緊急采購活動需注意的事項

【美國緊急采購政策介紹系列專題報道(3)】

編者按：上一期的專題報道中，《中國政府采購報》向讀者介紹了美國聯(lián)邦政府采購政策辦公室出臺的《緊急采購指南》第一部分內(nèi)容“做好緊急采購采購的預(yù)判與預(yù)案”，本期我報節(jié)選、編譯了第二部分，關(guān)于開展緊急采購需要注意的事項，以饗讀者。

緊急采購活動需注意的事項

《緊急采購指南》第二部分包括“緊急采購合同的制定”與“緊急采購的管理、監(jiān)督檢查”兩部分。其中“緊急采購合同的制定”這部分中，共包括緊急采購活動的授權(quán)、最小化緊急采購風(fēng)險、采購合同條款的更改、正確的商業(yè)規(guī)則意識和較高的職業(yè)道德觀念、緊急采購扶持政策、緊急采購合同定價方法、緊急采購信息的發(fā)布、供應(yīng)商的責(zé)任、國家利益行為、免除競爭的兩種情況、公平合理的價格評估以及采購活動記錄十二項。另外，加上“緊急采購的管理、監(jiān)督檢查”共有十三項內(nèi)容是美國聯(lián)邦政府采購政策辦公室對具體執(zhí)行緊急采購時提出的需要關(guān)注的重點。

第一，緊急采購活動的授權(quán)。行政機(jī)構(gòu)的采購部門需任命最適合開展緊急采購項目的采購人員，授權(quán)其有簽訂、管理或者終止采購合同的權(quán)利。授權(quán)要明確責(zé)任范圍、責(zé)任限度和要求。如果在緊急采購活動中相關(guān)人員不能勝任有關(guān)工作，采購部門可以修改授權(quán)且重新調(diào)整責(zé)任范圍、責(zé)任限度和要求。

第二，最小化緊急采購風(fēng)險。緊急情況下，如果時間有限來不及開展市場調(diào)查和制定緊急采購計劃，那么采購人員須率先安排緊急采購中最緊急的需求采購，并謹(jǐn)慎確定采購合同的價值和合同的期限。這樣采購部門可以針對緊急情況下改變的情況不斷進(jìn)行需求戰(zhàn)略調(diào)整，既可為后續(xù)的采購留出時間，也可為采購人員了解市場行情，并提供后續(xù)服務(wù)。

第三，采購合同條款的更改。不同緊急情況下，采購需求會因情況的變化而有所不同。譬如，災(zāi)難發(fā)生的第一時間，緊急采購合同條款要符合當(dāng)下情況。但隨著時間的進(jìn)展，災(zāi)難持續(xù)，采購需求、價格等條款則應(yīng)隨著外部環(huán)境的變化而改變。因此首席采購官、采購人員、合同簽訂人員要隨時關(guān)注災(zāi)難的進(jìn)程，把握采購機(jī)遇和原則，制訂不同的采購合同條款。

第四，從事政府采購的任何工作人員必須有較高的職業(yè)道德觀念和正確的商業(yè)規(guī)則意識。采購人員必須嚴(yán)格遵守《聯(lián)邦采購規(guī)則》中應(yīng)遵守的職業(yè)準(zhǔn)則，比如禁止獲取或披露供應(yīng)商的投標(biāo)或報價信息以及采購部門在評估供應(yīng)商的投標(biāo)過程中準(zhǔn)備使用的非公開信息等。違反這些行為標(biāo)準(zhǔn)會面臨罰款或監(jiān)禁。行政機(jī)構(gòu)的任何工作人員對商業(yè)規(guī)則或道德準(zhǔn)則有疑問可向法律咨詢辦公室或道德辦公室咨詢。另外，《聯(lián)邦采購規(guī)則》還對從業(yè)人員的回避制度作了規(guī)定。如，禁止采購人員卷入與個人利益有關(guān)的采購合同，采購人員的家庭成員不能參與政府的交易。當(dāng)政府采購合同與個人利益有關(guān)時，要求采購人員必須回避。此外，采購人員禁止接受供應(yīng)商吃請和收受禮物等。

此外，《緊急采購指南》中列明了一些常見的政府采購“犯罪指標(biāo)”。在緊急采購活動中對于采購人員來說，識別、預(yù)防和報告這些“犯罪指標(biāo)”非常重要。一些常見的“犯罪指標(biāo)”包括接受賄賂、回扣或酬金；偽造或更改采購文件；操縱政府采購活動以及提供或偽造未經(jīng)批準(zhǔn)的原始文件。另外，采購人員要警惕采購方對采購結(jié)果的反饋信息。如果采購部門經(jīng)常收到消極的采購結(jié)果反饋，那么采購部門要注意是否采購人員所購買的產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量或質(zhì)量低于支付價格（價值與價格不對等）。采購部門還應(yīng)警惕采購產(chǎn)品零部件數(shù)量的異常增加，這可能表明這些零件可能已被挪作個人使用或轉(zhuǎn)售。為了防止采購活動中腐敗的滋生，一方面，采購人員要在合同履約環(huán)節(jié)對政府采購合同的訂購、收貨、售后服務(wù)等方面積極關(guān)注。另一方面，采購部門要對相關(guān)采購人員的基本道德意識、欺詐意識的識別、預(yù)防和報告方面提前做好培訓(xùn)。

第五，緊急采購扶持政策。在對市場環(huán)境和采購來源調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，采購人員應(yīng)優(yōu)先提供緊急采購合同給有能力履行合同的小微企業(yè)。另外，可簡化緊急采購程序，使行政機(jī)構(gòu)的采購部門便于同小型企業(yè)業(yè)務(wù)往來?！读_伯特.T.斯塔福救災(zāi)和緊急援助法》中規(guī)定，為了減輕緊急情況對受災(zāi)地區(qū)的影響，采購部門應(yīng)先對受災(zāi)地區(qū)的市場進(jìn)行調(diào)研，并優(yōu)先考慮可以履行合同的當(dāng)?shù)仄髽I(yè)?！?/span>2006年地方社區(qū)恢復(fù)法案》中也規(guī)定了當(dāng)?shù)仄髽I(yè)優(yōu)先獲得對清除雜物，物資分配，重建以及其他重大災(zāi)難或緊急地區(qū)援助活動的政府合同。此外，鼓勵采購部門在制定緊急采購預(yù)案時，應(yīng)當(dāng)同時開展緊急采購供應(yīng)商名單的征集，提前做好準(zhǔn)備。這項工作的具體做法是，當(dāng)企業(yè)申請參加合格供應(yīng)商名單評審時，可以根據(jù)自身能力條件，說明該企業(yè)一旦發(fā)生哪一類災(zāi)難和緊急情況，可以提供什么樣的貨物、服務(wù)和工程。采購部門可以建立專門的“緊急采購供應(yīng)商名單”。

第六，急采購合同定價方法。在緊急狀態(tài)下，采購價格的制定比較困難。美國政府一般倡導(dǎo)使用固定價格。但是，這對于供應(yīng)商來說，意味著最高的風(fēng)險和最大的責(zé)任。因為，價格是固定的，但危急情況是變動的，原材料、雇工、運(yùn)輸、服務(wù)等相關(guān)各項成本是變化的。采購人員要視情況需要決定定價方法，主要的定價方法有：固定合同價格法；時間+材料計算法；工時計算法；后兩種方法，即“時間+材料”，和“工時計算法”，主要用于事先不能明確采購數(shù)量、服務(wù)和工程完成的時間。

第七，緊急采購信息的發(fā)布。根據(jù)《聯(lián)邦政府采購規(guī)則》的要求，價值超過25000美元的政府采購合同應(yīng)當(dāng)在聯(lián)邦政府的官方采購申請網(wǎng)站FedBizOpps公開發(fā)布采購信息，網(wǎng)址為https://www.fbo.gov。如果屬于《聯(lián)邦政府采購規(guī)則》規(guī)定的例外采購項目，合同價值超過25000美元也不必公開發(fā)布采購信息。例外情況有四種：公開競爭已經(jīng)極大限制了緊急情況的應(yīng)對；開展公開競爭的所需時間會造成更大的損失；需求計劃或者合同活動包含機(jī)密信息影響國家安全；行政機(jī)構(gòu)的采購部門或采購官員以書面形式確定不必發(fā)布公告。

第八，供應(yīng)商的責(zé)任。盡管是緊急情況，但緊急采購合同也必須授予那些完全符合法律規(guī)定要求的供應(yīng)商，包括：合法用工、生產(chǎn)、納稅，無欺詐、賄賂等違法行為。對供應(yīng)商的要求不能因為緊急狀態(tài)而改變，但是潛在供應(yīng)商的責(zé)任會因不同行政機(jī)構(gòu)的采購需求、采購金額而有所變化。同時，采購部門對貨物的特別要求也會根據(jù)情況和地區(qū)的不同而變化。

第九，國家利益行為。美國聯(lián)邦總務(wù)管理局（簡稱，GSA）是美國聯(lián)邦政府采購部門，GSA除了向聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供采購供應(yīng)服務(wù)外,還負(fù)責(zé)聯(lián)邦采購信息管理。旗下建立了一套名為“聯(lián)邦采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)”（Federal Procurement Data System，簡稱FPDS）的實時數(shù)據(jù)系統(tǒng)。聯(lián)邦采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)以“國家利益行為（National Interest Action）”的名義服務(wù)于政府采購機(jī)構(gòu)，主要用于收集各類合同信息，如新的合同任務(wù)、訂單交付和合同修改情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確且透明。同樣，該系統(tǒng)會收集有關(guān)緊急情況下有關(guān)的緊急采購合同行為的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)為實時數(shù)據(jù)，每日都在更新，使行政機(jī)構(gòu)及公眾能夠清楚了解緊急情況下采購政策、方針的作用及變化趨勢。此外，行政機(jī)構(gòu)的采購部門也可以提出適用的采購項目。例如，醫(yī)療防護(hù)用品、急救車的采購項目以及適用的時間。

第十，免除競爭的兩種情況。第一是公開招標(biāo)和競爭性磋商?！堵?lián)邦采購規(guī)則》規(guī)定，在發(fā)生緊急情況時，采購人員可以不使用公開招標(biāo)和競爭性磋商方式（包括在競爭后只有一個合格供貨商響應(yīng)）。免除競爭適用于非正常情況、突發(fā)情況、國家安全等全國緊急狀態(tài)或涉及國家利益情況。盡管有免除競爭的相應(yīng)規(guī)定，《緊急采購指南》仍建議采購人員在實踐中，根據(jù)實際情況盡可能尋找更多的潛在供貨商。此外，值得注意的是采購人員的免除競爭權(quán)限在一年以內(nèi)，除非行政機(jī)構(gòu)采購部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)繼續(xù)實施。第二是對某些產(chǎn)品探索性采購。緊急情況下的采購一般應(yīng)按照《聯(lián)邦采購規(guī)則》第六節(jié)內(nèi)容簡化采購程序和要求，但不包括對某些產(chǎn)品開展探索性采購方式。主要用于所采購的產(chǎn)品只有單一來源，或者只有唯一品牌，對其采購的規(guī)則和審計、審查適用于單一來源采購要求。單一來源采購必須有書面文件，包括技術(shù)要求，對價格合理性的說明。每一項判斷都應(yīng)當(dāng)有充分的信息佐證，說明必須如此的理由。對于緊急情況單一來源采購，法律限定了審批權(quán)限：15萬美元-65萬美元之間的采購合同，由合同官審批；65萬至1300萬美元之間的采購合同，按《聯(lián)邦采購規(guī)則》規(guī)定的權(quán)限審批；1300萬至6400萬美元之間的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人或法律規(guī)定的責(zé)任人審批；6400萬以上的合同由采購機(jī)構(gòu)最高執(zhí)行人負(fù)責(zé)審批。

第十一，公平合理的價格評估。如果不能通過競爭確定合理價格，采購部門應(yīng)當(dāng)采取其他技術(shù)手段保證價格的合理性。例如，采購部門僅收到一份報價的要約時，采購人員就應(yīng)將所采購的項目對照市場價格，同時對照曾經(jīng)采購相同項目的價格或者同行業(yè)類似產(chǎn)品的價格。采購人員需要注意，緊急情況的發(fā)生會對行業(yè)生產(chǎn)和供應(yīng)產(chǎn)生哪些直接影響的因素，以及物品最終運(yùn)輸至災(zāi)區(qū)所增加的成本。例如，運(yùn)送到危險區(qū)域的瓶裝水所需要的價格可能與運(yùn)輸至普通地區(qū)的成本不同，集中大量需求的產(chǎn)品有可能價格更高。另外，如木材、發(fā)電機(jī)、帳篷等受災(zāi)時的高需求物品的價格會比正常情況下高出幾倍也是有可能的。此外，供應(yīng)商如果在災(zāi)難恢復(fù)地區(qū)開展業(yè)務(wù)，供應(yīng)商在融資獲取保險方面也有困難，這些因素同樣會影響采購的價格。

第十二，采購活動記錄。緊急采購所采取的行動和決策都應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)說明和文件記錄在案。記錄要清晰明了，便于事后管理、審查和審計。合同文本的每步驟制定思路和修改意見是記錄的重要組成部分。如果由于緊急情況的采購難以充分確定價格的合理性，采購官員應(yīng)該記錄當(dāng)時的情況，具體應(yīng)該包括為確定價格做出的具體措施。

第十三，緊急采購管理和監(jiān)督檢查。提高采購結(jié)果的滿意度對于緊急采購至關(guān)重要。因此，緊急采購過程的有效管理和監(jiān)督更加必要。采購合同官和采購合同技術(shù)官都是緊急采購合同管理崗位必不可少的角色。在緊急情況下，采購部門的首席采購官會以書面形式任命采購合同官和采購合同技術(shù)官，明確其工作職責(zé)。通常他們需要與其他采購人員一起配合完成緊急采購任務(wù)。

執(zhí)行采購的部門應(yīng)建立一個風(fēng)險管控委員會，研究解決在災(zāi)難發(fā)生時隨時出現(xiàn)的各類風(fēng)險。委員會不僅包括政府部門人員，也可包括社會其他組織，這樣減少采購障礙或重復(fù)采購。

另外，采購部門還應(yīng)重視緊急情況下的采購評估工作。特別要注意高價值的單一來源采購項目、有較大風(fēng)險的采購項目，技術(shù)復(fù)雜的采購項目。一個良好的采購評估計劃包括需求制定、采購執(zhí)行以及合同管理多方面內(nèi)容。評估緊急采購需求制定時需要考慮采購方是否采購了正確數(shù)量的產(chǎn)品？采購活動是否適用緊急采購？采購需求描述能否正確反應(yīng)了行政機(jī)構(gòu)的要求？采購人員是否能采購到市場上適合的產(chǎn)品；評估緊急采購執(zhí)行時需要考慮，競爭是否最大化？單一來源采購是否采取了合同價值和期限的限制？是否按照《羅伯特.T.斯塔福救災(zāi)和緊急援助法》的規(guī)定優(yōu)先考慮將緊急采購合同授予當(dāng)?shù)仄髽I(yè)？是否優(yōu)先考慮將緊急采購合同授予小微企業(yè)？采購人員是否與采購活動有利益沖突？是否考慮過行政機(jī)構(gòu)之間以合同形式聯(lián)合采購、委托采購；評估采購合同管理需要考慮，采購合同條款是否全部適用？是否有和合同簽訂人員監(jiān)督合同的績效？供應(yīng)商是否按照合同內(nèi)容交付產(chǎn)品或服務(wù)？供應(yīng)商是否準(zhǔn)時將采購的貨物運(yùn)送到指定位置？是否對發(fā)票進(jìn)行了審核？采購文件、合同文本是否進(jìn)行了詳細(xì)記錄。

（編譯/昝妍）

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