況與采購(gòu)結(jié)果有所偏離。

對(duì)此，建議在以下方面予以改進(jìn)。一是采購(gòu)需求標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)有采購(gòu)訂單前增加定制采購(gòu)需求環(huán)節(jié)，明確會(huì)務(wù)服務(wù)類(lèi)別，如會(huì)議屬性選擇模塊可包括會(huì)議簡(jiǎn)介、會(huì)議人數(shù)及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議程等屬性，會(huì)議需求內(nèi)容模塊可包括住宿服務(wù)要求、餐飲服務(wù)要求、會(huì)場(chǎng)服務(wù)要求、會(huì)議材料服務(wù)要求、會(huì)場(chǎng)布置服務(wù)要求、攝影攝像服務(wù)要求、交通運(yùn)輸服務(wù)要求、服務(wù)團(tuán)隊(duì)要求和其他個(gè)性化要求屬性。系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)需求單，簡(jiǎn)化溝通過(guò)程。二是打破資源封鎖和行業(yè)歧視，使定點(diǎn)供應(yīng)商盡可能多地掌握項(xiàng)目信息，創(chuàng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，鼓勵(lì)供應(yīng)商發(fā)揮議價(jià)談判能力去獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)，而不是借助渠道優(yōu)勢(shì)降低評(píng)審的公平性。三是加強(qiáng)外部監(jiān)督檢查，規(guī)范會(huì)務(wù)服務(wù)采購(gòu)執(zhí)行情況。

（作者單位：中國(guó)銀聯(lián)集中采購(gòu)管理辦公室）

本報(bào)擁有此文版權(quán)，若需轉(zhuǎn)載或復(fù)制，請(qǐng)注明來(lái)源于中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)，標(biāo)注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責(zé)任。