優(yōu)化政府采購檔案管理工作

優(yōu)化政府采購檔案管理工作

■ 劉毅

隨著政府采購范圍的增長、采購規(guī)模的擴(kuò)大，在采購活動中形成的檔案材料日益增多，優(yōu)化政府采購檔案管理工作顯得尤為重要。

當(dāng)前，政府采購檔案管理普遍存在以下問題。

首先是檔案管理意識不強(qiáng)。部分采購人、代理機(jī)構(gòu)未認(rèn)識到政府采購檔案管理工作的重要性，政府采購檔案管理制度不夠健全，采購檔案未能及時(shí)整理裝訂、散失損壞、隨意拆封等情況，在一些地方較為常見。此外，對于采購檔案的收集整理，管理人員往往不夠細(xì)致。比如，開評標(biāo)過程的音像資料未與采購文件一并存檔，質(zhì)疑投訴資料未一并收集，導(dǎo)致調(diào)查取證時(shí)無據(jù)可查。

其次是管理人員水平不高。政府采購檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平普遍不高，無法有效對采購檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。

最后是信息化水平滯后。財(cái)政部《政府采購代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》等制度文件明確指出，開評標(biāo)音像資料要清晰可辨，且要與采購文件一并保存；采購文件可采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求。當(dāng)前，我國政府采購檔案管理的信息化建設(shè)仍然滯后。一些代理機(jī)構(gòu)除了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等常規(guī)設(shè)備以外，未配備檔案數(shù)字化管理軟件和自動刻錄機(jī)等設(shè)備，部分代理機(jī)構(gòu)甚至僅將信息化應(yīng)用于采購檔案的電子錄入上。

優(yōu)化政府采購檔案管理工作，可從以下方面入手。

第一，重視完善制度。加強(qiáng)《檔案法》《政府采購法》《政府采購法實(shí)施條例》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理意識和法制觀念。建立一套完整的規(guī)章制度，規(guī)范政府采購檔案管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交及銷毀等做出明確規(guī)定，結(jié)合具體的采購方式，制作采購檔案模板，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

第二，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在采購活動結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)把政府采購項(xiàng)目審批表、采購評審報(bào)告、采購合同、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理等相關(guān)資料一并移交給檔案管理人員，使之能夠及時(shí)整理匯總、分類管理，并簽訂文件移交手續(xù)，避免采購文件被偽造、修改。

第三，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。各代理機(jī)構(gòu)和采購人要適當(dāng)增加投入，加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)。建立專門的檔案室，購置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打碼機(jī)、裝訂機(jī)、光盤自動刻錄機(jī)、檔案數(shù)字化管理軟件等設(shè)備，通過與現(xiàn)代化檔案管理模式的結(jié)合，最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，做到檢索快捷、查閱方便，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

第四，加強(qiáng)檢查強(qiáng)化監(jiān)督。各代理機(jī)構(gòu)要將采購檔案管理納入單位內(nèi)部目標(biāo)考核內(nèi)容，每月比照采購項(xiàng)目和具體標(biāo)準(zhǔn)對經(jīng)辦人項(xiàng)目檔案裝訂歸檔進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收。財(cái)政部門要嚴(yán)格按照《政府采購代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》等要求，每年在對代理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查和信用評價(jià)時(shí)，加強(qiáng)對其檔案管理情況的檢查和評價(jià)。對采購項(xiàng)目檔案管理不善的要公開通報(bào)，并進(jìn)行嚴(yán)肅、認(rèn)真的處罰，加大違規(guī)成本。

(作者單位：四川省儀隴縣公共資源交易中心)

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