大型公立醫(yī)院電子期刊采購入庫研究

■ 田新雨 郭捷 劉潔

近年來，在數(shù)字信息化技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，電子閱讀已成為大勢所趨，電子期刊發(fā)行量也在持續(xù)增加，并逐步成為公立醫(yī)院訂閱期刊文獻(xiàn)的資源主流。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)期刊相比，電子期刊具有檢索便捷、傳遞迅速、儲存占用空間小、可同時供多人使用等優(yōu)勢，符合大型公立醫(yī)院對文獻(xiàn)資源要求的獲取便捷、信息覆蓋廣泛的特點(diǎn)。然而，由于電子期刊沒有實(shí)體，不像紙質(zhì)期刊會因年限等因素產(chǎn)生不同程度的破損進(jìn)而需作報廢處理，對于電子期刊采購工作結(jié)束后是否入庫、如何入庫至今未形成標(biāo)準(zhǔn)化的解決方式。鑒于此，研究電子期刊入庫，對促進(jìn)各醫(yī)院圖書館電子期刊采購工作的健康發(fā)展有著重要意義。

電子期刊采購入庫現(xiàn)狀分析

一般而言，根據(jù)品目不同，可將政府采購項目分為貨物、服務(wù)和工程三類。作為事業(yè)單位，公立醫(yī)院采購電子期刊適用《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)。筆者使用信息檢索方式對中國政府采購網(wǎng)最近半年來（2019年3月-2019年9月）所有包含“電子期刊”的文本進(jìn)行檢索統(tǒng)計，共檢索出項目93個。其中，使用單一來源方式采購的項目有42個，使用公開招標(biāo)采購的項目有43個，二者數(shù)量基本相當(dāng)，不難看出，公開招標(biāo)和單一來源構(gòu)成了電子期刊采購方式的“主力軍”，剩余項目則分別采用了競爭性談判、競爭性磋商、詢價和比選，僅占項目總數(shù)量的9%。同理，對所有包含“紙質(zhì)期刊”的文本進(jìn)行檢索，共檢索出采購項目49個，具體采購方式包括競爭性磋商、公開招標(biāo)和競爭性談判。將上述項目按照品目分類，得到表1。

如表1所示，在最近半年的時間里，期刊按照貨物品目、服務(wù)品目采購的項目分別占到已分類項目總數(shù)的79%和21%。雖然表格中項目數(shù)量的多少很難代表當(dāng)前社會整體期刊采購的組成情況，但也從一定程度上說明，目前越來越多的單位在訂閱期刊資源時選擇了電子期刊。從這個角度來看，人們對期刊采購的觀念發(fā)生了改變，也就是說，現(xiàn)在各單位期刊資源的構(gòu)成正在從獨(dú)立的、有形的紙質(zhì)期刊轉(zhuǎn)變?yōu)槁?lián)合的、虛擬的數(shù)據(jù)化期刊，而對單位期刊規(guī)模的判斷也不再以訂閱量的多少來衡量，還要考慮能夠通過數(shù)據(jù)庫利用的電子文獻(xiàn)資源。

電子期刊按照貨物品目、服務(wù)品目采購的項目分別占已分類項目總數(shù)的75%和25%，說明目前大部分采購項目都把電子期刊歸類為貨物。除此以外，有一部分項目沒有對電子期刊品目進(jìn)行歸類，除有少量存在分包情況的項目難以確定品目外，也可能存在采購人不了解相關(guān)專業(yè)知識、難以判斷電子期刊如何分類的情況。

由于中國政府采購網(wǎng)上公示的項目品目不僅僅停留于貨物、服務(wù)和工程一級分類，多數(shù)還會在此基礎(chǔ)上細(xì)分到二級分類或多級分類。繼續(xù)對項目所屬品目的分類明細(xì)進(jìn)行分析，得到以下結(jié)果（使用“——”隔開的細(xì)目，代表符號兩端細(xì)目中還會有其他細(xì)目；使用“/”符號隔開的細(xì)目，代表符號兩端細(xì)目中沒有其他細(xì)目）：

貨物品目下設(shè)的明細(xì)主要包括“圖書和檔案”“通用設(shè)備——計算機(jī)設(shè)備及軟件”“其他貨物”“通用設(shè)備——通信設(shè)備”“紡織原料、毛皮、被服裝具/被服裝具”，分類明細(xì)繁雜多樣，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于貨物需要入庫，在這樣的前提下，具體的品目劃分可能會在一定程度上影響財務(wù)工作人員對電子期刊列入哪類庫的判斷，規(guī)范貨物類電子期刊具體采購品目勢在必行。

服務(wù)品目下設(shè)的明細(xì)主要包括“信息技術(shù)服務(wù)”“其他服務(wù)”“教育服務(wù)”“電信和其他信息傳輸服務(wù)”“文化、體育、娛樂服務(wù)——圖書館和檔案服務(wù)” “商務(wù)服務(wù)”“科學(xué)研究和試驗開發(fā)”“租賃服務(wù)（不帶操作員）——圖書和音像制品租賃服務(wù)”。采用前五類明細(xì)的項目比較多，這對今后服務(wù)類電子期刊劃分具體品目有一定借鑒意義。

以A醫(yī)院某電子期刊采購項目為例。A醫(yī)院醫(yī)療水平在國內(nèi)處于領(lǐng)先地位，常年接收重癥、疑難病人并承擔(dān)教學(xué)工作，對外文期刊需求量很大。A醫(yī)院的期刊資源分為電子期刊和紙質(zhì)期刊兩大類，全部在醫(yī)院圖書館中進(jìn)行保存。某年某月，A醫(yī)院完成了一批外文電子期刊的采購工作，采購標(biāo)的共涉及36種外文期刊，預(yù)算金額為46萬元，未達(dá)到政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)該醫(yī)院采購實(shí)施細(xì)則，確定此項目采購方式為院內(nèi)比選，具體通過采購電子期刊使用權(quán)的形式按服務(wù)品目采購。成交供應(yīng)商需為采購單位開設(shè)相應(yīng)端口，以數(shù)據(jù)庫為載體提供采購單位購買的電子期刊，在收到電子期刊采購款項后，為采購人提供電子出版物發(fā)票。A醫(yī)院收到發(fā)票后計入管理費(fèi)用科目，不進(jìn)行入庫。

電子期刊采購方式及操作流程

目前，財政部頒布的相關(guān)會計制度并未對電子期刊入庫作強(qiáng)制性要求，實(shí)踐中，不同單位對電子期刊的入庫處理也根據(jù)具體情況有所區(qū)別。出于這些原因，電子期刊無論入庫與否均可，采購人既可按照貨物品目將其入庫，又可按照服務(wù)品目列支費(fèi)用，不作入庫處理。需要注意的是，采購人在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家政策要求?！墩少徹浳锖头?wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財政部令第87號，以下簡稱87號令）第七條規(guī)定，采購人應(yīng)當(dāng)按照財政部制定的《政府采購品目分類目錄》確定采購項目屬性。按照《政府采購品目分類目錄》無法確定的，按照有利于采購項目實(shí)施的原則確定。從筆者統(tǒng)計的中國政府采購網(wǎng)最近半年來發(fā)布的電子期刊采購項目公告情況看，對該條款的貫徹執(zhí)行還有待加強(qiáng)。

采購電子期刊，采購人首先要確定電子期刊的品目，在采購結(jié)束后重點(diǎn)關(guān)注中標(biāo)（成交）供應(yīng)商提供的發(fā)票是否與期刊采購品目相對應(yīng)。具體操作流程可參照以下內(nèi)容。

按照貨物品目采購電子期刊的操作流程

采購人確定按照貨物品目采購電子期刊后，首先需要根據(jù)預(yù)算金額決定采購方式。對于預(yù)算金額達(dá)到采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上，或依照采購人單位內(nèi)部采購規(guī)定需參照政府采購方式采購的項目，常用方式為公開招標(biāo)和單一來源。其次，應(yīng)參考《政府采購品目分類目錄》（以下簡稱《目錄》）“A貨物”部分確定標(biāo)的詳細(xì)品目。經(jīng)搜索，《目錄》列表包括“電子期刊”，編碼為A050105，屬于A05圖書和檔案-A0501圖書，因此，根據(jù)87號令第七條，項目品目具體應(yīng)確定為“貨物/圖書和檔案/圖書/電子期刊”。再次，采購人應(yīng)發(fā)布采購公告進(jìn)行采購，按照所確定采購方式的相應(yīng)流程完成采購，并與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂貨物采購合同。最后，在收到中標(biāo)（成交）供應(yīng)商提供的電子期刊時填寫電子期刊入庫單，辦理入庫手續(xù)。

按照服務(wù)品目采購電子期刊的操作流程

采購人確定按照服務(wù)品目采購電子期刊后，與按貨物品目采購的不同之處在于標(biāo)的物不再是電子期刊本身，而是其使用權(quán)，即數(shù)據(jù)庫服務(wù)。首先，采購人應(yīng)確定采購方式，其次，查找《目錄》“C服務(wù)”部分，鑒于該部分沒有明確的項目分類屬性，根據(jù)87號令相關(guān)規(guī)定，采購人可根據(jù)實(shí)際需求按照有利于采購項目實(shí)施的原則確定詳細(xì)品目。再次，依采購流程完成采購工作，與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂服務(wù)合同。最后，由中標(biāo)（成交）供應(yīng)商提供電子期刊數(shù)據(jù)庫服務(wù)，采購人按照費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，不辦理入庫手續(xù)。

總結(jié)

根據(jù)我國相關(guān)會計制度，對于貨物類采購項目，驗收入庫是采購?fù)瓿傻闹匾獦?biāo)志之一，需對采購標(biāo)的作入庫處理；對于服務(wù)類采購項目，在會計處理上則應(yīng)計入費(fèi)用，無需辦理入庫。因此，如果采購人按照貨物品目采購電子期刊，那么應(yīng)在收到期刊后填寫入庫單，并辦理入庫手續(xù)；如果按照服務(wù)品目采購，則屬于費(fèi)用支出，無需填寫入庫單，也不用辦理入庫手續(xù)。

（作者單位：北京大學(xué)第三醫(yī)院采購中心）

【延伸閱讀】

作為信息商品的電子期刊，其首要特點(diǎn)就是高首稿成本、低邊際成本。所謂首稿成本，指的是為首份網(wǎng)絡(luò)期刊的面世而發(fā)生的成本。電子期刊和紙質(zhì)期刊的首稿成本構(gòu)成相差不大，包括固定成本、發(fā)布成本、編輯成本和同級評審成本、人員管理成本等。邊際成本指的是增加一份期刊所引起的總成本的增加，主要包括復(fù)制成本和傳遞成本。對于電子期刊來說，每增加一份期刊就是增加一份拷貝，成本幾乎為零，而紙質(zhì)期刊需要重新購買紙張印刷包裝。此外，電子期刊的復(fù)制形式不同于紙質(zhì)期刊，一般分為瀏覽式復(fù)制、下載式復(fù)制、電子郵件式復(fù)制。由于瀏覽和下載都由用戶完成，基本上無需傳遞成本，只有電子郵件式的訂閱型電子期刊才存在傳遞成本，所以電子期刊的邊際成本幾乎為零。

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