把“精細(xì)、極致、專業(yè)、滿意”理念落到實(shí)處

【實(shí)務(wù)探討】

把“精細(xì)、極致、專業(yè)、滿意”理念落到實(shí)處

——一個(gè)來(lái)自多品種“三跨”項(xiàng)目的采購(gòu)體驗(yàn)

■ 秦志龍

筆者最近遇到一個(gè)具有挑戰(zhàn)性的項(xiàng)目，認(rèn)為很有必要與各位同行探討和分享。某區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局因預(yù)算批復(fù)及采購(gòu)平臺(tái)技術(shù)限制等原因，特委托上海市政府采購(gòu)中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”）進(jìn)行集中采購(gòu)，本項(xiàng)目不僅采購(gòu)內(nèi)容繁雜、服務(wù)內(nèi)容多樣，而且屬于突破行政級(jí)次、地區(qū)和部門（簡(jiǎn)稱“三跨”）的集中采購(gòu)項(xiàng)目。

需求溝通

筆者以為，一份合適的采購(gòu)需求是招標(biāo)成功的第一步，也是非常關(guān)鍵的一步。采購(gòu)需求一般分為技術(shù)、商務(wù)兩個(gè)部分并分別進(jìn)行闡述，技術(shù)要求是指對(duì)采購(gòu)標(biāo)的功能和質(zhì)量的要求，包括性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全，或者服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)等。商務(wù)要求是指取得采購(gòu)標(biāo)的時(shí)間、地點(diǎn)、財(cái)務(wù)和服務(wù)的要求，包括交付（實(shí)施）的時(shí)間（期限）和地點(diǎn)（范圍）、付款條件（進(jìn)度和方式）、包裝和運(yùn)輸、售后服務(wù)以及保險(xiǎn)等。

筆者上述提及的項(xiàng)目預(yù)算為3280萬(wàn)元，包含了綜合物業(yè)、餐飲管理、設(shè)備管理、房屋修繕、會(huì)務(wù)禮儀、保安、保潔、綠化等服務(wù)內(nèi)容，且具有地域廣泛、服務(wù)要求復(fù)雜等特點(diǎn)。由于預(yù)算及采購(gòu)平臺(tái)技術(shù)限制等因素，該項(xiàng)目必須合成一個(gè)項(xiàng)目一次招標(biāo)，本次招標(biāo)中的很多內(nèi)容不屬于集中采購(gòu)范圍，中心經(jīng)辦人對(duì)此了解甚少。因此，本次采購(gòu)需求的溝通變得尤為重要。

在進(jìn)行需求溝通時(shí)，中心經(jīng)辦人員著重從以下幾個(gè)方面開展了相關(guān)工作：首先重點(diǎn)向采購(gòu)人介紹《政府購(gòu)買服務(wù)管理辦法》（財(cái)政部令第102號(hào)）和《政府采購(gòu)需求管理辦法》（財(cái)庫(kù)〔2021〕22號(hào)），明確哪些是必須的？哪些是可選的？又有哪些是屬于禁止性、限制性要求？既讓采購(gòu)人心中有數(shù)、又便于日后的正式溝通，也就是說(shuō)，讓采購(gòu)人明白，許多要求不能提是因?yàn)榉ㄒ?guī)限制，而非中心經(jīng)辦人員故意刁難。

其次，根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容，經(jīng)辦人員分別對(duì)每項(xiàng)采購(gòu)需求進(jìn)行了認(rèn)真、細(xì)致地討論，尤其對(duì)采購(gòu)需求和采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃的合法性、合規(guī)性、合理性展開了充分的溝通。

最后，中心經(jīng)辦人員對(duì)采購(gòu)人提出的最低限價(jià)要求進(jìn)行了解釋和說(shuō)明，告知財(cái)政部有明確要求，對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目只能提出最高限價(jià)要求而不得設(shè)置最低限價(jià)。采購(gòu)人認(rèn)為，其在申請(qǐng)預(yù)算時(shí)，對(duì)每項(xiàng)服務(wù)需要投入的人力是進(jìn)行過(guò)認(rèn)真測(cè)算的，而招標(biāo)時(shí)不允許設(shè)置最低限價(jià)，勢(shì)必會(huì)造成偏離預(yù)算較多的報(bào)價(jià)投標(biāo)人縮減人員投入。

綜上，筆者以為，采購(gòu)人的擔(dān)心不無(wú)道理，因?yàn)閷?duì)服務(wù)類項(xiàng)目而言，人力資源的投入是保證服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，而國(guó)家對(duì)勞動(dòng)者的勞動(dòng)報(bào)酬是有最低工資標(biāo)準(zhǔn)要求的。這是一個(gè)兩難選擇，但我們必須遵守法律法規(guī)，期望各投標(biāo)人也能遵守法律法規(guī)，誠(chéng)信報(bào)價(jià)、公平競(jìng)爭(zhēng)。

項(xiàng)目策劃

項(xiàng)目策劃的重要性是毋容置疑的，其所要花費(fèi)的精力也是頗多的。除了需要確定常規(guī)的供應(yīng)商資格條件、評(píng)審規(guī)則等，還要充分考慮落實(shí)支持創(chuàng)新、綠色發(fā)展、中小企業(yè)發(fā)展等政府采購(gòu)政策功能以及合同管理安排，包括合同類型、定價(jià)方式、合同文本的主要條款、履約驗(yàn)收方案、風(fēng)險(xiǎn)管控措施等。

基于本項(xiàng)目的復(fù)雜程度，我們還要考慮的是如何按照服務(wù)內(nèi)容、范圍、地域的不同進(jìn)行合理分包（當(dāng)然，最理想、最簡(jiǎn)單的做法是分成多個(gè)項(xiàng)目，但由于多種因素制約，只能放在一個(gè)項(xiàng)目中一次招標(biāo)），與采購(gòu)人進(jìn)行了充分溝通，并綜合考慮需求與采購(gòu)平臺(tái)之間的現(xiàn)實(shí)可能性，最后，中心將本項(xiàng)目分成了8個(gè)包件。項(xiàng)目策劃的難點(diǎn)在于要設(shè)計(jì)一個(gè)既符合法規(guī)要求又滿足采購(gòu)人要求的評(píng)審規(guī)劃和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本項(xiàng)目而言，除了要考慮評(píng)審因素應(yīng)當(dāng)按照采購(gòu)需求、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)相關(guān)的其他因素以及設(shè)定客觀、量化的評(píng)審因素、分值和權(quán)重外，還要考慮各包件的特點(diǎn)，既要考慮通用因素又要考慮個(gè)性要求。

雖然在需求溝通時(shí)已經(jīng)對(duì)需求的合法性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行了討論，但在項(xiàng)目策劃過(guò)程中，仍然需要對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行非歧視性、競(jìng)爭(zhēng)性、采購(gòu)政策、履約風(fēng)險(xiǎn)等的再一次審查，確保招標(biāo)文件的合法性、合規(guī)性、完整性。

評(píng)標(biāo)準(zhǔn)備

行百里者半九十，評(píng)標(biāo)過(guò)程的結(jié)束意味著招標(biāo)過(guò)程的“收官”，其重要性不言自明。在該項(xiàng)目中，首先，中心經(jīng)辦人員會(huì)同采購(gòu)人進(jìn)行資格審查和認(rèn)真、細(xì)致的匯標(biāo)工作，并在匯標(biāo)時(shí)嚴(yán)格遵守只客觀摘錄、不主觀評(píng)價(jià)的基本原則，最終除了匯總出一份商務(wù)要求對(duì)照表外，還整理了一份技術(shù)匯總導(dǎo)讀表，客觀摘錄投標(biāo)人所響應(yīng)的技術(shù)要點(diǎn)、所在頁(yè)碼等信息供專家參考，為節(jié)約評(píng)標(biāo)時(shí)間、提高評(píng)標(biāo)質(zhì)量做必要的技術(shù)儲(chǔ)備。

其次，中心經(jīng)辦人員科學(xué)、合理地安排了評(píng)標(biāo)時(shí)間，由于項(xiàng)目復(fù)雜、包件多，原計(jì)劃要封閉2天，但又基于諸多客觀條件的限制，最終決定安排在1天內(nèi)完成，并在申請(qǐng)專家時(shí)，就明確告知專家參與本項(xiàng)目評(píng)標(biāo)時(shí)需要晚上加班，請(qǐng)專家做好準(zhǔn)備。

最后，當(dāng)然是要嚴(yán)格執(zhí)行評(píng)標(biāo)程序和評(píng)標(biāo)紀(jì)律，例如，到了晚上，有專家就提出能否使用手機(jī)給家里報(bào)個(gè)平安？對(duì)此，中心的答案是當(dāng)然不能。又有專家提出：“這個(gè)項(xiàng)目這么復(fù)雜，我們?cè)u(píng)得這么辛苦，是否可以增加評(píng)標(biāo)費(fèi)？”對(duì)此，中心的回答是，會(huì)按評(píng)標(biāo)時(shí)間，按評(píng)標(biāo)費(fèi)支付標(biāo)準(zhǔn)支付。諸如此類，不一而足。

難點(diǎn)分析

本項(xiàng)目的難點(diǎn)除了項(xiàng)目復(fù)雜、內(nèi)容繁雜以外，還受制于采購(gòu)平臺(tái)技術(shù)，這對(duì)采購(gòu)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員來(lái)講都是一個(gè)挑戰(zhàn)。對(duì)此，筆者進(jìn)行了總結(jié)，該項(xiàng)目主要存在以下幾個(gè)難點(diǎn)：第一，既要考慮普遍性又要考慮特殊性，例如資格條件的設(shè)置，有些包件需要面向中小企業(yè)采購(gòu)，有些包件又需要面向所有企業(yè)采購(gòu)，且由于采購(gòu)平臺(tái)技術(shù)限制（不能按包件分別確定的企業(yè)屬性進(jìn)行價(jià)格分自動(dòng)計(jì)算），對(duì)小微企業(yè)的價(jià)格評(píng)審優(yōu)惠必須進(jìn)行人工調(diào)整，不僅工作量大，還容易出錯(cuò)。第二，評(píng)審因素的設(shè)置更為復(fù)雜，因?yàn)椴少?gòu)平臺(tái)不支持對(duì)每個(gè)包分別設(shè)置評(píng)審因素，所以只能對(duì)一些個(gè)性化內(nèi)容相對(duì)集中在某些評(píng)審因素下的，分別進(jìn)行文字描述，換言之，就是在招標(biāo)文件中對(duì)其分別進(jìn)行完整描述，再在采購(gòu)平臺(tái)中進(jìn)行統(tǒng)一處理。對(duì)共性內(nèi)容也進(jìn)行集中處理，既要滿足采購(gòu)平臺(tái)技術(shù)限制，又要滿足評(píng)審因素必須與采購(gòu)需求相對(duì)應(yīng)的原則。第三，對(duì)房屋修繕、會(huì)務(wù)禮儀等不屬于集中采購(gòu)目錄的內(nèi)容，且經(jīng)辦人員不熟悉、以前也沒(méi)有接觸過(guò)的內(nèi)容，中心工作人員只能邊學(xué)習(xí)、邊摸索，從而更好地完成采購(gòu)任務(wù)。

感悟

本項(xiàng)目能按計(jì)劃保質(zhì)保量圓滿完成，除了秉持“精細(xì)、極致、專業(yè)、滿意”的服務(wù)理念外，更離不開采購(gòu)人和中心雙方領(lǐng)導(dǎo)的重視、監(jiān)管部門的支持以及經(jīng)辦人員的配合和努力。

一是領(lǐng)導(dǎo)重視。在項(xiàng)目正式委托之前，雙方領(lǐng)導(dǎo)即就本項(xiàng)目的采購(gòu)進(jìn)行了充分的溝通，確定了委托的前提條件（因?yàn)槭恰叭纭表?xiàng)目，采購(gòu)平臺(tái)的技術(shù)限制使委托存在一定的困難）、需要解決的各類問(wèn)題，例如實(shí)施計(jì)劃、需求準(zhǔn)備、人員對(duì)接等，并對(duì)采購(gòu)過(guò)程有可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題做了預(yù)判，也制定了必要的應(yīng)對(duì)措施等預(yù)案。

二是監(jiān)管部門的支持。在項(xiàng)目正式委托前，雙方監(jiān)管部門就如何委托、怎么操作等問(wèn)題進(jìn)行了商討和研究，完成了平臺(tái)委托以及預(yù)算細(xì)分等內(nèi)容。雙方監(jiān)管部門的大力支持，為本項(xiàng)目能夠順利實(shí)施提供了必要的條件保證。

三是經(jīng)辦人員的配合和努力。無(wú)論是需求溝通、項(xiàng)目策劃還是評(píng)標(biāo)準(zhǔn)備等各個(gè)環(huán)節(jié)，雙方經(jīng)辦人員始終保持密切聯(lián)系、全力配合、努力工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)、處理、解決。雙方之間的充分理解也是本項(xiàng)目能得以順利、圓滿、快速完成的重要保證，“理解萬(wàn)歲”絕不僅僅是一句口號(hào)。

（作者單位：上海市政府采購(gòu)中心）

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