博物館政府采購應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控管理

【探討與爭鳴】

博物館政府采購應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控管理

■ 丁雪苗

博物館的資金來源主要以財(cái)政撥款為主。博物館如何合理合規(guī)地使用財(cái)政資金，保障博物館的場館建設(shè)，開展文物征集和保管，進(jìn)行歷史研究、文化傳播和社會(huì)教育等，對新時(shí)代文博事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。本文通過研究博物館的政府采購事項(xiàng)，分析其現(xiàn)狀和風(fēng)險(xiǎn)，探討解決對策，為進(jìn)一步規(guī)范博物館政府采購和內(nèi)控管理提供參考。

博物館開展政府采購工作現(xiàn)狀

在博物館政府采購中，數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目需要進(jìn)行公開招標(biāo)。對于新開辦的博物館來說，其進(jìn)行公開招標(biāo)的情況較多，因?yàn)樾枰少徱慌略O(shè)備、新家具，而這些往往數(shù)量較多、金額較高，按照政府采購法規(guī)定需要公開招標(biāo)。對于正常運(yùn)轉(zhuǎn)的博物館來說，其日常采購的數(shù)額不高，為節(jié)省時(shí)間和精力，一般通過市場調(diào)查詢價(jià)、咨詢同類博物館的供應(yīng)商服務(wù)情況后，再通過邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式進(jìn)行采購，在確保程序合規(guī)的同時(shí)，還能選到合適的供應(yīng)商。

以博物館物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目為例，由于財(cái)政預(yù)算采用零基預(yù)算方法，因此，博物館物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目需每年招標(biāo)。從檢票、保安到引導(dǎo)員等物業(yè)人員均需經(jīng)過培訓(xùn)，滿足博物館要求后才能上崗?？紤]到博物館和物業(yè)人員之間需要一定的磨合期，若第一家物業(yè)公司服務(wù)很好，博物館一般希望可以持續(xù)合作，而非每年更換物業(yè)人員。同時(shí)，博物館多為考古、歷史等專業(yè)人才，多數(shù)對政府采購法律法規(guī)不太熟悉，盡管每年在政府采購上花費(fèi)時(shí)間較多，但結(jié)果不盡如人意。因此，博物館在符合規(guī)定的前提下，往往優(yōu)先選擇邀請招標(biāo)。

此外，文物征集、文物復(fù)仿制、展覽展板設(shè)計(jì)和制作等項(xiàng)目具有極強(qiáng)的專業(yè)性，尤其是文物征集工作，因其獨(dú)特的歷史文化價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值和收藏價(jià)值，屬于賣方市場，所需費(fèi)用較難提前進(jìn)行量化計(jì)算。

例如，文物征集所需的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，在申報(bào)預(yù)算時(shí)需要進(jìn)行事前評審。因此，博物館需要提前半年就確定待征集的文物及其所需經(jīng)費(fèi)。在此期間，文物價(jià)格受市場的影響很可能發(fā)生變化，也可能被賣家出售給其他收藏者，致使博物館錯(cuò)失征集良機(jī)。對于具有唯一性的擬征集文物，屬單一來源，無法進(jìn)行三方比價(jià)，其歷史文化價(jià)值、科學(xué)藝術(shù)價(jià)值及其真?zhèn)涡枰埼奈飳＜疫M(jìn)行鑒定，由專家出具鑒定意見，給定估價(jià)上限后，再由館方根據(jù)專家所提意見與賣方進(jìn)行溝通，而在此期間，仍有可能發(fā)生文物被其他收藏者成交的情況。同時(shí)，賣方如果對專家給定的估價(jià)不認(rèn)同，亦會(huì)導(dǎo)致博物館被迫中止征集工作。而對于不具有唯一性的待征集文物，經(jīng)專家鑒定評估后，可通過競爭性談判方式采購征集。

博物館政府采購中的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

一是采購部門獨(dú)立性不強(qiáng)。當(dāng)前，各類博物館在部門設(shè)置時(shí)，很少會(huì)專門設(shè)立采購部門，而是在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部設(shè)采購崗。一些中小型博物館受限于崗位編制數(shù)量，還存在著將財(cái)務(wù)崗位設(shè)置于綜合辦公室內(nèi)，采購人員兼任內(nèi)審等情況。受人力和權(quán)力制約，采購人員無法全面鋪開政府采購工作，對博物館采購工作造成一定的影響。

二是采購人員的專業(yè)性有待提高。博物館政府采購業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，采購人員不僅要熟練掌握政府采購法律法規(guī)，還要對文物征集和展覽項(xiàng)目的特殊性具有一定了解。如果其簡單套用政策，易出現(xiàn)為符合內(nèi)控規(guī)定而影響項(xiàng)目執(zhí)行，或?yàn)楸ＷC項(xiàng)目執(zhí)行而不符合內(nèi)控規(guī)定的情形。博物館作為傳承和弘揚(yáng)中華民族歷史文化的重要陣地，其工作的開展更加偏向于歷史研究、文物保護(hù)和社會(huì)教育方面，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和發(fā)展渠道也側(cè)重于文博方向。除上級部門組織的技能培訓(xùn)外，博物館對內(nèi)很少涉及采購、內(nèi)審等內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位的專業(yè)技能培訓(xùn)，使得相關(guān)工作人員缺少發(fā)展渠道，以及學(xué)習(xí)的積極性。

三是博物館政府采購預(yù)算計(jì)劃缺乏遠(yuǎn)瞻性。博物館易產(chǎn)生臨時(shí)采購計(jì)劃，從而影響政府采購預(yù)算的規(guī)范性和約束性。各類博物館的政府采購預(yù)算申報(bào)時(shí)間和采購執(zhí)行時(shí)間相差近半年，在實(shí)際支付時(shí)難以完全按預(yù)算執(zhí)行。博物館一般在10月左右申報(bào)下一年度預(yù)算，其流程為“提出年度項(xiàng)目和金額需求—預(yù)算評審—財(cái)政審核后下?lián)苜Y金”。在實(shí)際執(zhí)行時(shí)，可能因?yàn)槭袌鲎兓驅(qū)嶋H工作情況變化，導(dǎo)致預(yù)算申報(bào)時(shí)所確定的內(nèi)容和形式已不再適用。如果嚴(yán)格按預(yù)算申報(bào)內(nèi)容，則采購項(xiàng)目無法執(zhí)行下去，影響財(cái)政資金使用效益。如果不按預(yù)算執(zhí)行，則影響預(yù)算的約束性和規(guī)范性。

四是對供應(yīng)商的管理流于形式。為保證項(xiàng)目價(jià)格的公允性，需通過競爭性談判等方式確定供應(yīng)商，而博物館的采購項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，市場上能滿足需求的供應(yīng)商數(shù)量較少。一些大型供應(yīng)商在文博行業(yè)內(nèi)形成了一定程度的壟斷，如果長期存在這種情況，容易讓供應(yīng)商懈怠，進(jìn)而影響采購項(xiàng)目的執(zhí)行，財(cái)政資金也不能發(fā)揮出最佳效果。

對博物館內(nèi)部控制的建議

一是要重視采購業(yè)務(wù)和人才培養(yǎng)。一方面，采購人員應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力提高自身專業(yè)素養(yǎng)，積極參加政府采購知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的政策法規(guī)，鞏固專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，要積極了解博物館方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。另一方面，博物館應(yīng)按內(nèi)控要求設(shè)置崗位，避免內(nèi)控部門人員短缺，重視內(nèi)控關(guān)鍵崗位工作人員的培養(yǎng)，為其提供合理的晉升空間和激勵(lì)機(jī)制，提高其工作積極性。

二是要提前部署，優(yōu)化政府采購預(yù)算計(jì)劃。一方面，博物館要高瞻遠(yuǎn)矚，科學(xué)設(shè)計(jì)，參考往年和其他單位的預(yù)算，結(jié)合本館下一年度工作實(shí)際，按季度或月度細(xì)化采購計(jì)劃，提高預(yù)算的科學(xué)性和可執(zhí)行性。另一方面，要嚴(yán)格控制預(yù)算調(diào)整。確有原因申請調(diào)整的，申請人應(yīng)提交書面說明，細(xì)述調(diào)整原因、方案，以及調(diào)整后可能造成的影響。

三是要根據(jù)博物館實(shí)際情況，規(guī)范文物征集等特殊項(xiàng)目的采購工作。采購人員要與采購需求部門加強(qiáng)溝通，定期交流各自工作原則和工作執(zhí)行中的重點(diǎn)、難點(diǎn)，在遵守法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化部門規(guī)章制度和內(nèi)控制度，保證內(nèi)部控制的有效運(yùn)作，促進(jìn)博物館業(yè)務(wù)工作的有序開展。針對文物征集這一特殊采購項(xiàng)目工作，可邀請館內(nèi)外專家和博物館內(nèi)控人員，組成文物專家委員會(huì)，針對文物征集、驗(yàn)收、管理等工作，科學(xué)設(shè)計(jì)方案，總結(jié)實(shí)際過程中行之有效的經(jīng)驗(yàn)方法，完善內(nèi)控制度，形成長效機(jī)制。

綜上所述，博物館的政府采購有其特殊性，應(yīng)以政府采購法為準(zhǔn)繩，根據(jù)場館實(shí)際工作情況，不斷健全完善內(nèi)控制度，更好地為提升人民精神文化生活品質(zhì)服務(wù)。

（作者單位：中國共產(chǎn)黨早期北京革命活動(dòng)紀(jì)念館）

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