推進(jìn)高校儀器設(shè)備采購信息化建設(shè)

推進(jìn)高校儀器設(shè)備采購信息化建設(shè)

清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處處長黃開勝

清華大學(xué)在高校設(shè)備采購與管理中一直堅(jiān)持公開、公平、公正和誠實(shí)守信原則，按照政務(wù)信息化、“放管服”改革要求、固定資產(chǎn)管理新政的要求，落實(shí)采購人主體責(zé)任，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)對(duì)等；維護(hù)供應(yīng)商合法權(quán)益，降低制度性交易成本；簡化程序提高效率，解決實(shí)踐中的突出問題。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2018年，清華大學(xué)設(shè)備類采購項(xiàng)目7304個(gè)，其中50萬元以上實(shí)施公開招標(biāo)的項(xiàng)目198個(gè)、非招標(biāo)項(xiàng)目106個(gè)。隨著高校采購規(guī)模的不斷擴(kuò)大和“放管服”改革的推進(jìn)，推進(jìn)采購信息化建設(shè)日趨重要。此前，清華大學(xué)采購招標(biāo)信息化系統(tǒng)存在著一些痛點(diǎn)和難點(diǎn)：一是資源整合少，專家?guī)臁⒑贤瑤臁①Y產(chǎn)庫、供應(yīng)商庫的數(shù)據(jù)資源沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化；二是統(tǒng)計(jì)功能弱，各系統(tǒng)入口不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，在年終上報(bào)政府采購統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí)很難整合數(shù)據(jù)；三是信息傳遞差，業(yè)務(wù)不同階段，采購經(jīng)辦人及管理部門經(jīng)手人各不相同，無法保證信息的完整性和準(zhǔn)確性；四是表格文檔多，各環(huán)節(jié)之間沒有實(shí)現(xiàn)已有數(shù)據(jù)的自動(dòng)提取和共享，數(shù)據(jù)重復(fù)填報(bào)的情況比較突出；五是師生跑腿多，預(yù)算、論證、申請(qǐng)、審批、采購執(zhí)行、合同簽署、到貨驗(yàn)收、資產(chǎn)建賬銜接不夠順暢；六是等待時(shí)間長，多級(jí)審批，還需線下紙制公文流轉(zhuǎn)，如遇主管領(lǐng)導(dǎo)出差或會(huì)議，需要等待較長時(shí)間。打通采購及資產(chǎn)全鏈條，建立設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)勢(shì)在必行。

與此同時(shí)，學(xué)校設(shè)備采購內(nèi)容豐富、采購量大、涉及面廣，涵蓋與教學(xué)科研儀器設(shè)備、材料、試劑、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、實(shí)驗(yàn)被服裝具、公車、成品軟件、家具和低值易耗品有關(guān)的所有采購項(xiàng)目。近幾年來，學(xué)校儀器設(shè)備采購規(guī)模每年均超過14億元，老師們的采購要求也比較高。以往，老師們?cè)诓少忂^程中需要填寫各種紙質(zhì)信息，從減輕老師的負(fù)擔(dān)考慮，也須通過信息化手段提高采購效率。

根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》要求，清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處通過規(guī)范管理流程、對(duì)接院系需求、搭建設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)，從安全采購、精準(zhǔn)采購、高效采購三方面發(fā)力，推進(jìn)科研“放管服”落地生根。2019年1月8日，清華大學(xué)上線了設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)，著力構(gòu)建安全、高效、精準(zhǔn)的設(shè)備采購體系。目前，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處開評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)已實(shí)現(xiàn)全程錄音錄像，做到過程可追溯。按照“能放盡放”的要求，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處制定了《清華大學(xué)科研儀器設(shè)備采購管理辦法》，實(shí)質(zhì)性簡化科研儀器設(shè)備采購流程，并將校定招標(biāo)線從之前的國內(nèi)30萬元、進(jìn)口40萬元統(tǒng)一提高到50萬元。

清華大學(xué)設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)目前已順利通過學(xué)校采購和入賬報(bào)銷“雙高峰”的高頻業(yè)務(wù)檢驗(yàn)。該平臺(tái)是一個(gè)集中了業(yè)務(wù)管理、采購交易、師生服務(wù)、監(jiān)督內(nèi)控“四大板塊”的一體化智能業(yè)務(wù)平臺(tái)，通過12個(gè)子系統(tǒng)、近100項(xiàng)業(yè)務(wù)流，整合了采購申請(qǐng)、執(zhí)行、合同管理、進(jìn)口外貿(mào)、驗(yàn)收建賬、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購與資產(chǎn)管理全生命周期、全過程閉環(huán)管理。平臺(tái)運(yùn)行以來，解決了三個(gè)問題：一是打通信息流，提高效率；二是通過信息化手段責(zé)任到人；三是從監(jiān)管角度看，設(shè)備采購到資產(chǎn)管理都實(shí)現(xiàn)了陽光透明。

以往的采購模式形成了多個(gè)信息孤島，數(shù)據(jù)難以打通。現(xiàn)在，利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)了模塊之間的銜接，真正實(shí)現(xiàn)了設(shè)備全生命周期留痕。設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)將此前的多套系統(tǒng)整合為統(tǒng)一平臺(tái)，并提供一站式服務(wù)大廳，精簡流程；平臺(tái)提供分權(quán)與代理機(jī)制，教師可授權(quán)學(xué)生、臨聘、助理等人員代辦業(yè)務(wù)，減少教授們?cè)跇I(yè)務(wù)上的時(shí)間投入。采購申請(qǐng)可直接通過線上完成。清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處還開發(fā)了手機(jī)移動(dòng)端業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)通知、審批與查詢，并與“清華信息服務(wù)”企業(yè)號(hào)對(duì)接，做到管理隨身、服務(wù)同行的便捷應(yīng)用。除了可視化查詢項(xiàng)目實(shí)時(shí)進(jìn)度，還實(shí)現(xiàn)了通過手機(jī)短信和微信進(jìn)行業(yè)務(wù)通知，縮短辦結(jié)周期。此外，平臺(tái)更重要的是可以為采購計(jì)劃的合理性提供科學(xué)的決策支撐。

在初期的平臺(tái)設(shè)計(jì)中，比較重要的部分就是將清華大學(xué)內(nèi)控管理機(jī)制內(nèi)嵌到信息系統(tǒng)之中，利用跨部門、跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)整合和系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了信息共享和業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)。清華大學(xué)還建立了大數(shù)據(jù)中心，為后續(xù)績效管理、科學(xué)配置、輔助決策奠定基礎(chǔ)。

隨著《深化政府采購制度改革方案》及其實(shí)施細(xì)則的即將出臺(tái)，清華設(shè)備采購工作將對(duì)平臺(tái)提出更高要求。平臺(tái)建設(shè)也將在全面內(nèi)控、績效評(píng)價(jià)、采購商城、評(píng)審專家共享等領(lǐng)域不斷發(fā)力，積極創(chuàng)新與完善，更好地服務(wù)于清華大學(xué)各項(xiàng)工作的開展。

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